Semplici passi sulla gestione delle attività

La gestione rapida delle cose è stata la parola delle varie categorie della forza lavoro per anni e anni. La base della gestione rapida delle attività è la gestione del tempo e della mente. Si riduce davvero a queste 2 risorse principali che tutti noi abbiamo ma tendono ad essere usate (o meno). La tecnica che discuteremo qui è come gestire il tuo tempo contro la concentrazione della tua mente in 5 semplici passaggi:

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1. Disegna una lista di cose da fare con i tuoi compiti numerati in priorità, importanza, e date e orari di completamento pianificati. Una volta viene fuori una cosa (e attenzione, “viene fuori” si intende “una volta appare nella coda delle cose che devi fare”, e non quando esplode come un problema!): quando viene fuori qualcosa, ci sono alcuni semplici passaggi da seguire per mantenere il ritmo con tutte le altre cose.
2. Valutare l'importanza del nuovo compito (contro tutti gli altri nella tua lista). In altre parole, è necessario valutare se questa nuova attività sia o meno:
   • È più urgente di altri sulla lista
   • Ha più potenziale danno / danno se non fatto / gestito prima di un tempo specifico.
   • Dipende da altri compiti sulla lista? Se altre attività dipendenti non sono nell'elenco e sono responsabilità dell'utente, aggiungili; in caso contrario, aggiungere un'attività per dare seguito a chiunque debba occuparsi delle attività dipendenti.
3. Inserisci la nuova attività (e le loro dipendenze o follow-up sulle dipendenze) nell'ordine di priorità corretto (o più appropriato) nell'elenco delle cose da fare.
4. Esamina periodicamente / Controlla la tua lista di cose da fare. Si tratta di un problema irrinunciabile ogni periodo di tempo predefinito proporzionale alla durata media delle attività. Ad esempio, se i tuoi compiti sono lunghi giorni e settimane, la tua revisione dovrebbe essere condotta a giorni alterni o ogni giorno. D'altro canto, la revisione dovrebbe essere eseguita ogni 2-3 ore se le attività sono entro i limiti di minuti o ore (massimo 1 giorno).
   Fai attenzione a non travolgerti delle sessioni di revisione e alla fine perdi tempo. Durante la sessione di revisione, esaminare quali attività sono terminate in tempo, quali attività sono in ritardo e quali attività sembrano avere problemi in esse. Mentre rivedi, riordina le tue priorità o risorse di conseguenza per gestire il ritardo in alcuni progetti / attività (ad esempio potresti chiamare qualcuno per chiedere aiuto su qualcosa) o puoi ritardare alcune altre attività per gestire quelle più urgenti. Decisioni così importanti devono essere prese e prese per mantenere costantemente l'ordine nella tua lista delle cose da fare e quindi il sistema della tua giornata e della tua vita.
5. Per compiti di priorità 1 (e alta concentrazione), non eseguire il multi-tasking.
   Questo è un problema che si deve affrontare man mano che va avanti. Per le attività prioritarie che richiedono il 100% della concentrazione, come scrivere una proposta commerciale o parlare con il proprio manager, NON eseguire più attività. Il multitasking non solo ritarderà immensamente il tuo programma, ma comporterà il compito originale che impiegherà anni e non sarà completato con la metà della qualità che avrebbe potuto essere svolto in.

   Per altri compiti meno importanti (ma ancora sulla lista), potresti anche svolgere più compiti. Ad esempio, devi preparare il pranzo e ascoltare le notizie. Quindi esegui entrambi allo stesso tempo! Accendi la televisione in cucina e prepara il pranzo. Ovunque ci siano temporizzatori sui gradini del processo di preparazione del cibo, fallo accendere e accendere i loro allarmi, in modo che questi ti avvisino nel caso tu fossi leggermente distratto mentre guardi la TV.

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Seguendo i cinque semplici passaggi non solo farai ottenere le tue cose, ma anche avrai il tempo da dedicare a te stesso e ai fini del relax piuttosto che rimanere sempre senza tempo. Sai cosa? Potresti anche aggiungere il tempo di cui hai bisogno per rilassarti sulla tua lista, così puoi anche lavorare per soddisfarlo. Pubblicità