I 10 consigli tecnici di base di This One gratuiti che fanno la differenza

  • Joseph McCoy
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Il coaching di solito parla del "grande cambiamento": generare nuove significative strategie di business o comportamenti di leadership. Ma lungo il cammino ci sono dozzine di piccoli aggiustamenti che fanno una grande differenza. Molti di questi sono nel regno della tecnologia.

Soprattutto quando lavoro con piccole imprese e imprenditori solitari, suggerisco una varietà di strumenti e approcci per costruire capacità e abbattere gli ostacoli. Ecco 10 suggerimenti tratti dalle interazioni che ho con i clienti ogni giorno.

Una parola sulla sicurezza. Questo articolo non tratta i problemi di sicurezza. Se si utilizzano server fuori sede, connessioni Bluetooth, memorizzazione di dati sul telefono, ecc., Vi sono importanti problemi di sicurezza. Lifehack, Google, About.com e altri siti possono fornire informazioni importanti e aggiornate su questi argomenti. Oppure parla con il tuo guru della tecnologia locale. Solo per quello che sai.

Detto questo, eccoci:

1. Scopri come condividere ed esportare file

  • Indipendentemente dal software di contabilità che utilizzi, scopri come esportare in un foglio di calcolo Excel o in un file CSV (valori separati da virgola). Ciò consente a un coach o consulente di rivedere facilmente la propria situazione finanziaria (senza addebitare alcun costo per reinserire manualmente i dati!). La maggior parte dei software finanziari avrà un elemento 'Salva come ...' o 'Esporta ...' in 'File'. Controlla.
  • I file CSV sono anche un formato standard per esportare le informazioni di contatto dal tuo PIM (Personal Information Manager) come Outlook o Entourage. Quando esporti le tue informazioni di contatto, ad esempio, puoi caricarle in un foglio di calcolo per unire la posta o caricarle in servizi come Constant Contact per creare campagne di newsletter elettroniche.
  • Quando invii dei documenti (come curriculum, report o piani aziendali) via email per la revisione, vuoi essere sicuro che il documento arrivi esattamente nello stesso modo in cui lo hai inviato. Inoltre, si desidera proteggere i documenti da alterazioni dannose o accidentali. Il modo migliore per occuparsi di entrambe le preoccupazioni è salvare il documento come PDF (Portable Document Format). Un documento PDF bloccato arriva con l'aspetto ESATTO di come l'hai inviato e non può essere facilmente modificato. Le versioni più recenti della maggior parte dei software per ufficio e grafica possono essere salvate, stampate o esportate in un formato PDF. Ci sono anche una serie di programmi gratuiti o shareware che puoi scaricare che convertono quasi tutti i documenti o file di immagini in un PDF.

2. Essere sistematici nell'uso di cartelle e file

  • Che si tratti di singoli nomi di documenti o di interi file system, crea un nome e un sistema di localizzazione che puoi ripetere. Risparmierai tempo e ridurrai gli errori. Ad esempio, ho una cartella 'Nuovo client' che ha tutte le sottocartelle vuote che normalmente richiedono per i documenti del cliente. Quando si aggiunge un nuovo client, semplicemente copio e rinomina la cartella "Nuovo client" e sono pronto per iniziare a popolare le sottocartelle già nominate con nuovi documenti. In questo modo so che ogni documento che creo ha la stessa casa per ogni cliente.
  • Hai mai cercato un file in una determinata cartella e non l'hai trovato lì? Siamo creature abitudinarie. Probabilmente no, vedrai di nuovo la prossima volta che vuoi quel file. A meno che non ci sia una chiara ragione per non farlo, quando trovi il file, considera di spostarlo nella cartella in cui lo hai cercato.
  • Quando si nominano i file, utilizzare una struttura standard in modo che a) il nome indichi ciò che si sta guardando eb) i file vengano ordinati correttamente quando si apre la cartella. Un consiglio è quello di denominare i file 'year-month-date-filename.doc' per i file con più versioni (ad esempio 2009-07-23-newsletter.doc) e impostare i criteri di ordinamento per quella cartella in modo che siano 'data - la più recente prima'. In questo modo ogni volta che apri la cartella, i file vengono ordinati in modo da poter vedere il file su cui hai lavorato più recentemente all'inizio dell'elenco.

3. Backup

Lo so. Incredibilmente noioso. Ma in realtà, se non esegui il backup delle tue cose, stai cercando dei problemi. E oggi, con le varie soluzioni di back-up disponibili, non c'è motivo di avere quella sensazione di freddo gelido che si insinua dietro il collo quando capisci che qualcosa di veramente brutto è appena successo al tuo computer. Pubblicità

  • Se il tuo software ha una funzione di salvataggio automatico, usalo. Quanto dovrebbe durare l'intervallo tra i salvataggi automatici? Non lo so. Quanto lavoro stai facendo bene a rifare? 10 minuti? 20 minuti? 2 minuti?
  • Backup di tutto il sistema. Oggi puoi ottenere dischi rigidi esterni, backup di rete off-site e back-up che si verificano mentre dormi o mentre lavori. Una delle mie utility di backup preferite è SyncBack SE. La tecnologia è economica e facile da usare. Non ci sono scuse.
  • Smart phone come backup. Il tuo smartphone può fare un sacco di cose interessanti. Sapevi che puoi usarlo per memorizzare le tue informazioni di contatto e il calendario? Un buon smartphone come Blackberry, IPhone o Palm memorizza facilmente tutte le tue informazioni di contatto e il tuo calendario, e tienilo aggiornato. Questi telefoni sono dotati di software che consente di sincronizzare i dati con il computer principale. È possibile garantire che entrambi i dispositivi abbiano lo stesso calendario e le stesse informazioni di contatto. Mai una cattiva idea Il che mi porta al prossimo oggetto ...

4. Sincronizzare o affondare!

Sapevi che il tuo telefono può sincronizzare contatti, calendario, attività, note e altro con il tuo computer? Se il tuo telefono e il tuo computer sono dotati di Bluetooth integrato, non devi nemmeno collegarlo. Sempre più server e Bluetooth fuori sede, hai la possibilità di archiviare testi, fogli elettronici, PDF e altri documenti sul telefono come bene.

Sincronizzando il computer con il telefono, non solo manterrai aggiornati gli elementi PIM, ma hai creato un'altra forma di backup!

5. Scava un po 'più a fondo

Un collega o un cliente a volte menzionano che stanno pensando di acquistare un costoso software per risolvere un problema specifico. Il più delle volte il software che stanno considerando è eccessivo. Non è che il software non è buono o che non risolverà i problemi che lo vogliono, è semplicemente una questione di ROI. L'investimento in denaro e tempo di formazione spesso non è giustificato dal ritorno sulla produttività.

La soluzione? Scava un po 'più a fondo nel software che hai già. Avete mai visto / letto uno dei tutorial di base per la vostra suite per ufficio o software di contabilità? La maggior parte delle persone sono sorprese di quanto possono fare con ciò che hanno già sui loro computer.

Se manca una certa funzionalità, c'è una buona probabilità che qualcuno abbia collegato quel buco con il software gratuito che è possibile scaricare o utilizzare on-line. Ad esempio, sto sperimentando Tungle, una soluzione online che consente alle persone di prenotare appuntamenti nelle mie slot gratuite. Le prenotazioni online vengono automaticamente sincronizzate con il mio calendario di Outlook. Ed è gratuito.

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6. Impara le tue somme

Mentre i fogli di calcolo sono stati originariamente inventati per gestire le funzioni di contabilità di base, dove risplendono in realtà è nella possibilità di modellazione e opzioni. Le cose più sofisticate sono per gli specialisti di foglio elettronico a tempo pieno, ma ci sono delle basi che uso quasi ogni giorno per fare raccomandazioni finanziarie ai clienti. Pubblicità

I fogli di calcolo mi consentono di confrontare varie medie e rapporti, modificare alcuni numeri e vedere i diversi risultati all'istante, senza dover ripetere i calcoli ogni volta.

Sapere come creare un budget di base, inclusi somme, medie e rapporti, in un foglio di calcolo può darti un maggiore controllo sulle tue finanze.

7. Calendari, attività e allarmi

Le nostre menti possono contenere solo circa 4-7 informazioni in una volta. Perché riprendere quella preziosa capacità di memoria ricordando di fermarsi in lavanderia quando si potrebbe pensare a come approfondire le relazioni con i clienti?

Ci sono molti strumenti disponibili per il tuo smartphone e il tuo computer in grado di gestire i tuoi programmi e elenchi di cose da fare. Preferisco questi strumenti all'utilizzo della carta. Perché? Per me, il grande vantaggio degli strumenti PIM digitali sulla carta sono:

  • Le informazioni possono essere sincronizzate tra dispositivi (nessun libro da perdere o dimenticare);
  • Possono ricordare attivamente le cose che devono essere fatte (quindi non devi ricordarti di controllare il tuo libro per ricordare cosa devi fare);
  • Possono essere impostati per pianificare eventi e promemoria ripetuti, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ecc. Ciò consente di risparmiare tempo per dover scrivere ogni evento ripetuto. Quando la pianificazione cambia, non è necessario cancellare e riscrivere.

8. Email e testo SMS

L'email è più di un semplice modo di comunicare. Uno dei vantaggi più potenti dell'email è che è un ottimo modo per tenere traccia e organizzare la comunicazione.

Amo la conversazione faccia a faccia, ma ci sono momenti in cui sono contento che ci sia un modo per tenere traccia esattamente di ciò che è stato detto quando c'è un disaccordo. Anche piccole controversie come la data o l'ora di una riunione possono essere confermate in un modo che non è possibile altrimenti. Pubblicità

L'email è anche la cosa più facile da organizzare. Basta creare cartelle che rappresentino il modo in cui organizzi le tue informazioni (vedi punto 2 sopra) e trascina / sposta le e-mail in.

Molti professionisti non hanno preso in considerazione gli SMS (servizio di piccoli messaggi) “sms” come canale di comunicazione. SMS ossessivi su cose banali è un'enorme perdita di tempo, e può dare l'illusione che una comunicazione significativa stia avvenendo. Inoltre, i messaggi di testo non possono essere facilmente organizzati come e-mail. Detto questo, il texting è uno strumento utile perché può essere fatto tra diversi tipi di telefoni, non solo quelli più costosi e complessi, e perché è veloce e discreto. Se stai cercando di capire in quale cinema qualcuno ti sta incontrando di fronte, potresti non voler inviare una email. Inoltre, ci sono momenti in cui si desidera inviare a qualcuno un breve messaggio rapido e una telefonata non è appropriata (ad esempio se sono già in sala). L'invio di un messaggio di testo può gestirlo.

Telefonate, e-mail e messaggi di testo hanno la loro forza. Come i social network, il trucco è sapere quando utilizzare lo strumento giusto.

9. Social networking

Questo argomento è molto più ampio di quanto possa essere facilmente trattato in una breve lista come questa. Ma ogni uomo d'affari dovrebbe esserne consapevole. Nella mia esperienza ci sono quattro principali piattaforme di social networking che ogni imprenditore e leader dovrebbe capire.

Facebook. Questo è finora il meno orientato al business delle piattaforme di networking. Raccomando alla maggior parte dei clienti di mantenere Facebook per il proprio social network personale. So che Facebook sta lavorando sodo per riposizionarsi, e ci sono un numero crescente di esperti che forniscono ragioni e approcci all'utilizzo di Facebook negli affari, ma finora non ho visto abbastanza potenziale per il ritorno per investire il tempo.

C'è un'eccezione: Facebook è un modo efficace e conveniente per fare pubblicità. Facebook ti consente di fare pubblicità a persone con dati demografici predeterminati e ti consente di impostare un budget fisso relativo al numero di volte in cui il tuo annuncio verrà pubblicato sulle pagine delle persone che si adattano al profilo che stai cercando. Per il giusto prodotto o servizio questo può essere potente. Pubblicità

Youtube. Come Facebook, YouTube è nato come piattaforma non business. Tuttavia, recentemente un numero crescente di aziende sta utilizzando YouTube per pubblicare promozioni video a basso costo, in stile guerrilla. Se hai un'attività che ha una componente visiva significativa o puoi educare il pubblico attraverso i video, YouTube può essere uno strumento potente. Non sai come riprendere e pubblicare un piccolo video sulla tua attività? Chiedi a uno dei dipendenti della tua generazione Y di mostrarti come è fatto! Possono persino mostrare strumenti che ti consentono di scattare, pubblicare e promuovere video su YouTube, tutti dai loro smartphone!

LinkedIn. Questo è un sito business-only che è come Facebook solo in superficie. Sotto il cofano sono molto diversi. I controlli della privacy sono più rigorosi e anche il tuo profilo è più simile a un curriculum. Singolare attenzione di LinkedIn su business e networking professionale ha creato un ambiente che è un terreno fertile per il networking, la carriera e la ricerca di lavoro e lo sviluppo professionale. I sistemi di rinvio formalizzati, i gruppi di interesse comune, le opportunità di branding aziendale e personale, ecc. Sono tutti ben pensati e funzionano bene. Se sei un professionista / imprenditore / leader e non hai un profilo su LinkedIn, potresti perdere un'opportunità per far crescere la tua rete in modo potente.

cinguettio. Questo sito di micro-blogging (che limita i messaggi di 142 caratteri) sta rapidamente diventando un altro potente strumento di networking e comunicazione per i professionisti. Le aziende lo utilizzano per mantenere i clienti informati sulle nuove promozioni e molti professionisti lo utilizzano per condividere idee, collegamenti a articoli utili e annunci di eventi nelle loro comunità e mercati. Quando un post raggiunge Twitter, può diventare "virale" in poche ore e trovare la sua strada a migliaia di persone. Sempre più spesso, le storie su eventi significativi (come definiti dalle persone che si preoccupano di loro) si stanno diffondendo rapidamente su Twitter ancor prima che colpiscano i canali di notizie tradizionali.

Una nota interessante su Twitter è che a differenza di altri canali di social networking, non viene ripresa dalla maggior parte degli adolescenti / Gen Y's. C'è un grande dibattito sul perché questo è, e i miei due centesimi sono che è così "contentato" orientato nella sua struttura e come un mezzo che non si presta al ripetitivo e relativamente inutile uso a cui canali come SMS i messaggi di testo vengono spesso inseriti. È difficile limitare i messaggi a un gruppo limitato di "amici", quindi non funziona bene come strumento puramente sociale. I tweet sono davvero "micro-blog" con un focus su idee e informazioni (almeno quelli che qualcuno legge), e sia gli utenti che i non utenti sembrano aver rafforzato inconsciamente quella realtà (per una prova esilarante che non tutti 'get it' dai un'occhiata a http://tweetingtoohard.com/)

10. Pensa al tuo smartphone come un coltellino svizzero digitale

È possibile utilizzare lo smart phone per telefonate, e-mail e / o messaggi di testo. Ma è anche un potente strumento che può semplificare la tua vita professionale in molti altri modi. Ecco alcuni suggerimenti e trucchi:

  • Utilizza le suonerie o i segnali unici del tuo telefono per eventi diversi. Vuoi che il tuo telefono rimanga in silenzio a meno che un cliente chiave o un membro della famiglia non telefoni? Puoi impostare il tuo telefono per farlo.
  • Vuoi ricevere un segnale discreto che l'ora della tua riunione è quasi scaduta? Imposta l'orologio o il timer del telefono per vibrare a una certa ora.
  • Vuoi ricordare dove hai parcheggiato la tua auto all'aeroporto? Scatta un'istantanea dell'area con la fotocamera del telefono.
  • Registra memo vocali quando non hai il tempo di scrivere una nota
  • Calcola suggerimenti o divisioni di legge a pranzo.
  • Su alcuni smartphone è ora possibile trovare un indirizzo o rintracciare i passaggi utilizzando il GPS integrato.
  • È possibile memorizzare e aggiornare le liste della spesa, controllare i film in riproduzione nel proprio quartiere e accedere a Facebook, YouTube e Twitter sul telefono.

Ricorda, questo è solo un elenco di attività e soluzioni che ho trovato utili nella mia pratica o nel lavoro dei miei clienti. Non è nemmeno vicino a esauriente. Se vuoi saperne di più su alcune delle cose che ho menzionato, o ti chiedi se la tecnologia può risolvere un particolare problema, sentiti libero di contattarmi!




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