Gestione dei volontari e dintorni

Una delle cose che passo molto tempo a fare nel mio lavoro nella gestione delle associazioni è far sì che i volontari facciano le cose gratuitamente. Alcuni lo chiamano “gestione dei volontari,” mentre altre persone lo chiamano gatti da pastore. Tuttavia, la pratica merita una certa attenzione.

Prima di iniziare, lasciatemi spiegare perché la gestione dei volontari è sempre più applicabile. Sempre di più, stiamo vedendo le organizzazioni allontanarsi dalle tradizionali gerarchie. Mentre questo porta a una maggiore flessibilità, mette anche l'onere sulle persone di contribuire liberamente del loro tempo durante il lavoro. Inoltre, le attività di networking spesso ruotano intorno alle attività di volontariato. Nel mio libro, un volontario è chiunque sia disposto ad aiutarvi chi non è obbligato a farlo. Quindi conoscere le basi per gestirle è una buona cosa da sapere e probabilmente diventerà molto più importante nei prossimi anni.

In poche parole, ecco cosa devi sapere per gestire i volontari: la pubblicità

Pianificazione
Questo è essenziale quando si lavora con volontari. Ultimamente, stili di squadra e “sviluppo agile” hanno reso il termine un po 'icky. Ma è necessario avere almeno una descrizione di ciò che accadrà se si desidera che le persone contribuiscano. Pensaci: hai un paio d'ore alla settimana per aiutare un gruppo con un progetto su base volontaria. Dice il tizio o il dudette responsabile, “Farai x per noi?” Le probabilità sono, se hai tempo e sai come lo farai.

Tuttavia, cosa succede se dicono, “Mi stavo chiedendo se avresti tipo di capire cosa deve essere fatto. Potresti parlare a whats-his-name e poi ci incontreremo in sei mesi,” potresti ritrovarti a fare delle belle scuse per lavarti i capelli per uscire dal lavoro. Il libro di Krug “Non farmi pensare,” benché applicato all'usabilità del sito web, si applica in modo palese alla pratica della gestione dei volontari. Le persone ti aiuteranno, basta non far loro portare il mondo sulle loro spalle se non sono interessati.

Reclutamento
Il reclutamento è la parte più semplice. Se sei coinvolto in qualcosa di utile e fai sentire le persone utili, si offriranno volontari. Se hai problemi a far volontariato, ecco alcune cose su cui puoi lavorare: la pubblicità

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Lo hai davvero chiesto? Sorprendentemente, le persone di tutti i tipi di organizzazioni potevano avere dei volontari fuori dalle orecchiere se andavano da qualcuno e dicevano, “abbiamo bisogno di x, lo farai?” Cerca di non essere timido a riguardo. Se la persona non è interessata te lo diranno. Ma più spesso le persone saliranno al piatto.

Sei un martire?? Ho scoperto che a volte i leader, essendo stati sul posto da molto tempo, si identificano malaticamente con la posizione. Dicono poi le cose giuste sul voler fare un passo indietro ma fanno subconscio (beneficio del dubbio) manipolazione e mai realmente autorizzano nessuno a prendere il sopravvento. Le persone a cui viene chiesto di fare volontariato si rendono conto che sono come se fossero richieste e rifiutate, abbastanza ragionevolmente. Quindi, se sei un martire, fai un respiro profondo e lascia andare. Se la tua organizzazione è gestita da un martire, rendila conto e lavora con esso. Se le persone capiscono cosa sta succedendo, allora questa situazione può essere risolta.

Non abbastanza parti interessate, punto? Devi avere un certo gruppo principale per avere abbastanza volontari per fare qualsiasi cosa. Il volontariato è una funzione statistica interessante, guidata dall'auto-selezione: un piccolo gruppo di persone svolge il lavoro per il gruppo più grande (come indicato dal fenomeno STP: Same Ten People). Se non hai abbastanza persone per generare il pool di volontari, modifica i tuoi standard e fai meno. Mi ringrazierai per questo. Pubblicità

Orientamento e formazione
I volontari devono sapere cosa stanno facendo. Non sono tipicamente stupidi o pigri, anche se vediamo quel tipo dappertutto, no? No, i volontari hanno un tempo molto limitato. Ricorda, queste persone hanno 2,5 bambini, un cane e un viaggio di lavoro due volte al mese. Quindi, hanno bisogno di sapere, in anticipo, cosa stai chiedendo loro di fare.

Alcune pubblicazioni di volontariato parlano di forme e politiche, yada yada e blah blah blah. Prendo un approccio minimalista alle forme e così via. Ma dovresti assicurarti che le persone sappiano qual è il loro lavoro, e dove si ferma e termina i confini, e quali sono i tempi. Se il lavoro è semplice e comporta compiti semplici, diglielo. Se è più complesso e hai bisogno che facciano alcune chiamate di giudizio, diglielo pure. Finché tutti sappiamo, tutto procede molto più agevolmente.

Supervisione e valutazione
Devo parlarti di questo, anche se potrebbe avere delle sfumature negative. Fondamentalmente, però, è molto utile. Il leader - e ricorda che può essere delegato - dovrebbe sedersi regolarmente (o telefonare o messaggistica istantanea) con il volontario. Riferisciti agli accordi fatti da tutti all'inizio, e continua a cantare dallo stesso hymnsheet. Questo è tutto. Se si integrano i debriefs regolari, le cose andranno molto meglio per tutti. Pubblicità

E infine…

Riconoscimento
Ricorda, un volontario non viene pagato con denaro. Ma ovviamente hanno bisogno di una sorta di remunerazione. Di solito l'interazione con gli altri, l'acquisizione di contatti importanti, il fare del bene nel mondo, sono cose che fanno battere i volontari. Ma è importante dare premi, elogiare le persone, dare note di ringraziamento, piccole cose che aiutano a tenere alto il morale quando sei rimasto sveglio fino alle 2 di mattina, preparando un rapporto della commissione.

Questi passaggi dovrebbero aiutare tutti con le loro attività di volontariato, siano essi leader o volontari, o entrambi! Sentiti libero di farmi sapere nei commenti quali sono state le tue esperienze con il volontariato e cosa ti fa fare volontariato o lasciare un gruppo per il quale hai fatto volontariato.

Nick Senzee lavora per un'associazione professionale nella metropolitana di Washington, DC. Puoi trovarlo online su Nick's Book Blog.