La tua guida per diventare produttivi con Gmail Gestire il flusso

L'ultima volta abbiamo reindirizzato tutti i nostri account e-mail in un'unica posizione, il nostro hub centrale di posta elettronica in Gmail. Una volta che tutti i tuoi account sono passati a Gmail, devi gestire quel flusso di informazioni in modo che a) sia possibile ricevere tutte le email in quindici minuti o meno eb) è facile trovarle la prossima settimana, il mese prossimo e il prossimo anno.

La posta in arrivo è sacra

Devi imparare a vedere la tua casella di posta come un luogo quasi sacro: il peggior peccato che puoi commettere contro di esso sta lasciando marcire i messaggi. Non sto parlando di giorni o settimane. Devi gestire ogni messaggio nella tua casella di posta durante la sessione di elaborazione della posta elettronica. Non può essere nella Posta in arrivo una volta che hai finito.

Dal momento che utilizziamo più account di posta elettronica, li facciamo filtrare in una varietà di etichette. Se non lo facciamo, i confini tra i ruoli e le informazioni associate a ciascun account diventano confusi e abbastanza spesso, semplicemente confusi. La casella di posta è uno strumento molto utile per l'elaborazione e questa separazione è una sfortunata necessità.

Nell'ultimo post abbiamo parlato dell'utilizzo della funzione Tutti i messaggi per sostituirlo, ma il problema con questo approccio è che non è possibile “elaborare” l'informazione in arrivo in questo modo. Ci sono un paio di soluzioni alternative che affronteremo in un momento, ma il modo più semplice a questo punto è quello di gestire tutta la posta come se fosse nella tua casella di posta: è un hack di atteggiamento, piuttosto che uno tecnologico. Pubblicità

Gestire i messaggi nella tua casella di posta

Il primo passo per elaborare la tua email è, ovviamente, leggerlo. Sfortunatamente, qui è dove molte persone si fermano (ed è frustrante quando stai cercando di ottenere una comunicazione solida in corso).

Leggi intelligente, non difficile. Dare all'oggetto e al primo paragrafo dell'e-mail una scansione per determinarne la rilevanza, poiché ci saranno sempre e-mail che sono inutili e non è necessario leggerle. Se è totalmente inutile per te, puoi cancellare il messaggio. “Non eliminare mai più un'e-mail” non è un mantra in cui credo totalmente.

Se hai mantenuto il messaggio, puoi leggerlo correttamente. A proposito, devo ricordare che se più del 15% dell'elaborazione della posta in arrivo consiste nell'eliminazione di messaggi, probabilmente non crei abbastanza pre-qualificatori e smart “ostacoli” alle persone che vogliono il tuo indirizzo email Il + hack funziona bene qui, che arriveremo presto.

Una volta che hai finito di leggere il messaggio, tu dovere elaborarlo. Ci sono alcuni risultati:

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• Rispondi e archivia,
• Rispondi ed elimina,
• Rispondi, trasformalo in un'azione, archivia
• Trasformalo in un'azione, archivia
• Archivio
• Elimina

Se trasformi l'e-mail in un'azione, quasi sempre la vuoi archiviare, non eliminarla, per riferimento futuro. Per i messaggi che è necessario gestire in un secondo momento o che richiedono l'esecuzione di un'attività, trasformarla in un'azione nell'elenco delle attività o nel software GTD subito e quindi cancella il messaggio dalla tua casella di posta. Pubblicità

Creare azioni dalle e-mail prima di eliminarle è la cosa migliore che puoi fare per la tua produttività della posta elettronica. Mantenere le e-mail nella posta in arrivo perché è stata creata un'attività in sospeso “e-mail apatia” e le cose diventano disorganizzate e disordinate.

Soluzioni alternative all'uso di tutti i messaggi

Usare All Mail dovrebbe funzionare perfettamente se elabori ogni messaggio non letto non appena lo apri e lo leggi, ma forse non funziona proprio per te. Ci sono alcuni altri modi per affrontare questo.

Protagonista Tutte le email - la funzione Star di Gmail è utile per contrassegnare gli elementi di interesse che desideri tornare più tardi (anche se, in questo sistema, cerchiamo di evitarlo). Se non ti serve o non usi questa funzione, puoi farlo funzionare come una finta casella di posta. La stella indicherà che un messaggio deve essere elaborato.

Tornare alla finestra di impostazione del filtro in Impostazioni e impostare il campo A: su un asterisco (*). Il campo A: indica a Gmail di selezionare i messaggi di posta elettronica in base a chi viene inviata l'e-mail, ma * indica di raccogliere tutte le email. Inseriremo l'asterisco e la sua utilità per filtrare in un momento.

Fare clic su Passaggio successivo e selezionare il “Starlo” scatola. Ora hai un filtro che visualizza tutti i messaggi in arrivo e mentre elabori ciascun elemento, puoi rimuoverlo dall'elenco facendo clic sulla stella, che di solito è accanto al “A partire dal” campo nella visualizzazione elenco. Pubblicità

Non usando filtri automatici è un'altra soluzione che faccio non raccomandare. Tutto questo porta via tutta la potenza del tuo sistema, ma farà sì che ogni e-mail entri direttamente nella posta in arrivo dove puoi elaborarla manualmente nelle etichette. Penso che questo vanifichi lo scopo e aggiunga ulteriore lavoro che il computer può fare per te, e nella mia esperienza è stato lontano da una soluzione ottimale.

Utilizzare gli asterischi nei filtri

Ho menzionato l'asterisco in precedenza quando abbiamo parlato della configurazione di un filtro che visualizza la posta in arrivo. L'asterisco, per quanto semplice, fornisce uno strumento molto utile e fornisce un filtro di posta elettronica più dinamico.

Diamo un'occhiata a come funziona. Diciamo che ho un cliente abituale che mi ha dato tre indirizzi email diversi (succede davvero). Non voglio avere tre etichette per ciascuno di questi indirizzi email, e voglio sostanzialmente trattarli tutti come se fossero uno. Usando l'asterisco possiamo ottenere questo facilmente.

Nel campo A: del filtro, posiziona un * prima del resto del nome di dominio. Quindi diciamo che ho [email protected], [email protected] e [email protected]. Per instradare tutti questi indirizzi e-mail in un'unica posizione, utilizzando un filtro, tutto ciò che devo fare è impostare il campo A: come *@unproductiveclient.com.

Funziona anche con gli altri campi. Ad esempio, se ricevo email da un gruppo di persone di una società al mio indirizzo principale e desidero separarle da tutte le altre mie email, posso impostare il campo Da: a *@thatonecompany.com. Pubblicità

+ Hack

E infine, abbiamo il + hack. Questo è ottimo per pre-qualificare la tua e-mail. Nonostante il mittente possa essere un estraneo che non hai mai incontrato o sentito prima, sai di cosa tratta l'email perché è finita nell'etichetta giusta. Sembra quasi una magia.

Con Gmail, puoi aggiungere un + aggiungere la fine del tuo nome utente con una parola chiave allegata. Ad esempio, se il tuo indirizzo email è [email protected] puoi comunque ricevere messaggi diretti a [email protected]. Ancora meglio, puoi applicare filtri a questi indirizzi email. Lo uso sul mio sito, dove [email protected] va a un'etichetta Post Ideas e così via.

Ancora meglio, è possibile creare indirizzi e-mail monouso senza doverne creare uno con un servizio di posta elettronica usa e getta. Se un sito richiede il tuo indirizzo email e sei preoccupato che ti inviino spam, aggiungi un + sitename al tuo indirizzo e puoi sempre filtrarlo nel Cestino in un secondo momento.

Resta sintonizzato per ulteriori consigli su come configurare un sistema di posta elettronica produttivo con Gmail.