8 strategie di gestione del tempo per le persone occupate

Durante i 25 anni in cui ho lavorato in ambienti aziendali e imprenditori, le persone hanno sempre cercato di migliorare le loro capacità di gestione del tempo.

Come allenatore, le persone vengono spesso da me perché sentono che non hanno abbastanza tempo per ottenere tutto ciò che vogliono ogni giorno. Sono impegnati, ma non lavorano su cose che danno loro grande gioia o che hanno un impatto reale sul loro business e sulla loro vita.

Essere in costante azione per tutto il giorno è la norma. Sono bloccati in un ciclo infinito di attività e riempiono il tempo di compiti.

Una delle cose che ho notato del lavoro intenso è che non rende le persone più produttive o creative. In realtà, crea più complicazioni e complessità.

Gestire e-mail, andare a numerosi incontri, multi-tasking e lavorare su attività di basso valore spesso non è il miglior uso del tuo tempo.

E se ci fosse un modo diverso di pensare a come gestisci il tuo tempo? Ti piacerebbe poter gestire il tuo tempo in modo più efficace e finire ogni giorno di essere soddisfatto di ciò che hai raggiunto?

Ci sono alcune semplici strategie di gestione del tempo che le persone impegnate possono usare per diventare più efficaci, produttive e ottenere più delle cose più importanti fatte.

Qui di seguito sono 8 strategie di gestione del tempo che le persone impegnate possono implementare in questo momento per semplificare le loro vite e cambiare il modo in cui pensano di gestire il loro tempo.

1. Fai un controllo a tempo

Se vuoi prendere il controllo del tuo tempo, il primo passo è capire come stai spendendo il tuo tempo proprio ora.

Non puoi cambiare finché non hai la chiarezza su dove sei e cosa funziona e cosa non funziona?

Questo controllo offre una visione generale del valore che si sta creando e dei risultati che si stanno consegnando V il tempo che si sta investendo in ciascun progetto o attività. Ti aiuterà a semplificare tutto in modo da poter capire molto rapidamente se stai usando il tuo tempo in modo produttivo o meno.

Quando i miei clienti coaching effettuano un controllo orario, di solito lo fanno per sette giorni consecutivi e consiglierei lo stesso per voi.

Come condurre un controllo a tempo

1. Prendi un pezzo di carta bianco
2. Metti una data in cima
3. Disegna tre linee lungo la pagina
4. Titolo "Lavoro ad alto valore" della prima colonna
5. Titolo della seconda colonna "Buon lavoro"
6. Titolo del lavoro a basso valore della terza colonna”

Lavoro ad alto valore è un lavoro che ami fare, che sei bravo a farlo. È un lavoro che offre i risultati più grandi.

Buon lavoro è un lavoro che ti piace. Fornisce buoni risultati, ma è un lavoro che è spesso ripetitivo e qualcun altro potrebbe fare altrettanto bene o meglio

Lavoro a basso valore non ti eccita e probabilmente ti frustra. Non offre grandi risultati, abbassa i livelli di energia e può essere fermato o consegnato a qualcun altro.

Per ogni progetto o attività che si impegna assegnarlo a una delle tre colonne con il nome dell'opera e la quantità di tempo trascorso.

Alla fine dei 7 giorni, somma la quantità di tempo trascorso in ogni colonna e su ciascun progetto.

Preferisco la carta ma puoi anche usare uno strumento come levetta o raccolta. Pubblicità

Questo può essere un esercizio di apertura degli occhi. Alla fine dell'audit, cerca modi per migliorare il modo in cui passi il tuo tempo. Chiediti come puoi passare più tempo a svolgere un lavoro ad alto valore che crea il maggiore impatto, porta più gioia e ottieni i risultati che desideri.

2. Impostare gli obiettivi di gestione del tempo

Senza una chiara visione o obiettivi, può diventare facile andare alla deriva, perdere la concentrazione e distrarsi.

Creando chiarezza su dove sei ora e dove vuoi arrivare, diventa molto più facile concentrare il tuo tempo sulle attività ad alto valore che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Attraverso l'impostazione di obiettivi specifici e misurabili, è possibile identificare chiaramente il tuo futuro ideale e creare un piano e un percorso per arrivarci.

Con questa chiarezza, puoi semplificare tutto. Sei chiaro sulla tua destinazione e conosci il modo migliore per gestire il tuo tempo, le risorse e le persone per arrivarci,

Comprendendo ciò che sai fare meglio e ciò che può creare l'impatto maggiore, ottieni maggiore chiarezza su come utilizzare al meglio il tuo tempo e chi altro può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

La padronanza del tuo tempo dipende in parte dai cambiamenti che puoi apportare. Riguarda anche chi può aiutarti a diventare ancora più efficace.

Stabilire degli obiettivi può darti la forza di volontà e la motivazione per andare avanti nella direzione giusta, risparmiando tempo e riducendo l'attività e la procrastinazione.

Stabilisci gli obiettivi per ogni periodo di 90 giorni e poi rivedi le tue prestazioni alla fine di quel ciclo. Riesamina cosa ha funzionato e quali progressi hai ottenuto. Quindi imposta i tuoi prossimi obiettivi di 90 giorni.

Ulteriori informazioni sulla definizione degli obiettivi per ottenere risultati in questo articolo: 17 Suggerimenti intelligenti su come impostare gli obiettivi per ottenere più risultati

3. Delegare ed esternalizzare

Quando completi una verifica del tempo, capisci esattamente dove stai spendendo il tuo tempo e su quali attività.

La chiave per una delega efficace è capire i tuoi punti di forza unici e il valore più grande che crei, e capire come puoi spendere sempre più tempo a fare quel lavoro.

A volte sentiamo di essere le uniche persone in grado di portare a termine il lavoro, quindi manteniamo compiti che non ci piacciono e ci raccontano lontano dalle cose che facciamo meglio.

Possiamo tutti tornare indietro facendo un lavoro migliore e più produttivo. Lavoro che amiamo davvero fare.

Piuttosto che pensare a come inserire tutto nel tuo programma, considera chi sono le persone che possono intraprendere progetti e attività.

Pensa a dove potrebbe essere meglio sfruttare la tua energia creativa e le tue abilità uniche.

Un CEO di un'agenzia di viaggi con cui ho lavorato è tornato 15 ore alla settimana semplicemente assumendo un assistente per lavorare con lei. Poteva passare più tempo dedicandosi alle cose che faceva meglio e amava fare. Questo includeva vincere nuovi affari, passare il tempo con i suoi clienti e ottenere più referenze.

Prova questo suggerimento: pubblicità

Ogni 90 giorni pensa a come eliminare 3 cose dalla tua lista di Low Value Work list che al momento ti frustra, ti infastidisce o non trovi valore reale.

Pensa a 3 cose dalla tua lista di lavoro che puoi delegare o esternalizzare.

Pensa a 3 cose del tuo elenco di valori alti che vuoi dedicare più tempo a fare.

Continua a seguire questo processo ogni 90 giorni per liberarti ancora di più per concentrare più tempo sulle cose che sai fare meglio e portare i risultati di massimo livello.

Questa guida su come delegare ti sarà utile:

Sei caduto nella trappola "occupata"? Ecco la tua via d'uscita

4. Avvia la priorità

Quando sei chiaro e intenzionale su come vuoi spendere il tuo tempo e i tuoi obiettivi futuri, la chiave è iniziare a dare priorità al tuo tempo per rendere questi obiettivi una realtà.

Se non si impostano le priorità, è possibile perdere la concentrazione, distrarsi e iniziare a procrastinare. Il tuo tempo si riempirà di attività di basso valore e il perfezionismo potrà insinuarsi.

Se hai 20 cose sulla tua lista di cose da fare ogni giorno, non stai dando la priorità. Quando hai una lista di cose da fare senza fine e una Posta in arrivo piene di bozze, il tuo carico di lavoro si allungherà continuamente, causando un travolgimento e una perdita di chiarezza e attenzione.

Se sei super impegnato, la chiave per la gestione del tempo è l'attenzione e la priorità attorno alle attività che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.

Una semplice strategia di gestione del tempo è quella di impostare un massimo di cinque cose che vuoi raggiungere ogni giorno. Quelle sono le tue priorità.

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Se riesci a completarli, puoi lavorare su altre cose, ma quelle che hai identificato hanno la priorità.

Questa intenzionalità assicurerà che non ti distragga e passi ad articoli e attività che non sono nella tua lista di priorità.

Dai un'occhiata a questo articolo su come dare una priorità migliore: come stabilire le priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

5. Fai la cosa più importante prima

Questa strategia è una delle chiavi per una gestione del tempo efficace.

Inizia la giornata chiedendoti:

“Qual è il numero Una cosa che devo assolutamente realizzare oggi?”

Una volta che sei chiaro su questo, e ti impegni a raggiungere quella cosa, è probabile che VERAMENTE eseguirai il lavoro. Pubblicità

Questa tecnica fermerà il disordine, le distrazioni e il caos dall'impatto sulla tua giornata.

La ragione? Hai preso una decisione consapevole all'inizio della giornata, quando la tua forza di volontà è forte.

Hai notato che mentre il giorno si consuma hai meno forza di volontà ed energia per concentrarti?

Quindi, fai prima la cosa o le cose più importanti.

Se hai impostato le chiamate con potenziali clienti, fallo al mattino.

Se hai una presentazione importante da scrivere, fallo di nuovo al mattino.

Non multitasking. Concentrati su un progetto alla volta e lavora su di esso fino al completamento.

Qualunque sia la cosa più importante, se fai prima quella cosa, allora non avrai mai un giorno in cui non hai fatto qualcosa di importante.

Seguendo questa semplice strategia di gestione del tempo, di solito finirai per avere una giornata molto produttiva.

A volte potresti dover iniziare a dire di non più spesso se le cose non sono una priorità o non si adattano ai tuoi obiettivi. Come? Impara a dire di no da questo articolo: The Gentle Art of Saying No

6. Crea la routine di mattina e sera perfetta

Se stai operando al tuo massimo livello fisico e mentale, sarai molto più concentrato e produttivo.

Creare la tua routine mattutina perfetta può darti la chiarezza e l'energia per completare le tue priorità chiave per la giornata.

Se puoi, dedica 60-90 minuti alla creazione di una giornata "ad alte prestazioni" ogni giorno concentrandoti su ciò che desideri ottenere.

Fai una sana colazione, leggi, medita, fatti una passeggiata - qualunque cosa funzioni meglio per te. Dopodiché, stabilisci le tue priorità per la giornata.

Qual è l'unica cosa su cui vuoi concentrarti - fai quella cosa prima di averla completata. Ciò richiede impegno e coerenza.

Può essere difficile iniziare ma, proprio come andare in palestra, può diventare più facile nel tempo, se inizi a raggiungere i risultati che desideri.

Se vuoi raddoppiare la tua produttività e massimizzare il tuo tempo, crea una routine serale per sostenere la tua routine mattutina.

Alla fine di ogni giornata, concediti 15 minuti per riflettere sul giorno. Annota 3 cose che sono state grandiose in quel giorno. Questo potrebbe essere ottenere un nuovo cliente, un grande incontro che hai avuto, commenti positivi sul tuo lavoro. Tutto ciò che ti fa sentire positivo e fiducioso. Questa strategia ti rende anche grato per ciò che hai raggiunto. Pubblicità

Quindi annota le 3-5 cose che vuoi raggiungere il giorno successivo, elencate in ordine di priorità. Ciò garantirà che tutto sia fresco nella tua mente il mattino successivo e creerà una mentalità sicura.

Per aggiungere un ulteriore livello a questa strategia, trascorri 30 minuti alla domenica impostando le tue priorità chiave per la settimana successiva.

7. Lavora in blocchi temporali

Se sei seriamente intenzionato a ottenere un maggiore controllo sul tuo tempo, a sperimentare più libertà ea superare qualsiasi sensazione di stress e sopraffare, allora non devi svolgere più compiti.

Invece, lavora in blocchi di tempo concentrato sui tuoi progetti prioritari. Non passare da attività o progetti.

Io lavoro sul principio 60/60/30, lavorando in blocchi di 50 minuti, poi facendo una pausa di 10 minuti per i primi due blocchi di tempo prima di prendere 30 minuti per leggere, camminare o meditare.

Questa strategia può aiutarti a mantenere alta la tua energia per tutto il giorno e darti un vero senso di realizzazione man mano che i progetti saranno completati.

Molte persone usano la tecnica Pomodoro per tracciare il loro tempo, ma puoi semplicemente usare la funzione timer sul tuo telefono.

8. Prendi tempo per te

Quante volte prendi tempo per te stesso o festeggia ogni giorno piccoli o grandi traguardi?

Per alcuni, è un marchio di successo lavorare di più e lavorare più ore per ottenere il maggior numero possibile di cose.

Se continui a farlo in modo coerente, potresti essere in pericolo di esaurimento.

Facendo il massimo utilizzo del tuo tempo, snellendo il tuo flusso di lavoro e concentrandoti sulle attività di alto valore che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi, avrai più tempo da dedicare a te stesso e alle persone che contano.

Devi darti il ​​permesso di prendere tempo dalla tua attività, se vuoi trascorrere questo tempo per lo sviluppo personale o con la famiglia o gli amici, dipende da te, ma concediti quel tempo.

Dan Sullivan, fondatore di Strategic Coach ha creato un esclusivo sistema di gestione del tempo per aiutarti a concentrarti tempo, energia e creatività o a produrre i tuoi migliori risultati.^[1]

Parte di questo sistema di gestione del tempo è incentrato sulla presa di giorni liberi, che è un giorno di 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte, durante il quale non ci sono attività correlate al lavoro.

L'obiettivo di questa giornata è quello di aiutare le persone a ringiovanire e aumentare l'energia per garantire che mantengano alti livelli di produttività e creatività.

La linea di fondo

Quando le persone impegnate parlano di non avere abbastanza tempo, di solito è perché non hanno capito il valore del proprio tempo e hanno dato la priorità nel modo giusto.

Il modo in cui usiamo il nostro tempo è spesso una scelta. Abbiamo davvero un grande controllo sul nostro tempo. Controllo non completo, ma più controllo di quanto pensiamo.

Prova una o più di queste strategie di gestione del tempo. Se ne trovi uno o più che funziona per te, tienilo con te per 90 giorni e vedi la differenza che fa sia nella tua attività sia nella vita personale.

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Credito fotografico in evidenza: Alvaro Reyes via unsplash.com

Riferimento

[1]

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Coach strategico: quali sono i giorni liberi e come sapere quando ne hai bisogno.