Produttività, affidamento su tecnologia e ridondanza

Il tuo computer si blocca. Non si riavvierà. cosa fai? Niente di produttivo. Il mattino è sprecato, il tecnico arriva e ti dice che hai bisogno di un nuovo disco rigido, e il tuo pomeriggio è sparito anche mentre fai shopping per uno nuovo.

Ci sono un milione di varianti di questo scenario. Ci mettiamo in una posizione precaria quando ci affidiamo totalmente e completamente alla tecnologia per mantenere i nostri sistemi di produttività ed eseguire i compiti che ci siamo prefissati. La tecnologia dà steroidi per la produttività personale; tutto è più veloce. Molti di noi possono digitare più velocemente di quanto scriviamo e l'uso della posta elettronica come forma di comunicazione quotidiana ci consente di ridurre drasticamente il numero di conversazioni e telefonate dirompenti che riceviamo ogni giorno. Quindi impariamo a fare affidamento sulla tecnologia, così tanto che quando fallisce - e lo fa - possiamo rimanere senza parole quando viene fatta la vecchia domanda, qual è la prossima azione? Pubblicità

Due anni fa ero in una posizione del genere. Il mio sistema di gestione delle attività era un file di testo memorizzato localmente sul mio computer. Un computer che ha fallito con regolarità disturbante. Non avrebbe avuto importanza se avessi memorizzato il mio sistema di gestione delle attività in un documento Google; al momento non avevo un altro computer, né un iPhone, e comunque, cosa succederebbe se Google Docs fosse andato giù?

Dobbiamo imparare a fare meno affidamento sulla tecnologia. E non intendo che dovremmo abbandonare i nostri computer come hub del nostro sistema di produttività, ma abbiamo bisogno di ridondanza. Ridondanza per il sistema e ridondanza per la situazione.

Ridondanza per il sistema

I sistemi ridondanti sono sistemi che assicurano che un problema con qualsiasi singolo componente non causi problemi ad altri componenti o al sistema nel suo complesso. Questo di solito viene fatto raddoppiando i componenti; o lo stesso componente in un posto diverso (come i backup off-site), o semplicemente lo stesso componente su un supporto diverso che non è correlato al primo. Pubblicità

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In questo modo è possibile conservare copie del proprio elenco di attività su due computer e assicurarsi che siano sempre aggiornati nel caso in cui uno di essi si interrompa. Puoi dipendere da Time Machine (se sei su un Mac) per fornire questo tipo di ridondanza per te, o mantenere una copia in Gmail o Google Docs, o ancora meglio (se non in qualche modo ossessivo), tutto quanto sopra. In alternativa, è possibile scrivere l'elenco su carta e inviare via email una copia dell'elenco del computer al telefono.

Quando si tratta di sistemi basati su computer, la sincronizzazione tra più dispositivi è un buon inizio. Ma è anche una buona idea conservare una copia che non faccia affidamento sugli elettroni. Il tuo potere potrebbe spegnersi per ore (lo stesso giorno che ti sei dimenticato di caricare il tuo computer portatile e il telefono la sera prima). Tutto può succedere con queste soluzioni, mentre se hai scritto o stampato cose, il sistema è molto meno volubile. Qualcuno con cui vivi potrebbe buttare casualmente l'elenco delle attività o bruciare la tua casa (nel qual caso l'ultima cosa che pensi sarà se l'elenco delle attività è corretto) ma è molto meno probabile che perderà l'accesso a entrambi i tuoi dati online e le copie offline contemporaneamente.

Ridondanza per la situazione

L'altro problema relativo all'affidarsi troppo alla tecnologia ha a che fare con l'esecuzione. Anche se hai la tua lista dei compiti su un pezzo di carta quando si spegne la corrente, che cosa fai? Niente, se non lo hai pianificato. Uno degli strumenti eccellenti forniti da molti sistemi di produttività è una sorta di variazione dei contesti di GTD, e sono utili proprio in questo tipo di situazione (tra gli altri). Pubblicità

In quasi tutti i progetti, di solito c'è un compito che può essere fatto senza l'aiuto di un computer - anche se l'utilizzo di un computer sarebbe, in circostanze normali, il modo migliore per farlo. L'idea è che se hai configurato correttamente i contesti, quando non hai accesso a un computer, utilizzi un contesto impostato per il lavoro offline. Nessuna connessione Internet, uscita dal contesto @internet e qualcos'altro. Se hai un bel po 'che può essere fatto offline, basta creare un contesto @offline e passare ad esso quando ne hai bisogno. È possibile utilizzare più contesti anche su una singola attività. Se il tuo lavoro dovrebbe essere fatto su un computer ma può essere fatto senza uno, puoi allegare un contesto aggiuntivo @offline o @nopower che funziona come secondario rispetto al solito contesto dell'attività..

È soprattutto una questione di gusti personali su come impostare il sistema per adattarsi a cambiamenti imprevisti, ma la linea di fondo è che è necessario pianificare in anticipo per queste situazioni ed essere pronti ad andare con un elenco di cose che possono essere fatte nel intanto.

Contesti significa avere un sistema di produttività per includere e adattarsi all'ambiente in cui ti trovi e agli strumenti che hai a disposizione. Considera il fallimento tecnologico di qualsiasi tipo come solo un altro ambiente. Pianificare in anticipo che qualcosa vada storto non è essere pedanti, è intelligente e ha persino un nome nel mondo delle pubbliche relazioni: gestione delle crisi. Qualunque buona squadra di pubbliche relazioni avrà un piano in atto per una crisi in modo che, se accade qualcosa, possano passare direttamente all'azione. Non c'è motivo per cui non puoi farlo con la produttività personale. Pubblicità

È molto più facile per noi di quanto lo sia per i ragazzi delle pubbliche relazioni; durante la revisione settimanale, mentre imposti nuove attività, esegui la scansione dell'elenco e assegna un contesto a tutto ciò che può essere eseguito offline. Facile: richiede un minuto o due di più rispetto alla normale revisione settimanale. Potresti passare settimane o mesi senza usarlo, ma ne varrà la pena quando arriverà il momento dell'errore tecnico. Invece di fare in modo che il tuo senso del lavoro del giorno sia messo in rotta da questo “disastro” e seduto lì con un'espressione confusa, tornerai attivo e funzionante in pochissimo tempo. Ecco cosa sono i sistemi ridondanti.