7 distrazioni più comuni sul lavoro (e come affrontarle)

Mentre ti siedi per leggere questo articolo, suppongo che tu abbia già sperimentato distrazioni sul lavoro almeno una volta oggi, probabilmente più di una volta.

Probabilmente potresti essere interrotto prima che finisci di leggere questo articolo.

La semplice verità è che tutti noi affrontiamo le distrazioni al lavoro ogni giorno, e in genere ogni ora, qualcosa o qualcuno può farti distrarre.

Con così tanti incontri da frequentare, conversazioni o drop-in da colleghi, chiamate, e-mail, notifiche sociali e numerose altre interruzioni, può spesso sembrare una vera sfida per rimanere produttivi e ottenere le cose importanti fatte.

Le distrazioni abbassano la nostra produttività ed energia.

Influenzano la nostra capacità di concentrarci e di restare fedeli a progetti o compiti abbastanza a lungo da poterli vedere.

Se pensi alla tua settimana lavorativa, sono sicuro che puoi elencare da 5 a 10 cose o persone che hanno creato distrazioni sul lavoro.

Ma quante di quelle distrazioni sono autoinflitte e quante sono il risultato del tuo ambiente di lavoro?

Sommario

1. Perché dovresti sbarazzarti delle distrazioni sul lavoro?
2. Ciò che ci tiene distratti al lavoro (e come affrontarli)
3. Linea di fondo
4. Altre risorse sulla produttività al lavoro

Perché dovresti sbarazzarti delle distrazioni sul lavoro?

Quasi 3 lavoratori su 4 (70%) ammettono di sentirsi distratti al lavoro, con il 16% delle persone che dichiara di essere quasi sempre distratti.^[1]

L'impatto delle distrazioni sul posto di lavoro, secondo il rapporto, includeva:

• Il 54% ha detto di averlo “Non stanno andando bene come dovrebbero”
• Il 50% ha detto di averlo “Sono significativamente meno produttivi”
• Il 20% ha dichiarato di esserlo “Non in grado di raggiungere il pieno potenziale e avanzare nella loro carriera”

Lo stesso sondaggio di Udemy ha citato i principali vantaggi di ridurre la distrazione sul posto di lavoro da parte degli intervistati:

• 75% dichiarato “Ho più fatto e sono più produttivo”
• 57% dichiarato “Sono motivato a fare del mio meglio”
• 51% dichiarato “Sono più fiducioso nella mia capacità di fare bene il mio lavoro”
• 49% dichiarato “Sono più felice al lavoro”
• 44% dichiarato “Offro un lavoro di qualità superiore”

Le principali distrazioni identificate da Udemy for Business nel loro sondaggio includevano collaboratori loquaci (citati dall'80% dei lavoratori intervistati) e rumori negli uffici (70%).

Incontri sono stati accusati di bassa produttività dal 60% degli intervistati, mentre il 58% ha affermato che, anche se non hanno bisogno dei social media per svolgere il proprio lavoro, non potrebbero passare la giornata lavorativa senza controllare piattaforme come Facebook, Twitter e Instagram.

Ciò che ci tiene distratti al lavoro (e come affrontarli)

Un sondaggio del 2016 condotto da CareerBuilder su 2000 responsabili delle assunzioni e delle risorse umane ha mostrato che i principali colpevoli di distrazione includevano smartphone (55%), internet (41%), gossip (37%), social media (37%), colleghi (27%), pause per fumatori o spuntini (27%), e-mail (26%), riunioni (24%) e colleghi rumorosi (20%).^[2]

Quasi tre quarti dei datori di lavoro intervistati da CareerBuilder hanno dichiarato che due o più ore al giorno sono state perse in termini di produttività a causa delle distrazioni sul posto di lavoro, con quasi la metà (43%) di aver perso tre o più ore al giorno.

Un'indagine di 2.000 persone da parte del servizio di gestione finanziaria Think Money nel Regno Unito ha riferito che un terzo degli impiegati è distratto al lavoro per un massimo di tre ore al giorno.^[3]

Quindi, immagina se hai avuto meno distrazioni sul lavoro e sei stato in grado di aumentare la concentrazione e ottenere più del tuo lavoro migliore.

Tenendo presenti questi sondaggi sulle distrazioni del posto di lavoro, ho identificato le principali 7 distrazioni che probabilmente stai affrontando in questo momento e alcune strategie attuabili per aiutarti a superarle per aumentare la tua produttività e creatività:

1. Collaboratori chiacchieroni

Costruire relazioni con il tuo team e i tuoi colleghi al lavoro è essenziale.

Le conversazioni quotidiane sono importanti per creare un'atmosfera amichevole e collaborativa all'interno dell'ufficio, ma è facile rimanere intrappolati in interminabili conversazioni e pettegolezzi. Pubblicità

Se la tua porta è sempre aperta, è molto facile che qualcuno faccia capolino in ufficio per fare domande, il che ti allontana dal tuo lavoro produttivo.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Se hai problemi con i membri persistentemente chiacchieroni o distrattivi del team, prova ad avere una conversazione discreta con loro sull'impatto che sta avendo nel tuo giorno.

In alternativa, chiudi la porta dell'ufficio se ne hai uno. Un altro metodo da usare se hai bisogno di essere concentrato e concentrato è quello di indossare un paio di cuffie (se il tuo ufficio lo consente).

2. Rumore dell'ufficio

Le ricerche di Kim e de Dear presso l'Università di Sydney hanno rivelato che il 30% dei lavoratori nei cubicoli e circa il 25% negli uffici privi di partizioni erano insoddisfatti dei livelli di rumore al lavoro.^[4]

La ricerca di Ipsos e del Workspace Futures Team di Steelcase mostra che l'85% delle persone non è soddisfatto del proprio ambiente di lavoro e non può concentrarsi. Tra gli intervistati, il 95% ha dichiarato che lavorare in privato era importante per loro, ma solo il 41% ha dichiarato di poterlo fare e il 31% ha dovuto lasciare l'ufficio per portare a termine il lavoro.^[5]

Più di 10.000 lavoratori in 14 paesi sono stati intervistati e le scoperte chiave hanno mostrato che:

• Gli impiegati d'ufficio stanno perdendo 86 minuti al giorno a causa di distrazioni
• Molti dipendenti sono immotivati, improduttivi e eccessivamente stressati
• Hanno poca capacità di pensare e di lavorare in modo creativo e costruttivo

Se lavori in un ufficio grande o piccolo, sono sicuro che hai sperimentato che gli uffici possono diventare molto rumorosi, che si tratti di conversazioni, telefonate, musica o altri rumori.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Se hai un ufficio, la cosa più semplice da fare è chiudere la porta in modo da avere un po 'di privacy e un tempo concentrato e tranquillo.

Quando hai collaboratori che sai creare un sacco di rumore, puoi avvicinarli e fare una conversazione tranquilla su come le loro azioni influenzano la tua capacità di concentrazione? Devi lavorare dalla tua scrivania?

Se hai un progetto specifico su cui devi lavorare dov'è necessario un tempo calmo e ininterrotto, esplora il lavoro da uno spazio tranquillo all'interno del tuo edificio.

Le alternative includono il lavoro da casa (se possibile) o da un'altra posizione come un parco o un bar.

Ci sarà sempre rumore in un ufficio e il più delle volte sarà sopportabile, ma a volte è necessario cambiare il proprio ambiente per fare il lavoro più importante.

3. Consumo email

Secondo Tim Ferriss, abbiamo bisogno di:

“limitare il consumo e la produzione di e-mail. Questa è la più grande singola interruzione nel mondo moderno.”

Sappiamo tutti quanto può essere fastidioso l'e-mail.

In un giorno tipico quante e-mail ricevi e invii?

Suona familiare?

Stai lavorando su un progetto importante e ricevi una notifica di ricezione di un messaggio di posta elettronica.

Ora hai due scelte.

È possibile interrompere ciò che si sta facendo e interrompere l'attenzione e leggere l'e-mail, oppure, è possibile rimanere in attività e guardare l'e-mail più tardi. Pubblicità

Molte persone passano tutto il giorno in questo modo. Sono completamente impegnati a lavorare su qualcosa di importante e quindi viene visualizzata una notifica e-mail.

Si interrompe ciò che si sta facendo, si passa alla posta in arrivo e si legge l'e-mail, spesso una e-mail che è completamente irrilevante e non contribuisce in alcun modo alle proprie priorità attuali.

Queste e-mail possono creare una sensazione costante di attività e spesso si traducono in progetti incompiuti alla fine della giornata.

Questo a sua volta, può creare la sensazione che in realtà non abbiamo davvero avuto una giornata produttiva.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Blocco orario

Metti da parte una quantità specifica di tempo ininterrotto per lavorare su un progetto o un'attività. Impegnarsi a non guardare e-mail (o rispondere alle telefonate) durante questo periodo di tempo.

Sulla base del consiglio di Tim, ho deciso di controllare l'e-mail solo due volte al giorno. Sta già avendo un impatto enorme. Ecco cosa suggerisco:

Lavora in modalità offline

Imposta il tuo computer o laptop in modalità offline e lascia che i messaggi di posta elettronica si accumulino nella tua casella di posta fino a quando non sei pronto per rispondere.

Piuttosto che visualizzare e rispondere alle e-mail una ad una, farle accumulare e quindi mettere da parte il tempo concentrato per elaborare e rispondere alle e-mail.

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Come condurre le riunioni di gruppo nel modo più produttivo

10 Software di produttività più intelligente per migliorare le prestazioni di lavoro

Come smettere di multitasking e diventare più produttivo

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La risposta e-mail in batch impiegherà meno tempo rispetto alla risposta a una a una, e ti consente di rimanere concentrato sul progetto a portata di mano senza essere distratto.

Controlla l'e-mail in determinati orari ogni giorno

Questo metodo è stato introdotto da alcuni dei miei clienti coaching imprenditoriali e li ha aiutati a liberare tempo e a rimanere più concentrati.

Le tue circostanze lavorative saranno diverse, quindi è importante trovare un processo che funzioni per te e per gli altri membri del tuo team.

Un metodo è quello di avere due orari specifici al giorno per controllare le e-mail, un altro forse tre volte al giorno - mattina, ora di pranzo e nell'ora prima di partire per assicurarti di essere catturati.

Se decidi di implementare questa tecnica, sarebbe saggio creare un messaggio fuori sede.

Non controllare la posta elettronica per prima cosa

Questa tecnica può essere difficile da attuare a seconda delle circostanze, ma se puoi, sarai molto più produttivo. Ecco perché.

Invece di controllare la posta elettronica per prima cosa, trascorri invece questo prezioso tempo quando sei più stimolato e concentrato a lavorare su una o due delle principali priorità per il giorno.

4. Uso dello smartphone (e altri dispositivi)

L'osservazione continua del telefono interrompe il flusso di lavoro e la messa a fuoco. Pubblicità

Secondo una recente ricerca di Deloitte, la persona media controlla il proprio smartphone 47 volte al giorno.^[6]

Se utilizzi la media di 47 volte al giorno e stai lavorando per un giorno lavorativo di 8 ore, significa che potresti controllare il tuo telefono quasi 6 volte ogni ora.

È abbastanza per distrarre qualcuno.

Sappiamo tutti che gli smartphone e altri dispositivi spesso ci interrompono e distolgono la nostra attenzione dal progetto o dall'attività a cui stiamo lavorando.

È facile fare una pausa frequente dai nostri compiti importanti per controllare i nostri telefoni, orologi e altri gadget.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Sposta il telefono altrove

È molto allettante controllare i nostri telefoni, anche se stiamo lavorando a un progetto importante.

La soluzione? Metti il ​​tuo telefono in un cassetto o spostalo fuori dalla sua lunghezza in modo da non essere tentato di dare una rapida occhiata.

Spegni le notifiche

Disattiva tutte le notifiche che non richiedono attenzione immediata, in particolare le notifiche sui social media. Ciò include la posta elettronica se hai impostato anche sul tuo telefono.

Se alcune notifiche contano davvero, renderle silenziose e nasconderle dalla schermata di blocco.

5. Social media

Quanto tempo dedichi ai social media al lavoro? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... L'elenco di app e siti web che si uniscono per rivendicare così tanto della nostra attenzione è quasi infinito.

C'è un flusso costante di informazioni disponibili là fuori, dai nostri amici e colleghi, dalle agenzie di stampa, dalle nostre aziende. Probabilmente alcuni dei tuoi colleghi stanno controllando i loro social media mentre leggi questo articolo.

In un TED Talk di Cal Newport, autore di Profondo lavoro, ha detto che andare sui social media è come andare al casinò.

Stai aspettando di ottenere dei Mi piace e ne esci. Torni a pensare, “La prossima volta riceverò la ricompensa. La prossima volta riceverò la ricompensa. La prossima volta riceverò la ricompensa.” E tu ti siedi in attesa di ricevere una notifica per poter tornare indietro.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Come l'utilizzo dello smartphone e l'e-mail, prova a impostare intervalli temporali o parametri specifici quando controllerai i social media.

Assicurati che tutte le notifiche siano disattivate quando devi dedicare tempo concentrato e produttivo a un'attività oa un progetto specifici.

Dai un'occhiata a questo articolo per saperne di più: 9 passaggi per disconnetterti dai social media e connettersi di nuovo con la vita

6. Riunioni

Durante una settimana intensa, l'ultima cosa che un dirigente o un dirigente desidera è una o due ore sprecate in una riunione improduttiva.

Se ti chiedessi quale sarebbe il modo più efficiente di essere inefficiente, sono sicuro che molti di voi direbbero “incontri sbagliati.” Pubblicità

Le riunioni oggi consumano più ore di lavoro che mai. La maggior parte dei dipendenti partecipa a 62 riunioni al mese, ma metà di queste sono considerate una perdita di tempo.

Complessivamente, 31 ore sono spese in riunioni improduttive per un mese medio, con il 91% dei dipendenti colpevoli di sogni a occhi aperti, mentre il 39% ha ammesso di essersi addormentato.^[7]

Come rimanere concentrati e ridurre le distrazioni

Affinché le riunioni siano produttive e proficue, è essenziale che ogni riunione abbia un ordine del giorno e un leader chiaro.

Ho scritto di più su come avere un incontro produttivo nell'articolo: Come condurre le riunioni di gruppo nel modo più produttivo

7. Multi-Tasking

A volte dobbiamo lavorare su più task, ma meno lo facciamo e meglio è.

Il multi-tasking riduce la produttività e la creatività. In un articolo per Harvard Business Review, Peter Bregman rileva che la nostra produttività diminuisce del 40% quando tentiamo di concentrarci su più cose contemporaneamente.^[8].

Ci vogliono in media circa 25 minuti (23 minuti e 15 secondi, per essere precisi) per tornare al compito originale dopo un'interruzione, secondo Gloria Mark.^[9]

Il multitasking rallenta e riduce messa a fuoco, energia e produttività. Il nostro cervello semplicemente non può gestire efficacemente il lavoro sulle attività contemporaneamente.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Lavora in blocchi di tempo. Riduce al minimo la quantità di distrazione che viene posta sulle nostre vite sempre più connesse. Non solo ci protegge dalle distrazioni altrui, ma anche dalle nostre distrazioni autoinflitte.

Il time block sta mettendo da parte una quantità di tempo intenzionale per specifici progetti o compiti e facendo uno sforzo intenzionale per non permettere che le distrazioni o le interiezioni degli altri rompano quell'obiettivo.

Dopo che il blocco di tempo è scaduto, prendi una pausa pianificata, quindi inizia il prossimo blocco di tempo focalizzato. Ogni blocco di tempo focalizzato è dedicato a un compito / progetto o serie di compiti simili.

Io uso il metodo 60-60-30 per il time block:

Lavora per 50 minuti e fai una pausa di 10 minuti. Lavora per altri 50 minuti e prendi un'altra pausa di 10 minuti. Poi prendi 30 minuti per ricaricare, il che potrebbe significare pranzare, fare una passeggiata, ecc.

Usa la tecnica del Pomodoro per aiutarti a lavorare in tempi ristretti.

Linea di fondo

Le distrazioni sul posto di lavoro non andranno mai via. Per utilizzare efficacemente il nostro tempo e aumentare produttività e creatività, è essenziale capire cosa ci distrae e creare i sistemi per fermarlo.

Sono sicuro che puoi identificarti con almeno una delle distrazioni evidenziate in questo articolo.

Speriamo che alcuni team ti aiutino a superare le distrazioni sul lavoro e renderti più efficace e produttivo.

Altre risorse sulla produttività al lavoro

• Come smettere di multitasking e diventare più produttivo
• Come essere produttivi al lavoro: 9 regole di base
• 10 Software di produttività più intelligente per migliorare le prestazioni di lavoro
• 30 migliori libri di produttività da leggere per aumentare la produttività

Credito fotografico in primo piano: Priscilla Du Preez via unsplash.com

Riferimento

[1]	^	Udemy: Rapporto sulla distrazione del posto di lavoro 2018
[2]	^	CareerBuilder: smartphone che stimolano la produttività al lavoro
[3]	^	ThinkMoney: indagine sulla produttività al lavoro
[4]	^	Journal of Environmental Psychology: Workplace Satisfaction
[5]	^	Ipsos / Workspace Futures Team: The Privacy Crisis
[6]	^	Deloitte: Indovina quanto spesso usi il tuo telefono ogni giorno
[7]	^	Atlassian: ti sei perso un sacco di tempo al lavoro
[8]	^	Harvard Business Review: come (e perché) interrompere il multitasking
[9]	^	Università della California, Irvine: The Cost of Interrupted Work