Partecipa alla sfida di gestione del tempo di 7 settimane

Ho insegnato la gestione del tempo per oltre 14 anni. Potrei sostenere che il mio allenamento è fantastico. Sul serio, probabilmente è proprio uguale ad altri bravi allenatori, la principale differenza è che insegno alle persone a costruire il proprio sistema e a non usare il mio o il guru della gestione del tempo ', perché siamo tutti individui. Ciò ha portato a una svolta per me nella gestione del tempo.

Fare un passo avanti nella gestione del tempo dopo la formazione Time Management per 14 anni

Di recente, mi sono imbattuto in qualcosa che è un punto di svolta nella gestione del tempo. Non è mio. Non è di nessuno. Sembra un po 'come il modo in cui Internet è cresciuto: un pezzo alla volta fino a quando non è venuto tutto insieme.

Questa informazione doveva solo essere riunita. La maggior parte dei consigli, delle lezioni e dei trucchi per la gestione del tempo riguardano disciplina, focus o piccoli pezzi, come scrivere una lista di cose da fare quotidianamente, ma al centro di un efficace sistema di gestione del tempo ci sono sette pezzi fondamentali che cambiano il gioco. Prendi queste giuste e l'intero sistema funziona, come la storia di Internet.

Se riesci a padroneggiare questi sette pezzi, aggiornerai in modo significativo il tuo sistema di gestione del tempo. Siamo positivi e chiamiamoli ostacoli, perché quando inizi a saltarli, la corsa per essere un miglior manager del tempo è iniziata. Scopri di più su ogni ostacolo qui sotto.

Saltare ogni ostacolo è solo un esercizio a settimana per 30 minuti

Saltare questi sette ostacoli migliorerà in modo significativo il tuo sistema di gestione del tempo.

Non puoi farne parte. Non puoi fare un ostacolo. Non puoi fare un po 'e tornare ad esso. È prendere la sfida, fare la gara o non farlo. Pubblicità

Il mio consiglio? Decidi perché stai andando a spendere 30 minuti a settimana facendo questi esercizi. Questo perché quando è necessario “scegli sinistra o destra” (decidendo di fare questo o fare qualcos'altro), hai bisogno di un valido motivo per cui. La risposta non può essere “per essere un manager del tempo migliore.” Per raggiungere questo obiettivo, trova un suggerimento di gestione del tempo facile e semplice sul web, ad es. inizia ogni attività sulla tua lista delle cose da fare con un verbo. Lavoro fatto. Sappiamo dal lavoro di Edwin Locke sulla definizione degli obiettivi che obiettivi impegnativi e specifici funzionano meglio.

Questa impostazione degli obiettivi richiede qualche riflessione. Decidi perché. Quale problema risolverà? Ti aiuterà a tornare a casa una sera in tempo? L'obiettivo è di essere più calmo, più in controllo?

Quindi l'obiettivo è quello di ascoltare le persone in ufficio senza dirlo, “È più calmo / sembra molto più in controllo.” Scrivi la tua ragione, il tuo obiettivo, su un foglio di carta e tienilo vicino a te. Ricorda che gli obiettivi devono portare i tre Ps, come ha fatto Muhammad Ali - “Sono il migliore” - Presente, positivo e personale. Per esempio, “Ho molto più in controllo. La gente ha detto che non ha avuto successo,” o “Sto lavorando ai miei grandi progetti e il mio capo mi ha notato e commentato positivamente.”

Ora è il momento di affrontare la sfida di gestione del tempo di 7 settimane.

Settimana 1: saltare l'ostacolo alla cattura

Quanto riesci a catturare ciò che viene nel tuo mondo e nella tua testa?

Saltando il “Catturare” ostacolo significa essere in grado di afferrare ogni momento la domanda che arriva nel tuo mondo. La più ovvia è la tua casella di posta elettronica. Il meno ovvio è catturare cose che ti vengono in mente quando guidi. Pubblicità

• Usando un foglio di carta pulito, scrivi TUTTI i punti di cattura (punti di ingresso) del tuo sistema di gestione del tempo che hai attualmente. Ad esempio, casella di posta elettronica, chiamate telefoniche e riunioni.
• Se ne hai troppi, cancella uno. Ad esempio, si hanno più blocchi note che svolgono un lavoro simile.
• Se non ne hai abbastanza, ad esempio, stai ancora facendo affidamento sulla tua memoria nell'auto, nelle riunioni, nelle conversazioni in corridoio, aggiungi una.

Settimana 2: saltare l'ostacolo dell'elenco

Quanto bene fai uscire le cose dalla tua testa e in una lista?

Saltando il “listato” l'ostacolo consiste nell'ottenere cose dalla testa e in una lista. “Le persone di maggior successo sono quelle con le teste più vuote.” Lasciare spazio per pensare, prendere decisioni e risolvere problemi, non per ricordare (memorizzazione).

• Usando un foglio di carta pulito, annota TUTTI gli elenchi che hai attualmente. Ad esempio un elenco di cose da fare giornaliero.
• Se ne hai troppi, rimuovi uno. In particolare le liste di cui non ti fidi. Ad esempio, l'elenco dei promemoria di Outlook.
• Se non si dispone di tutti i seguenti elenchi, aggiungerne uno; in particolare la lista giornaliera da fare (non un flusso di azioni), o la lista delle chiamate, elenco dei progetti, lista in attesa, elenco settimanale, lista mensile, o un giorno forse lista.

Settimana 3 - Saltare l'ostacolo di svuotamento

Quanto sei bravo a svuotare quei punti di cattura?

Saltando il “Svuotamento” l'ostacolo è un po 'come svuotare la lavastoviglie. Se non lo fai, allora si accumula fino a quando non riesci a vedere i piatti per il lavello della cucina e poi devi caricare la lavastoviglie e lavare ciò che è rimasto. Lo svuotamento frequente e appropriato è la chiave.

• Usando la tua lista di “Punti di cattura” che hai creato nella settimana 1 decidi quando svuoti ognuno dei tuoi punti di cattura. Aggiungi una colonna due. Ad esempio, la tua casella di posta elettronica verrà valutata una volta all'ora per 15 minuti o dopo ogni importante opera. Non continuamente.
• Aggiungi una colonna tre e identifica un innesco per ciascun punto di cattura che ti aiuterà a creare l'abitudine. Il modo migliore per creare un'abitudine è di farlo “piggy back” un'altra abitudine. Ad esempio, quando mi sono rotto il piede, dovevo fare esercizi tutti i giorni per 5 minuti. Ho piggybacked lavarmi i denti. Il tuo esempio potrebbe svuotare il tuo in-tray una volta al giorno mentre ti disconnetti dal lavoro o da ogni tazza di caffè.
• Leggi questo breve post per aiutarti, “Dì sì saggiamente” perché la maggior parte della gente fatica a dire "No", che drena enormemente il loro tempo. Usa questo apprendimento per dire, “No” ad almeno un compito questa settimana e ogni settimana da qui in avanti.

Settimana 4: saltare l'ostacolo di eliminazione

Quanto ti poni la domanda giusta: “Qual è l'impatto se non lo faccio?”

Leggi Successivo

10 piccole modifiche per far sentire la tua casa come una casa

Cosa rende felici le persone? 20 segreti delle persone "sempre felici"

Come affinare le tue abilità trasferibili per un interruttore di carriera rapido

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Saltando il “Eliminazione” ostacolo significa liberarsi di più delle richieste di tempo che entrano nel nostro mondo. Inoltre, si tratta di non accettare ogni volta la domanda. Essere chiari su ciò che siamo qui per raggiungere ed eliminare di più ciò che non lo raggiunge. Pubblicità

• Capire come utilizzare la ricerca avanzata è la chiave per trovare rapidamente le e-mail. Scopri come utilizzare la ricerca avanzata.
• Annullare l'iscrizione da un minimo di quattro elenchi di e-mail esterni su cui ci si trova e che non si utilizzano. E annulla l'iscrizione da un minimo di tre liste di distribuzione interne su cui ti trovi.
• Impegnati da questa settimana a gestire le email copiate più rapidamente. Fatelo con lo strumento ABC: A. Un messaggio di posta elettronica CC ?, B. Leggilo brevemente e C. Cancellalo. Elimina, a meno che tu non risponda, ma questo deve essere per eccezione.

Settimana 5: saltare l'ostacolo di memorizzazione

Quanto è efficace nel conservare le informazioni giuste nei posti giusti per dopo?

Saltando il “Memorizzazione” ostacolo significa avere le giuste informazioni dove ne hai bisogno, quando ne hai bisogno, e tenerlo facilmente accessibile, un po 'come i documenti a casa. Ad esempio, l'assicurazione della casa: è in una grande pila di cose importanti? O i prossimi biglietti per i viaggi d'affari, dove sono tenuti?

• Usando un foglio di carta pulito, annota TUTTI i punti di archiviazione che hai attualmente. Ad esempio, il muro vicino alla tua scrivania è un punto di archiviazione e il tuo “quaderno diurno” e la tua scrivania.
• Se ne hai troppi, rimuovi uno. Forse non usi o ti affidi al punto di stoccaggio della pila di lettura. Decidi come gestirai ora che questo punto di archiviazione è stato rimosso (Combina con un altro punto di archiviazione?). Se non si dispone di tutti i seguenti punti di archiviazione, aggiungerne uno; in particolare per i documenti fisici (ad es. biglietti), quindi considerare i libri da leggere, i siti Web a cui fare riferimento o i documenti da leggere, lo scaffale, la cartella di riferimento, i biglietti o il file tickler.
• Identificare per ogni punto di archiviazione la frequenza e il trigger e aggiungerli come colonne al proprio elenco di punti di archiviazione sopra.

Settimana 6: saltare l'ostacolo della pianificazione

Quanto sei bello programmare, oltre a usare il tuo diario solo per le riunioni?

Saltando il “programmazione” l'ostacolo consiste nell'avere un diario e usarlo per più di una semplice prenotazione di incontri. Pianificazione di lavori importanti su grandi attività da cui evitiamo perché sono grandi rane.

Questo è l'ostacolo più difficile. Forse il più alto. Alcuni falliscono qui.

• Identifica il motivo per cui sei nel libro paga. Questo è tuo “Key Result Area (KRA).” Ecco qualche aiuto: non è la lunga lista di cose, dalla gestione dei clienti, alle riunioni, alla presentazione, alle domande, alla gestione della tua squadra, ecc. Sono da una a tre cose. In un'azienda commerciale, la ragione per cui si è iscritti nel libro paga sarà aumentare le vendite e i profitti. Per gli addetti alle vendite, è più facile; hanno un budget. Questo è il loro KRA. Per gli altri, ci vorrà un po 'di pensiero per identificare alcune cose misurabili che provi che tu valga il tuo stipendio. Ad esempio, per un cameriere potrebbero essere i punteggi di TripAdvisor.
• Identifica i tre progetti / grandi blocchi di lavoro che avranno il maggiore impatto sulla ragione per cui sei sul libro paga / KRA.
• Ottenere “Modalità Nascosta.” Trova un modo per scappare. Prenota una sala riunioni, lavora da casa o chiudi la porta. Qualunque cosa tu possa fare per essere invisibile. Pianifica nel tuo diario 90 minuti la settimana prossima e un appuntamento ricorrente in cui farai solo quei progetti in quel momento.

Settimana 7 - Saltare l'ostacolo

Quanto sei bravo a scegliere a destra oa sinistra? Pubblicità

Saltando il “recitazione” l'ostacolo è la chiave. È per questo che sei pagato per fare ciò che fai. È qui che vengono prese le decisioni: scegliere la sinistra o la destra mille volte al giorno, sapendo quanto vali. Dividi il tuo stipendio di 2000. Questo è il tuo valore orario. Non fare cose che valgono meno di questo valore all'ora.

• Decidi la lunghezza del tuo “breve tempo.” Il “Fallo ora!” pezzo di tempo. Potrebbe essere 5 minuti, 4 minuti o 3 minuti. La differenza potrebbe non essere molto, ma tu decidi di cosa si tratta. Per ogni richiesta / attività che arriva nel tuo sistema, fallo ora se è possibile farlo in meno della tua breve quantità di tempo. Impegnarsi in questo. Non illuderti di poter svolgere un compito nel breve lasso di tempo e lo fai ancora 20 minuti dopo. Questo perché il tuo cervello presto saprà cosa stai facendo e ti impedirà di farlo.
• Per quantità più lunghe di “fare” tempo, impara la tecnica del Pomodoro (video di 2,2 minuti) per aiutarti a concentrarti e usarlo una volta alla settimana. Forse durante il tuo lavoro programmato.
• Inserisci il motivo per cui hai deciso di essere sul libro paga (KRA / 's) nella settimana 6 in un luogo che potrebbe interrompere il tuo comportamento. Ad esempio, un post-it sul tuo laptop / screensaver / immagine desktop. Non sul muro perché diventiamo ciechi su ciò che è sul muro - “Carta da parati aziendale.”

Tirando tutto insieme

Ecco come si uniscono i sette pezzi di un efficace sistema di gestione del tempo:

Hai finito la gara? Congratulazioni!

Ottime notizie Ce l'hai fatta. Hai superato tutti e sette gli ostacoli e hai centrato la sfida di gestione del tempo di 7 settimane.

Ora hai un sistema di gestione del tempo significativamente aggiornato. Per scaricare il white paper, “Affronta la sfida di gestione del tempo di 7 settimane,” con tavoli per completare e esercizi più avanzati, controlla la mia biografia.

Credito fotografico in evidenza: Viktor Hanacek tramite picjumbo.com