John Carter
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Per molte persone in questi giorni, email = lavoro.
È solo la triste (o non così triste) verità del mondo moderno di professionisti, imprenditori, creativi e tutti in mezzo.
Francamente, se non sei efficace con la tua email, potresti anche non preoccuparti di venire al lavoro.
Diamo uno sguardo più da vicino a questo argomento oggi e proviamo a renderci un po 'più produttivi con le nostre e-mail. La chiave di tutto questo è la padronanza di alcune capacità di gestione della posta elettronica, dieci di loro, per essere più precisi.
1. Scegli le e-mail per fare soldi e dai loro priorità
La gestione delle e-mail è un gioco per sapere dove prestare la massima attenzione e cosa potenzialmente ignorare completamente.
Non importa la tua professione o il tipo di attività in cui ti trovi, dovresti cercare una categoria specifica di e-mail che è semplicemente più preziosa di qualsiasi altra cosa.
Se sei in qualsiasi tipo di attività di agenzia (progettazione, scrittura, attività di free lance, ecc.), Quelle email sono solitamente le tue e-mail di vendita o altre e-mail che portano un cliente a firmare un accordo con te. Padroneggiarli è come si fanno i soldi. È come stai trasformando le tue ore in output produttivo.
Questo è qualcosa che Ruben Gamez - fondatore del software di proposta Bidsketch - sottolinea quando viene richiesto: “Qual è l'abilità di gestione della posta elettronica n. 1 che gli imprenditori e i professionisti dovrebbero padroneggiare?”
La sua risposta:
Imparare come segmentare la posta elettronica per il tempo di risposta. Ad esempio, a Bidsketch abbiamo appreso che i clienti con il tempi di risposta più rapidi alle proposte, chiusura di più vendite.
Quindi, come puoi essere reattivo senza distruggere la tua produttività? Dovresti trattare le email relative alle vendite in modo diverso, e inviarli a una cartella diversa o a un indirizzo email. Questo lascia un numero molto più gestibile di messaggi, a cui è possibile rispondere subito dopo essere entrati. Altri tipi di messaggi possono (e dovrebbero) attendere.
2. Tocca ogni email solo una volta
Ecco cosa intendo. È molto comune per noi contrassegnare naturalmente un'e-mail importante con una stella e dirci che ci torneremo più tardi. Poi, dopo arriva e ripetiamo di nuovo il processo, pensando, “Ci penserò domani.”
Questa è una grande perdita di tempo.
Una soluzione più semplice?
Prova una variazione del “Toccalo una volta” principio che mi ha insegnato Ann Gomez.
In poche parole, elaborare ogni e-mail la prima volta “toccare” esso. Questo significa rispondere a questa e-mail o creare un'attività separata da un'altra parte. In questo modo, la tua casella di posta rimane chiara.
3. Non considerare la tua casella di posta come una lista di cose da fare
La tua casella di posta non è organizzata in modo tale da meritarlo come una lista di cose da fare. Se lo fai, ti ritrovi presto perso nel mare di email stellate, bozze semidisposte e probabilmente più di una manciata di persone arrabbiate con te.
Invece, trasforma le email in attività e poi spostale in altri strumenti.
La mia raccomandazione è di usare Todoist per questo scopo. In breve, è un elenco di attività e un gestore di attività basati su cloud. Inoltre, ha un'ottima integrazione con Gmail, che dovrebbe rendere le cose ancora più facili per te.
In breve, ogni volta che inciampi su un'email che richiede un'azione, trasformala in un'attività Todoist e cancellala immediatamente dalla tua casella di posta. Pubblicità
4. Usa solo un'app / strumento su tutti i tuoi dispositivi
Questo può sembrare semplice, ma in realtà è sorprendente quante persone cadano nella trappola di utilizzare più app per gestire la propria posta elettronica. Ora, la suola moltitudine di strumenti non è il problema. I veri problemi iniziano quando questi strumenti non sono sincronizzati l'uno con l'altro.
Ciò che si finisce è una casella di posta incoerente, una casella di posta che appare diversa in base a quale strumento si accede attraverso.
Soluzione semplice: utilizza un solo strumento su tutti i tuoi dispositivi. Ad esempio, se sei su Gmail, utilizza lo strumento Gmail nativo ovunque. Se ti piace Outlook, allora usa solo quello. Basta non combinare diversi strumenti di posta elettronica.
5. Gestire l'e-mail solo due volte al giorno
Anche se avrei potuto dirlo “l'email è lavoro” all'inizio di questo post, in realtà è raramente il caso.
Per la maggior parte delle persone, la posta elettronica non è ciò che rende i soldi, e quindi non dovrebbe occupare la maggior parte delle ore di lavoro.
Una soluzione semplice è quella di occuparsi solo di e-mail due volte al giorno: una volta al mattino e una volta al pomeriggio.
E, soprattutto, disabilitare tutte le notifiche e-mail. Le notifiche causano interruzioni. Quelle interruzioni sono più costose di quanto ci si aspetterebbe. Ad esempio, come spiegato in questa risorsa da Harvard Business Review:
Secondo uno studio dell'Università della California-Irvine, il recupero del nostro slancio iniziale a seguito di un'interruzione può richiedere, in media, oltre 20 minuti.
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6. Utilizzare le risposte del modello
La chiave per la produttività di molte persone è la loro capacità di non reinventare la ruota con le loro risposte via email, per così dire.
L'intero trucco consiste nell'individuare il momento esatto in cui è possibile utilizzare una risposta modello, invece di riscrivere la stessa e-mail più e più volte. Pubblicità
Ci sono solo due passaggi per padroneggiare questa abilità:
- Identifica gli scenari e i tipi di email più comuni che invii più spesso.
- Crea risposte modello per loro.
Un modo per farlo è con uno strumento come Yesware. Tra le altre caratteristiche, ti consente di creare modelli di posta elettronica personalizzati e di inviarli quando necessario.
7. Addomestica le tue iscrizioni alla newsletter
Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente ti iscrivi a un sacco di cose online (newsletter). Che si tratti di newsletter delle tue squadre sportive preferite, notizie del settore, siti di hobby, probabilmente ce ne sono molte.
Dai un'occhiata a Unroll.Me. È uno strumento all-in-one per la gestione degli abbonamenti e-mail. Puoi configurarlo per inviarti uno digerire e-mail anziché ricevere decine di e-mail di newsletter individuali.
8. Sii consapevole di cosa sta succedendo nella tua casella di posta
“Mille cose che urlano per la tua attenzione” - quasi lo fa per una buona descrizione della tua casella di posta, no??
Ho chiesto a Catalin Zorzini, fondatore di Matcha-Tea.com, di fare luce su questo problema e rispondere a una semplice domanda: “Qual è la tua abitudine email più preziosa?”
Il suo consiglio:
“Tempo di fabbricazione.
E se invece di allenarci a lavorare di più, a diventare più veloci o più efficienti, potremmo davvero fabbricare più tempo in modo da poter gestire la nostra casella di posta in una mentalità più rilassata, senza un senso di urgenza?
Da quello che ho imparato, questo è del tutto possibile e può essere raggiunto abbastanza facilmente.
Due cose: pratica la consapevolezza e applica l'una o l'altra “HELL YEAH!” o nessun approccio alla tua casella di posta.
Coltivare un modo più rilassato di “vivere mentre si lavora.” Ciò che intendo è superare il “autopilota” modalità, e per imparare come diventare più consapevoli di ogni singola attività che stiamo facendo sul computer (in particolare per quanto riguarda la posta elettronica), fare scelte da una posizione più radicata e mescolare “lavoro” con “divertimento” così che sentiamo di avere più tempo.
In questo modo, siamo in grado non solo di raggiungere inbox zero, ma di godere del miracolo di essere vivi, che diamo per scontato quando siamo sul pilota automatico.”
In breve, renditi conto che ciò che fai nella tua casella di posta ha un impatto diretto su ciò che farai durante il resto della tua giornata (o settimana). Quindi sii consapevole di ciò e dedica solo del tempo a cose che possono avvantaggiarti. Il trucco numero uno per la gestione delle email sta ignorando la maggior parte di esso.
9. Invia brevi email. Solo.
Se sei stato nell'esercito allora probabilmente sai cosa BLUF - “linea in fondo davanti” sta per.
In breve, è un principio di comunicazione che ci incoraggia a iniziare ogni messaggio con la richiesta all'inizio, piuttosto che seppellirlo o costruirlo.
Tendiamo a pensare erroneamente che il nostro “Chiedere” ha bisogno di un accumulo sufficiente, altrimenti la persona che stiamo contattando dirà no. Ma a quanto pare, le persone naturalmente omettono comunque la parte di costruzione e vanno direttamente al “carne” del messaggio.
10. Trova strumenti di sostituzione per cose che altrimenti faresti via email
Anche se potremmo essere abituati alle e-mail e abbiamo familiarità con gli strumenti e il processo di utilizzo, molto spesso andremo molto meglio abbandonando la posta elettronica a favore di altre soluzioni.
Per esempio:
- Fare proposte client via e-mail? Non farlo. Usa invece la suddetta Bidsketch. Non solo monitorerà ogni tua proposta, ma ti permetterà anche di sapere quando i tuoi clienti li vedono.
- Usando la tua casella di posta come CRM? Di nuovo, non farlo. Dai un'occhiata a Nutshell CRM o qualcosa di simile. Modo più efficace e più facile da capire.
Gli esempi sono molti. La regola generale sarebbe quella di individuare sempre le attività di posta elettronica che ti costano molto tempo e quindi cercare di trovare soluzioni di sostituzione più efficaci. C'è sempre qualcosa. Pubblicità