La potenza delle liste essenziali per la produttività

Se c'è qualcosa che ho imparato dal provare a diventare “più produttivo” e “fare” GTD negli ultimi anni è che sei produttivo quanto la parte più debole del tuo sistema. Il tuo sistema può essere qualsiasi cosa; non deve essere una massa di costosi strumenti online e digitali, può essere un notebook e una penna schifosa fintanto che si utilizza e rivedere tanto quanto è necessario per tenere le cose fuori di testa e andare avanti.

Dopo quasi 4 anni passati a fare questo GTD e la produttività, devo dire che la parte più importante del mio sistema sono le liste; sono il nucleo di tutto ciò che ho usato come strumento e senza di loro il mio sistema non esisterebbe. Se non sei un list manager o un aspirante addetto ai listini, dai uno sguardo ai seguenti elenchi che sono considerati essenziali. Pubblicità

Elenchi di azioni specifici del contesto

L'elenco delle azioni, o ciò che alcuni di voi che non fanno la GTD potrebbero chiamare “liste di cose da fare”, sono un elenco di attività una tantum da completare. L'elenco è composto da singole attività che è possibile completare in una seduta come fare una telefonata, redigere una lettera, leggere un capitolo in un libro, ecc..

Gli elenchi di azioni specifici del contesto indicano che è possibile creare un elenco correlato a uno strumento o una posizione come un elenco di elementi che devono essere terminati a casa, sul computer, lontano da casa o persino uno strumento specifico come Visual Studio o Photoshop.

Elenchi di progetti

Seguendo gli elenchi di azioni, non possiamo dimenticare gli elenchi di progetti. Esistono due diversi tipi di elenchi di progetti: pubblicità

1. Un elenco completo di progetti
2. Un elenco per un progetto che delinea le fasi del progetto

Un elenco completo di progetti include un elenco semplice di tutti i progetti correnti su cui si sta attualmente lavorando. Stiamo parlando di elenchi di progetti GTD canonici qui. Puoi anche ottenere una sorta di creatività con questo elenco creando elenchi di progetti sperati corrispondenti ai tuoi “Aree di interesse” nella tua vita, come progetti scolastici, progetti di lavoro, casa, personale, ecc.

Un elenco per un progetto che delinea le fasi del progetto può essere utilizzato come un “Piano principale” per quel progetto. Questo ovviamente non è un piano ghiacciato di alcun tipo, può essere aggiornato come meglio credi. Se si utilizza un task manager che non gestisce la struttura molto bene (si pensi a Outlook), è possibile creare una struttura del progetto in un documento di Word e quindi inserire un collegamento nel campo della nota dell'attività di progetto in Outlook. Ciò ti consente di fare riferimento al progetto quando è necessario, specialmente dopo aver terminato alcune azioni dal tuo elenco di azioni.

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Liste in esecuzione

Le liste in esecuzione sono elenchi di cose a cui si aggiungono su base costante come libri da leggere o ristoranti da provare. Le liste in esecuzione sono super potenti in quanto mantengono le voci fuori dal tuo “nucleo” sistema di gestione delle attività e può essere riferito a quando ne hai bisogno. Pubblicità

Il modo in cui gestisco le liste in esecuzione è che li ho tutti archiviati su Dropbox in semplici file di testo. Posso aprirli da qualsiasi luogo in cui ho accesso a Internet e la parte migliore è che non devo fare affidamento su alcuni “proprio” formattare come Springpad o Evernote per gestirli. Sono solo normali file di testo e, per questo, altamente portatili.

Alcune delle liste che propongo sono libri da leggere, gruppi da visitare, ristoranti da provare (con la città inclusa nel titolo), cose che vuoi comprare, film da guardare, bandiere rosse di cose che uccidono la tua produttività, e anche un diario giornaliero.

Elenchi di modelli

Una volta che ho capito l'idea di creare modelli per progetti che si ripetono, mi ha restituito una grande quantità di tempo che avrei usato per creare un progetto e impostare tutte le azioni e le dipendenze nel mio task manager. Ora creo un modello di progetto all'interno di OmniFocus e ne imposto lo stato “in attesa”. Quando ho bisogno di usarlo, lo copio e poi cambi lo stato delle copie in attivo e vado da lì. Pubblicità

Il fatto è che non è necessario essere utenti di OmniFocus per utilizzare i modelli di progetto. Puoi facilmente creare un documento o un file di testo con lo schema di ciò che il progetto comporta e poi fare riferimento ad esso quando ne hai bisogno.

Alcuni degli elenchi di modelli che suggerisco si preparerebbero per un viaggio di lavoro personale, vacanze in famiglia, routine mattutine e serali, routine di fine settimana, fatture da pagare ogni mese, ecc..

Conclusione

Il potere della lista è davvero sorprendente. Non penseresti che qualcosa di così facile da fare e stupido possa avere un impatto così grande sulla tua vita, a meno che tu non abbia una serie di elenchi importanti che usi quotidianamente. Le liste ti aiutano a rimanere concentrato e a imparare dai tuoi successi passati e dai tuoi errori. Ti aiutano a ricordare cose banali che altrimenti dimenticherai e ti offrono un modo per organizzarti. Sono un buon modo di vedere da dove vieni e dove cerchi di essere nella tua professione e / o vita personale.

So che ci sono alcuni utenti della lista che leggono Lifehack, quindi con quello, quali sono i tuoi elenchi essenziali per la produttività? Pubblicale nei commenti qui sotto.