Palificazione della carta, archiviazione orizzontale e altre opzioni di archiviazione

Hai mai notato che alcune persone hanno pile di fogli in tutto il loro ufficio? Se non ti organizzi accumulando, potresti vedere quelle pile con curiosità, disgusto o stupore. Perché qualcuno dovrebbe essere circondato da pile, in particolare “disfunzionale” pile di carta che occupano intere sezioni del loro pavimento dell'ufficio? Pubblicità

Dopo molti cicli di vendita di pile per i miei clienti, ho appreso che molti "pilers" condividono alcune caratteristiche: la pubblicità

• sono visivamente orientati e temono che se i documenti spariranno dalla loro vista, saranno fuori di testa;
• preferiscono organizzarsi orizzontalmente; invece di verticale (archiviazione tradizionale);
• hanno difficoltà a gettare carte perché hanno paura che commettano un errore o perdano un'opportunità;
• hanno difficoltà a prendere decisioni perché tendono a cercare di considerare tutte le possibilità di utilizzo dei documenti;
• sono facilmente sopraffatti dalla carta; una volta che hanno persino un po 'di ritardo sulla gestione della carta, chiudono e smettono di occuparsene;
• in realtà non sanno come impostare sistemi più efficaci per trattare efficacemente la carta.

Cosa fare? Naturalmente, un'opzione è continuare a utilizzare pile di carta per tenere traccia dei progetti in corso. Ma dovrai assicurarti che siano pile funzionali, quelle che contengono documenti relativi a un solo argomento o progetto. Pubblicità

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Altre opzioni per evitare l'accumulo:

• Impegnati a FARE UNA DECISIONE su cosa fare con la carta la prima volta che la tocchi. 1) È un oggetto d'azione? 2) Dovrebbe essere archiviato? 3) Dovrebbe essere indirizzato a qualcun altro? 4) è spazzatura? 5) Qualcosa da leggere? 6) O è qualcosa di cui sei indeciso? Crea luoghi facili da raggiungere per ciascuno di questi tipi di oggetti. Quindi, mettilo nel posto appropriato.
• Impegnarsi a FERMARE L'IMPOSTAZIONE DELLA CARTA A PARTIRE per qualsiasi motivo.
• Usa uno step sorter sulla tua scrivania per rendere visibili i file. Questi file contengono progetti o documenti attivi e moduli che utilizzi frequentemente. Assicurati di etichettare i file con inchiostro scuro. O, meglio ancora, usa un etichettatrice (disponibile nei negozi di forniture per ufficio per circa $ 50).
• Utilizzare un archivio aperto (disponibile su ruote), una casella di archiviazione desktop o una cassetta in modo da poter continuare a godere di un formato orizzontale, ma avere i vantaggi di un sistema di archiviazione verticale.

Perché imparare come diventare un piler funzionale?

• Sarai in grado di mettere le mani su carte che ti servono molto più rapidamente. Non è possibile trovare rapidamente documenti in una pila disfunzionale (una che contiene documenti relativi a diversi tipi di soggetti o attività).
• Il tuo spazio si sentirà molto più tranquillo. Le pile disfunzionali sono molto rumorose. Dal momento che tutto è vivo di energia, ogni pezzo di carta ha un diverso tipo di energia. Metti tutti insieme e hai una folla urlante. Rispetto a una pila di un solo tipo di carta, ad es. documenti fiscali, una pila mista è un guazzabuglio di energia che tenderai ad evitare. Se hai una serie di pile disfunzionali nella stessa stanza, ti sentirai probabilmente sopraffatto dal tripudio di energia e dalla visibilità di così tanta carta.
• Ti sentirai più competente e meno ansioso nel trattare con la carta. Una stanza piena di pile di carta sembra urlare, “Sballo! Sai davvero cosa stai facendo?” o “Sei davvero dietro. Perché non stai facendo qualcosa per questo casino?” Le carte ordinate in pile per categoria o archiviate in un sorter a gradini o in un sistema di archiviazione aperto hanno un'energia ordinata e affermativa che è molto più tranquilla e più calma delle pile miste senza identità specifiche.

Se sei un pilota, impegnarsi ad apprendere modi più efficaci per mantenere i tuoi documenti visibili e accessibili riducendo al contempo l'energia negativa che emana da più pile. Due pile funzionali sono molto più silenziose di due pile miste. Un sistema di archiviazione aperto è più silenzioso di qualsiasi sistema di palificazione. Ricorda, ci sono opzioni disponibili che soddisfano le tue necessità di visibilità e ti aiuteranno a recuperare i documenti che ti servono in pochi secondi. Trova il tempo per organizzare le tue pile in un sistema che funzioni davvero per te.

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