Come utilizzare un elenco di cose da fare per rendere il 2008 il tuo miglior anno di sempre

Ah, l'umile elenco delle cose da fare. Con tutte le applicazioni di produttività high-tech e sbalorditive, gadget mobili, strumenti per l'ufficio e veri e propri dayplanner in pelle corinzia là fuori per spendere i nostri soldi e l'attenzione su, alla fine lo strumento più produttivo che possiamo usare si riduce a un elenco di merda che dobbiamo fare. Guarda sotto il cofano di qualsiasi app GTD o sistema di produttività, e il motore che li guida tutti è la lista delle cose da fare, sia per data, priorità, progetto o solo in base a quando hai pensato di farlo.

Come praticamente ogni guru della produttività dice, da qualche parte vicino al fronte di ognuno dei loro libri, il motivo principale per cui la maggior parte delle persone fallisce, viene travolto o si guida al cardiologo con preoccupazione e lo stress è che non hanno una buona presa su quello che devono fare. Quindi si svegliano nel mezzo della notte (se riescono a dormire per niente) in preda al panico se hanno fatto tutto il necessario per quel giorno, o guardano le pile di disordine intorno a loro e si chiedono come mai raggiungere il fondo.

Quando sono sul punto di rottura, raggiungono un pad e una penna e iniziano a scrivere una lista di cose da fare. Annotano tutto ciò che possono pensare, attaccano accanto al loro PC o lo infilarono in tasca, elaborano la loro lista, provano un momentaneo senso di sollievo e tornano al loro normale stato di essere sopraffatti fino alla prossima volta che raggiungono il loro punto di rottura. Pubblicità

Questo ciclo di inefficienza e inefficacia è pazzo e stupido - ed è la vita di molte persone. Ecco perché rompere questo ciclo è il primo ordine di attività in quasi tutti i sistemi volti ad aiutare le persone a diventare più produttive, sia nel loro lavoro, la loro vita creativa, la loro vita familiare, o solo in generale.

La chiave per una lista di cose da fare efficace non è la lista stessa, come è organizzata e gestita, ma la abitudine di usare, aggiungere e rivedere l'elenco. Le persone che fanno elenchi sporadici solo quando sono quasi completamente sopraffatti tendono a fare un buon lavoro di scrivere le loro liste e lavorarci sopra - e sono in genere molto produttivi durante il periodo in cui stanno lavorando nella loro lista. In altre parole, loro conoscono il valore di elenchi di cose da fare, e ancora più o meno come crearli, ma non su come diffonderlo durante la loro vita quotidiana.

Come ogni abitudine, usare un elenco di cose da fare ogni giorno richiede del tempo per stabilire fino al punto in cui è automatico. Così il primo ordine del giorno è quello di mettere la tua lista di cose da qualche parte invadente. Non contare sulla forza di volontà, sulla logica, sull'orgoglio o sulla fortuna per aiutarti a mantenere il passo. Metti la tua lista nella tua faccia, ogni momento di ogni giorno, così che tu avere per affrontarlo in qualche modo. Per esempio:

• Tieni un taccuino nella tasca posteriore, dove lo sentirai ogni volta che ti siedi.
• Aggiungi un blocco note o una pila di carte indice al tuo portafoglio o al tuo portafoglio, quindi dovrai rimuoverlo ogni volta che raggiungi un prezzo, una carta di credito, un documento di identità, un biglietto da visita o qualsiasi altra cosa che tenga nel tuo portafoglio.
• Utilizzare un elenco di cose da fare online come Remember the Milk, Tada, Toodledo o Todoist e impostarlo come pagina iniziale.
• Inserisci la tua lista di cose da fare online sul desktop (vedi le istruzioni per XP qui [video flash], non puoi farlo in Vista)
• Installa un browser separato con il tuo elenco di cose da fare come homepage e impostalo per aprirlo automaticamente all'avvio del computer. Non chiuderlo mai e non usarlo mai per nient'altro. Quindi, se usi regolarmente Firefox, usa IE o Opera o Safari per la tua lista di cose da fare e mantienilo sempre acceso quando sei al computer.
• Utilizza un sistema di promemoria (integrato nel tuo servizio di elenco delle cose da fare online, o utilizzando un servizio come Sandy, o utilizzando un timer desktop o impostando un allarme sullo smartphone) per darti promemoria ogni ora per controllare il tuo elenco.
• Metti la tua lista di carta sulla tua scrivania di fronte a te con una penna o una matita mentre lavori.
• Utilizza un gadget o un widget della barra laterale in Windows Vista, Google Desktop o altri software per widget desktop. Impostalo per essere sempre in primo piano.

Non dovrai sempre ricordarti di usare la tua lista; alla fine diventerà una parte abituale della tua routine quotidiana. Ma per il primo mese circa, imposta la tua lista troppo in modo da sconvolgere il tuo lavoro, costringendoti a prestare attenzione ad esso. Potresti perdere una piccola quantità di tempo, ma il guadagno complessivo di produttività sarà più che compensato. Pubblicità

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Quindi, ora che la tua lista di cose da fare ha la tua attenzione, cosa dovresti fare con essa?

Risposta breve: annotare qualunque cosa devi farlo. Ripetere. Per il resto della tua vita.

Risposta leggermente più lunga: aggiungi ogni attività, non importa quanto piccola, alla tua lista, nel momento in cui ci pensi. Rompi le grandi attività in blocchi discreti e fattibili - cioè, non aggiungere “Governare il mondo” alla tua lista di cose da fare, aggiungi “Chiama Bob per discutere delle stime fiscali del 3 ° trimestre.” Se hai bisogno di ottenere il numero di telefono di Bob prima di poterlo fare, scrivi “Cerca il numero di telefono di Bob” e scriverlo accanto a “Chiama Bob ... ”. Quando finisci i compiti, cancellali dalla lista; come pensi a quelli nuovi, aggiungili. Continua a farlo.

Risposta completa: usa la tua lista come un repository centrale per tutte le attività, i pensieri e i piani che devi realizzare nella vita. Usa le categorie per organizzare la tua lista e tenerti sulla mira. Rompi le attività complesse in piccoli passi realistici e usa i tuoi elenchi per pianificare i passaggi necessari per raggiungere i tuoi obiettivi. Controlla il tuo elenco per alcuni minuti ogni giorno, aggiungendo nuovi compiti e rimuovendo quelli vecchi, ed evidenziando i 3 o 4 compiti più importanti che devi completare per considerare la giornata ben spesa. Ogni settimana o giù di lì, fai una revisione più approfondita, pianificando nuovi progetti, considerando ogni aspetto della tua vita e ciò che devi fare in ciascuno per rendere la tua vita più piena, più ricca e più efficace. Pubblicità

• Usa la tua lista come repository centrale: Usa la tua lista non solo per le attività su cui devi lavorare immediatamente, ma per pianificare, registrare pensieri casuali per una considerazione successiva e registrare i tuoi obiettivi. Ho diviso il mio Moleskine usando i divisori di tabulazione Post-It in quattro sezioni: il fronte è per compiti immediati, una sezione centrale di poche pagine è per libri e musica di cui ho sentito parlare e voglio esaminare, una sezione centrale più lunga è per elencare tutti i progetti su cui sto lavorando e arricchirli, e l'ultimo è per appunti e pensieri. Ma mi trovo a usare l'ultima sezione sempre meno spesso - invece, ho iniziato a mettere le note direttamente nella mia lista delle cose da fare con la prefazione “T / A” (“Pensa a”). Uso anche la mia lista per registrare le cose che sto aspettando, sia che si tratti di un pacco che ho ordinato, un'informazione che ho richiesto a qualcuno, un deposito bancario o qualsiasi altra cosa; Io uso la prefazione “W / F” (“aspettando”) e metti la data che ho aggiunto tra parentesi alla fine, in questo modo:
  

  [] W / F: Risposta di Barbara sulla nuova assicurazione sanitaria deducibile (12/17)

  Quando ripasso la mia lista, so per quanto tempo ho aspettato - se penso che sia passato troppo tempo, aggiungo un seguito alla mia lista di cose da fare, come questo:

  [] Chiama Barbara in merito alle informazioni richieste sulla nuova franchigia dell'assicurazione sanitaria

  Infine, se un'attività è correlata a un progetto specifico, come un articolo su cui sto lavorando, aggiungo “per [progetto]” alla fine del compito, in questo modo:

  [] Cerca un libro di Ruth Behar per l'articolo Sex and Gender

• Usa categorie: Ho trovato che usare le categorie in un elenco cartaceo è uno spreco di energie (anche se i tag che ho usato sopra sono una sorta di categorizzazione, suppongo). Tuttavia, recentemente ho iniziato a utilizzare un gestore di elenchi di cose da fare online e quelli buoni rendono la categorizzazione molto più semplice. Le persone che seguono il sistema GTD di David Allen utilizzano i contesti per le loro liste, classificando le attività in base alla località o all'occasione in cui possono essere eseguite. Quindi, per esempio, potrebbero avere un “@Telefono” categoria, elencando tutto ciò che possono fare al telefono, così quando hanno un momento di silenzio in cui possono usare il telefono, possono concentrarsi a lavorare con tutte le loro chiamate contemporaneamente.Contix non funzionano davvero per me; invece, le mie liste sono categorizzate per progetto, e blocco il tempo nel mio programma per ciascun progetto e lavoro attraverso l'elenco per ciascuno. Trovo che la mentalità in cui mi trovo quando lavoro su un compito di un particolare progetto mi aiuti a guadagnare slancio per lavorare con altri compiti correlati, anche se sono di natura diversa - cioè, preferisco fare una telefonata alcuni progetti e poi redigono un report per il progetto smae piuttosto che fare una telefonata su un progetto e poi fare un altro su un progetto diverso.
• Rompere i progetti in compiti piccoli e discreti: Quando guardiamo la nostra lista delle cose da fare, dobbiamo vedere chiare istruzioni su cosa fare dopo. Se devi chiedere “Come lo faccio” su un compito, non l'hai abbattuto abbastanza. Come regola generale, vuoi ridurre tutto al livello di attività appena sopra l'istintivo - cioè, se hai bisogno di scrivere qualcosa, ti verrà più o meno istintivamente prendere carta e penna, sederti, toglierti il cappuccio della penna, e assumere una presa di scrittura; tutto ciò che va oltre dovrebbe essere un compito a parte.
• Attività più importanti (MIT): Controlla la tua lista per prima cosa al mattino, o l'ultima cosa di notte, e evidenzia alcune cose che devi assolutamente fare, o che faranno avanzare un progetto importante nel prossimo futuro. Puoi utilizzare un evidenziatore, spostarli in cima all'elenco, contrassegnarli “priorità alta” nel tuo software di gestione delle attività, non importa finchè sai che questi sono i tuoi MIT. Fai prima queste cose. Se non fai altro durante la giornata, finirai comunque il giorno compiendo qualcosa di importante.
• Recensione settimanale: Le mie recensioni non sono esattamente settimanali; invece, tendo a farlo uno ogni 4 o 5 giorni, ma qualunque sia la frequenza scelta, prendi un po 'di tempo ininterrotto su un programma più o meno regolare per guardare oltre le tue liste e pensare al “immagine più grande”. Pensa a ciò che desideri realizzare nella prossima settimana, considera i tuoi obiettivi generali nella vita e se c'è qualcosa di nuovo che potresti fare per raggiungere quegli obiettivi, scrivi piani dettagliati per ognuno dei tuoi progetti, assicurati che il tuo “aspettando” gli oggetti sono tutti chiusi, in realtà pensa a tutti i tuoi “Pensa a” articoli e così via.

Non ci vuole un sacco di tempo o sforzi per mantenere una buona lista di cose da fare. Quello che serve è un po 'di pensiero, in modo che quando torni alla tua lista, è chiaro cosa devi fare e come si inserisce nella tua vita. Una volta che hai sviluppato l'abitudine di usare una lista di cose da fare, però, diventa quasi senza sforzo, come camminare o parlare - qualcosa che semplicemente fare.

Prenditi un po 'di tempo quest'anno per abituarti a quell'abitudine e inizia a usare il tuo tempo e le tue energie per muoverti verso i tuoi obiettivi invece di bruciarlo cercando disperatamente di rimanere dove sei. Inizia ora e rendi il 2008 il tuo miglior anno di sempre - fino al 2009!