9 suggerimenti sulla gestione multitasking che miglioreranno la produttività

Quando hai fame di crescere, espandersi e bere profondamente nella vita, vuoi essere il più produttivo possibile. E con così tante scelte su come bere profondamente della vita, possiamo aggiungere molto al nostro piatto. Entra nella gestione multitasking che migliorerà la tua produttività.

Inizia, innocentemente, con l'azione ispirata e la volontà di realizzare, costruire e realizzare ciò che è nel nostro cuore o nella nostra mente per creare. Ma se non stiamo attenti, si trasforma rapidamente in seppelliti nel lavoro e in risultati ritardati piuttosto che nella produttività che pensavamo di creare.

Cerchiamo di essere chiari su cosa intendiamo con il multitasking prima di entrare nei consigli su come migliorare la tua produttività. Gestire più attività contemporaneamente riduce la produttività. E la tua ricerca di essere più produttivi dipenderà dal modo in cui puoi concentrarti sul compito da svolgere. Per distogliere l'attenzione dal compito a portata di mano, ci vorrà solo più tempo.

Nel L'unica cosa dal miliardario Gary Keller, dice

“Il successo straordinario è sequenziale, non simultaneo.”

Devi concentrarti sui pochi compiti vitali, non i banali, che ti porteranno al tuo obiettivo.

Quindi siamo d'accordo di “multitasking”, Intendiamo i molti compiti che devi fare, non farli simultaneamente. Questo articolo parla di come gestiamo i numerosi compiti che dobbiamo svolgere in modo tale da migliorare la nostra produttività in termini di quantità e qualità, così da poter vivere la vita che abbiamo immaginato di vivere.

1. Regola le tue aspettative

Ho scoperto che più progetti mi occupo, più compiti devo gestire. Sembra ovvio, ma è una distinzione fondamentale. La maggior parte delle persone prende troppo e ha aspettative impossibili che possano fare tutto.

Con ogni progetto arrivano più dettagli di quanti possiamo prevedere. Se non stai attento, ti occuperai di troppi progetti che ti seppelliranno in compiti che non hai alcuna speranza di gestire.

Ho fatto un sacco di soldi nei miei vent'anni. È stato emozionante sognare tutto ciò che volevo. Mi dilettavo in una manciata di idee e poi passavo a quella successiva quando non vedevo i risultati che volevo. Dall'esterno, potrebbe sembrare che fossi “multitasking”, ma non stavo arrivando dove volevo andare.

Il rovescio della medaglia di dilettarsi con tutte queste idee era che ho iniziato a vedermi come qualcuno che non poteva produrre un risultato. Si erode la tua sicurezza quando prendi un sacco di progetti e poi non puoi spostare nessuno di loro nel posto che avevi in ​​mente per prenderli.

Quindi questo primo suggerimento è grande perché influirà sulla tua capacità di gestire qualsiasi altra attività tu scelga di mettere nel piatto. Scegliere saggiamente. Pubblicità

2. Scegli Saggiamente

Non puoi fare tutto. Lo sai. Ma qual è la soglia di ciò che puoi fare? È molto meno di quanto pensi, il che significa che devi scegliere saggiamente i compiti che svolgi per produrre il massimo che puoi nel tempo in cui lo dai.

Quando ho lanciato la mia agenzia di marketing ho dovuto svolgere la maggior parte dei compiti. E mentre crescevano i nostri clienti, anche i compiti che dovevo gestire. Ho aspettato più a lungo di dovrei trovare aiuto e questo mi è costato una perdita di crescita durante il tempo in cui ho mantenuto tutti i compiti. Ha anche causato uno stress che ha influito sulla mia capacità di focalizzarmi e di presentarmi come la migliore versione di me stesso. Dovevo trovare i pochi compiti vitali che avrebbero potuto far crescere la mia azienda. Dovevo scegliere saggiamente su cosa trascorrere il mio tempo.

Una volta che hai scelto le poche attività vitali che gestirai, dovrai o fare pace con lasciare andare gli altri compiti o esternalizzarli a qualcun altro.

3. Esternalizzare

Focalizzata sui pochi vitali, la mia azienda ha ricominciato a crescere e mi sono ritrovato sepolto in più compiti di quanti ne potessi gestire. Questa è la natura del successo.

Con la crescita della tua produttività, aumenta anche la tua lista di cose da fare. Era chiaro che non avrei potuto multitasking per uscire da questo e continuare a crescere. Così ho iniziato a costruire la mia squadra di imprenditori che potevo esternalizzare la mia crescente lista di dettagli.

Questo è un suggerimento importante perché molti di noi non chiedono mai aiuto. Se lavoriamo per qualcun altro, è facile pensare che siamo un giocatore di squadra migliore se possiamo dimostrare che possiamo fare tutto.

Se possiedi la tua attività, è facile pensare di non potersi permettere l'aiuto di cui hai bisogno. E così, siamo sepolti nei dettagli e leggiamo articoli sul multitasking, sperando che forniscano qualche risposta o sollievo su come possiamo fare di più nel nostro programma già sovraccarico.

Delegare ed esternalizzare i buoni appaltatori è diventato molto più facile man mano che sempre più persone di talento entrano nell'economia del gig. Nella mia azienda, usiamo Upwork.com quotidianamente. Abbiamo anche utilizzato Fiverr.com e le numerose risorse disponibili sul mercato di Envato. In questo giorno ed età, non devi fare tutto da solo. C'è un intero ecosistema che puoi esternalizzare e costa molto meno di quanto pensi.

Inoltre, ti costa molto di più in perdita di produttività per sopportare tutto e non esternalizzare. Con l'esternalizzazione, è possibile concentrarsi sulla gestione dell'elenco delle attività vitali che spostano l'ago verso il risultato desiderato.

4. Gestione delle liste

Portavo sempre i miei oggetti d'azione nella mia testa, fino a quando non era così pieno che dovevo scriverlo su pagine del mio diario o note adesive vicine. Ma quelle idee e le cose da fare sono andate perse nel tempo costringendomi a un modello di reazione a qualunque cosa si fosse presentata ai miei tempi. Reagire non è un ottimo posto da cui produrre.

Avevo bisogno di un modo migliore per gestire la mia crescente lista di compiti in modo che fossero tutti nello stesso posto. La mia agenzia utilizzava Trello per gestire i progetti dei nostri clienti e così ho deciso di provarlo per ospitare la mia lista di cose da fare.

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Trello funziona bene perché è flessibile. Puoi creare ciò che chiamano “Boards”. Abbiamo una scheda Trello per i nostri clienti di livello 1 e una scheda separata per i nostri clienti di livello 2. Abbiamo una tavola Trello per tutti i nostri Lead e una tavola Trello per le operazioni. Ho anche creato una scheda per la mia lista di cose da fare.

Dentro una tavola, tu crei “elenchi”. Alcuni membri del mio team creano elenchi per attività a livello di priorità come “Priorità alta”, “Mid Priority”, e “Bassa priorità”.

Ho trovato ciò che ha funzionato meglio per me era creare elenchi in base al tempo. Le mie liste sono etichettate “Oggi”, “Questa settimana”, “Questo mese”, “Questo quartiere”, “Quest'anno”, e “Il futuro”. Sposto prodotti e attività all'interno e all'esterno di questi elenchi diversi in base a quando devo concentrarmi su di essi.

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Ho anche creato un elenco nella mia bacheca che dice “Discarica cervello” dove posso aprire rapidamente la mia app Trello, aprire quella scheda e scaricare le idee o le cose da fare velocemente e poi trascinarle nell'elenco appropriato più tardi.

All'interno di elenchi, è possibile creare “Carte”. Le carte ti consentono di creare elenchi di controllo, date di scadenza, descrizioni e commenti. È possibile taggare i membri del team e aggiungere etichette con codice colore. Anche se non uso tutte queste funzionalità nelle carte, trovo che mi permetta di organizzare le mie riflessioni su un particolare compito e di continuare ad aggiungere altre idee o elementi per questo compito.

Avere un posto dove raccogliere, organizzare e gestire tutte le tue idee e le tue cose da fare è fondamentale se vuoi gestire più attività.

Man mano che gestisci il tuo elenco di cose da fare, vedrai attività simili che puoi raggruppare insieme e mettere fuori gioco in un “partita”.

5. Dosaggio

Nei primi mesi della mia startup, farei tutto tutto il tempo. Stavo solo cercando di capire tutti i pezzi mobili e di rispondere a ciò che era urgente. Ma mentre il lavoro si accumulava, ho scoperto che certi tipi di lavoro richiedevano determinati tipi di messa a fuoco ed energia. Rispondere alle e-mail è stato diverso rispetto alla creazione di post sociali significativi e l'aggiornamento delle carte Trello è stato diverso dal prendere tempo per la visione e la pianificazione.

Inserisci il batch. Il batching ha raggruppato attività simili in un lasso di tempo ridotto che mi ha permesso di ottenere più risultati su quei particolari tipi di attività utilizzando l'energia di quelle attività richieste.

La mia azienda si occupa di content-for-you content marketing dove intervistiamo i nostri clienti per i loro podcast. Ogni intervista che facciamo ha un'intera lista di controllo delle attività da completare.

All'inizio, avrei registrato un'intervista con un cliente per il loro podcast. Non appena l'intervista era finita, mi alzavo dal mio computer e andavo via solo per ottenere energia diversa, lasciando il titolo dell'episodio, la descrizione che abbiamo usato per il loro canale YouTube, e aggiornando la nostra lista Trello per dopo.

Ci è voluto molto più tempo per tornare a quei compiti, dover ricordare quello di cui abbiamo parlato e tornare nello stato d'animo per completare quell'episodio. Quindi, ho iniziato a raggruppare tutte quelle attività alla fine dell'intervista. Non solo il lavoro è stato svolto più velocemente, mi sono sentito più leggero e non ho portato a termine tutti i compiti incompiuti nella mia testa. Pubblicità

Il dosaggio è una pratica potente. È possibile iniziare semplicemente raggruppando un tipo di attività con un altro. Prendila con calma. Guarda come ci si sente. Giocaci. L'obiettivo è aumentare la produzione e ridurre al minimo le interruzioni

6. Gestione dell'interruzione

Le interruzioni sono uno dei più grandi assassini di produttività. Il multitasking non può competere con l'interruzione costante e le comunicazioni possono essere uno dei principali responsabili di questa perdita di produttività. Ciò vale sia che tu lavori in un ufficio con altri, a casa da solo o con un team virtuale.

Con la crescita del nostro team virtuale, abbiamo dovuto trovare modi per comunicare quotidianamente intorno a progetti, realizzazione e idee. Parla di essere tirato fuori dalla produttività. Trascorrerei un'ora o due ore al giorno a rispondere alle comunicazioni via email, testo, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer e Slack.

Abbiamo aggiunto strumenti come Slack e Trello per semplificare la comunicazione, ma mi sono ritrovato a essere trascinato in discussioni ogni ora con notifiche che illuminavano il mio telefono. Rendendomi conto che non potevo concentrarmi sui pochi vitali se venivo costantemente coinvolto nelle erbacce della mia attività, dovevo creare dei limiti per me stesso e con il mio team su come e quando utilizzare questi strumenti di comunicazione.

Stabilisci i confini con le persone della tua vita facendo sapere loro quando sei disponibile e quando rispondi alle loro comunicazioni. Disattiva le notifiche push sul telefono o imposta il telefono in modalità aereo durante i tempi produttivi. Non è necessario essere irraggiungibili tutto il giorno. Hai solo bisogno di proteggere la tua attenzione durante le attività che lo richiedono.

7. Preparati

Uno degli hack che mi ha permesso di bloccare tutto il lavoro alla fine di un'intervista con il cliente è stato avere tutti gli strumenti e le schede aperte sul mio computer che avevo bisogno di completare rapidamente le attività. Sembra ovvio, a posteriori, ma a volte quando siamo sepolti in tutti i compiti che stiamo cercando di gestire, passiamo da un'attività all'altra in un ritmo frenetico e non permettiamo il tempo di preparare gli strumenti, il nostro spazio o il nostro menti per il lavoro che stiamo per entrare.

Ciò che mi è costato un paio di minuti in più mi ha risparmiato facilmente venti minuti di pulizia come facevo io.

Se si gestiscono più attività, la preparazione anticipata di tali attività semplificherà l'efficienza e, di conseguenza, aumenterà la produttività.

8. Nutrizione

In un precedente articolo che ho scritto su Lifehack, ho parlato dell'importanza dell'alimentazione sulla valorizzazione della memoria. Allo stesso modo, la nutrizione può influire sulle prestazioni e sulla produttività.

Quando la mia startup è cresciuta e il mio tempo è stato spremuto, mi sono ritrovato a bere più caffè, a mangiare spuntini insalubri e cibo meno nutriente. Mi sono anche ritrovato a iniziare l'happy-hour prima solo per nascondermi da tutti i dettagli nella mia testa.

Nel corso del tempo, il mio corpo è stato legato a nodi. Il mio programma di sonno era spento e il mio obiettivo era incostante. Lasciare semplicemente il caffè, fare happy-hour e fare una preparazione proattiva per i pasti mi ha rimesso nel mio corpo e nella mia mente che mi ha aiutato a essere più presente ai compiti che dovevo gestire ogni giorno.

La nutrizione non è un consiglio comune per la gestione del multitasking, ma è fondamentale se si vuole essere produttivi. Pubblicità

Queste sono alcune abitudini alimentari salutari che ti aiutano a rimanere produttivo: 15 abitudini alimentari per farti rimanere produttivo al lavoro

9. Fai una pausa

Quando sei investito nel tuo lavoro, è facile portarlo con te ovunque.

Mi trovo costantemente al lavoro. La mia attività è importante per me perché sento che abbiamo un lavoro importante da fare nel mondo. Ma, ho scoperto che se non faccio una pausa, comincio a sentirmi logorato dal puro e semplice carico di tutto questo.

Noto anche che quando faccio una pausa dal lavoro, la mia mente si rilassa e uno spazio si apre per nuove ispirazioni ed energia, dandomi una rinnovata attenzione per i pochi compiti vitali che devo gestire quando torno a lavoro.

Questo è il motivo per cui è importante pianificare i tempi di inattività. Ancora una volta, questo non è un comune consiglio di multitasking, ma per quelli di noi che vogliono hackerare la vita, comprendiamo e apprezziamo un approccio olistico alla produttività.

La linea di fondo

L'obiettivo è una vita ricca e produttiva, non girare un mucchio di piatti solo per guardare da anni e chiedersi perché non sei più avanti nella vita di quello che sei.

Dal libro L'unica cosa,

“L'attività spesso non è correlata alla produttività e l'operosità raramente si occupa degli affari.”

Il multitasking, come la maggior parte della gente ci pensa, è davvero solo frenesia. Ma gestire i pochi compiti essenziali in sequenza, non simultaneamente, ti porterà al tipo di produttività che ti porterà dove vuoi andare.

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