Il motivo per cui le email dei file non sono ciò che pensi

Spendi il 10% delle e-mail per la settimana lavorativa, secondo le ricerche di IBM. Sono 4 ore. Veramente? Mezza giornata lavorativa per l'invio di e-mail? Quando ho letto la ricerca, non ci credevo neanche io. Ma, come qualcuno che da oltre 15 anni offre formazione per la gestione del tempo, ho incontrato studenti che sono davvero appassionati della loro presentazione. Probabilmente conosci qualcuno come quello. Avrai visto le loro cartelle di Outlook a sinistra della loro posta in arrivo. Alcuni sono veramente un'opera d'arte - 60 cartelle in profondità e 6 in larghezza. Strutture che sono cresciute e si sono trasformate nel tempo, come il nido di una formica scavato nel terreno. Puoi quasi sentire quelle persone che cercano disperatamente di trascinare un'e-mail in una cartella, ma semplicemente non andrà bene. Viene creata un'altra cartella. E il nido di tunnel cresce.

La ricerca IBM ha esaminato ciò che facciamo con le email. I ricercatori hanno usato termini come “ritrovando” per descrivere il processo di ricerca di una e-mail che abbiamo letto in passato e che abbiamo bisogno di leggere di nuovo o di agire. Hanno osservato oltre 85.000 azioni di refinding su 345 utenti. Le loro intuizioni sono incredibili. Pubblicità

Ci sono 3 tipi di Filer

Gli utenti sono stati suddivisi in 3 gruppi quando si trattava di archiviare: No Filer, Frequent Filer e Spring Filer di pulizia. Quale sei tu?

Non rispondere alle email quando dovremmo

Il 37% delle e-mail che gli utenti hanno aperto avrebbero dovuto rispondere, ma non lo erano. Lo chiamiamo il “Email Ostrich”. Qualcuno che apre le email, le fa una smorfia e poi le chiude di nuovo. Scommetto che non l'hai mai fatto;) Pubblicità

Creazione di cartelle per capire cosa dobbiamo fare

Creiamo le cartelle perché pensiamo di voler mettere via le nostre e-mail per sicurezza fino a quando non ne avremo più bisogno. La ricerca suggerisce che oltre l'80% delle e-mail che archiviamo non vengono mai più esaminate. Ciò a cui siamo davvero coinvolti è a “nel caso in cui” risposta. “Beh, potrei aver bisogno di coprirmi il culo con il progetto XYZ, quindi lo limiterò,” noi diciamo. La risposta del guru? Fai buon uso della ricerca avanzata, perché saprai sempre qualcosa sull'email che vuoi recuperare. Ti ricorderai da chi proviene, una parola chiave, la data approssimativa - qualcosa che ti aiuterà a recuperare l'email. Aggiungete a ciò il fatto che la maggior parte delle aziende archivia le email per 7 anni e vedrete che non c'è pericolo di perdere l'e-mail.

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Il motivo per cui creiamo le cartelle a sinistra della posta in arrivo è capire le attività relative all'email che dobbiamo svolgere. È un po 'come camminare nella foresta con un machete, tagliando il sottobosco. Mentre ci allontaniamo, inserendo e-mail in cartelle, possiamo vedere la strada da percorrere, come se stessimo pulendo gli arbusti e se ne andassero per vedere la strada da percorrere. Il motivo alla base del quale facciamo questo è che stiamo usando la nostra casella di posta come nostra lista di cose da fare e crediamo che vedere la lista delle cose da fare sia essenziale se vogliamo fare progressi. Pubblicità

Ma ecco il vero tocco ...

Abbiamo creato una meravigliosa struttura di cartelle, ampia e profonda, che è cresciuta con noi man mano che siamo cresciuti nel nostro lavoro. L'intuizione più schiacciante della ricerca è che quelli che archiviano impiegano tanto tempo quanto quelli che non archiviano per recuperare un'email! Questo perché le cartelle sono state create come mezzo per svuotare la casella di posta, non come mezzo per organizzarle per il refinding. Pertanto, quando Frequent Filer cerca un'email, non può seguire una sequenza logica per recuperare quell'e-mail perché non ce n'è una. Inoltre, la loro struttura di archiviazione sul loro sistema di posta elettronica è diversa da quella sul loro disco rigido, quindi essenzialmente hanno due schedari usati. Ognuno ha una struttura diversa in base al suo formato, vale a dire uno schedario per e-mail e uno per tutto il resto. Ciò si aggiunge a un sistema di archiviazione mal strutturato. Pubblicità

Quindi, qual è la risposta?

1. Smetti immediatamente di inviare le tue email.
2. Metti tutte le tue cartelle, con le loro email, in archivio.
3. Diventa bravo a utilizzare la ricerca avanzata per trovare le tue e-mail in Outlook, Gmail o Apple Mail.
4. Azione avanzata: non utilizzare la Posta in arrivo come un elenco di cose da fare. Creane uno ogni giorno per te. Questo modello di gestione del tempo ti aiuterà.

Credito fotografico in primo piano: Jeremy Bishop via unsplash.com