7 modi per esorcizzare i tuoi demoni e-mail

L'e-mail è diventata una parte così integrante delle nostre vite che è quasi impossibile farne a meno. Non puoi semplicemente ignorarli e continuare a funzionare normalmente. Come qualsiasi altra cosa, tuttavia, l'e-mail deve essere gestita e integrata in modo ponderato nel tuo programma.

Un trucco di produttività popolare per la gestione della posta elettronica è l'idea di Inbox Zero. Ciò significa arrivare a un punto in cui non ci sono e-mail nella tua casella di posta. Sfortunatamente questo è abbastanza irrealistico ed estenuante. Ci sarà sempre una nuova e-mail nella tua casella di posta e se il tuo obiettivo è arrivare a Inbox Zero, è probabile che passerai l'intera giornata a svuotare ogni messaggio appena arriva. Una ruota per criceti perpetua.

Invece di essere incollati al tuo telefono o computer, guardando i nuovi messaggi come un falco, ecco sette modi per gestire in modo più realistico le tue email: Pubblicità

1. Essere chiari, concisi, attuabili e pertinenti con le e-mail. L'idea qui è di ridurre l'avanti e indietro. Con le e-mail ambigue e aperte, le persone ti invieranno solo email per chiarimenti, quindi puoi aspettarti una nuova e-mail per ogni persona che invii. Vuoi che i destinatari comprendano chiaramente la tua email e non debbano rispondere.

2. Utilizza la casella di posta prioritaria di Gmail. Cerca automaticamente di separare le tue email importanti da qualsiasi altra cosa. Posta prioritaria apprende quali e-mail sono importanti per te in base alla cronologia delle tue e-mail e quali sono le e-mail che contrassegni come importanti. In modalità predefinita, separa automaticamente la tua posta in "Importante e non letti", "Speciali" e "Tutto il resto", ma puoi facilmente modificare queste impostazioni in qualcosa che ti si addice. Filtrare la tua e-mail ti mostra esattamente ciò di cui hai bisogno, il resto è di solito spazzatura o distrazioni.

3. Non controllare la tua posta troppo spesso. Questo è il più grande assassino di produttività. Ogni volta che la posta elettronica ti distrae, avrai bisogno di circa 5-15 minuti per recuperare l'attenzione sull'attività che stavi svolgendo. Imposta intervalli di tempo regolari ma non frequenti per controllare la tua posta elettronica. Alcune persone provano ad alimentare il lavoro per prima cosa al mattino e poi inseriscono un assegno via email prima di pranzo. Quindi un ultimo controllo rapido verso la fine della giornata lavorativa. La creazione di questi time crunch aiuta a azzerare le e-mail che richiedono attenzione immediata. Pubblicità

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4. Usa Boomerang in modo che le e-mail importanti non cadano nella parte inferiore della tua casella di posta. È un plugin davvero carino che ti permette di pianificare e-mail e ti ricorda di seguire. Una caratteristica particolare ti consente di rimuovere e-mail dalla posta in arrivo e riportarle in cima in un secondo momento, più comodo. L'app Mailbox per lo smartphone ha anche questa funzione.

5. Ricevi meno email inviando meno email: esercitati su ciò che predichi. Attingendo dal punto 1, l'invio di e-mail significa che si riceverà una e-mail. Quindi se invii meno, riceverai di meno. Non solo stai aiutando te stesso, ma stai anche aiutando il destinatario a formare abitudini migliori - tutti vincono.

6. Avere una routine di posta elettronica. Inoltre, quando decidi di controllare la tua email, il tempo a cui ti è permesso di leggere o scrivere dovrebbe essere limitato. Impostando una routine rigorosa, saprai quando è scaduto il tuo tempo e tornare alla tua lista delle cose da fare, invece di essere monitorato da un problema apparentemente urgente. Se è davvero urgente, probabilmente riceverai una chiamata. Pubblicità

7. A proposito di chiamate, non gestire argomenti controversi o altamente sensibili tramite e-mail. L'email è il mezzo peggiore per comunicare le emozioni. Tutto ciò che il destinatario vede è un testo, quindi tendono a riempire il contesto e le emozioni intorno a una email. Se hai qualcosa di molto controverso, è meglio che ne parli al telefono o di persona per evitare interpretazioni errate e problemi di comunicazione.

In definitiva, dobbiamo renderci conto che l'e-mail è semplicemente uno dei tanti strumenti che usiamo per comunicare con le persone. È importante non pensarlo come nostro lavoro e diventare schiavi di esso. Utilizzando questi suggerimenti, sarete in grado di gestirlo in modo più efficace ed essere più produttivo. Sbarazzati di quei demoni e-mail una volta per tutte.

Hai altri suggerimenti per la gestione della posta elettronica? Fateci sapere nei commenti qui sotto! Pubblicità