Rendere le riunioni meno odiose e più produttive

Quando molte persone immaginano le riunioni, immaginano un capo o un supervisore che emette richieste e statistiche per un lungo periodo di tempo mentre i dipendenti fissano mentalmente la testa della stanza. Questi incontri possono essere un'enorme perdita di tempo se i capi non coinvolgono i dipendenti, e gli impiegati mancano di attenzione e dedizione al completamento di un programma specifico. Ma quando gli incontri sono interattivi, mirati e ben pianificati, possono essere incredibilmente produttivi. Tre aspetti su cui concentrarsi quando si riunisce una riunione d'ufficio sono:

1. Rendendoli memorabili

Ogni incontro deve distinguersi da solo per renderlo unico e degno di essere ricordato. Pianificare le riunioni per tempi dispari, ad esempio 9:17 anziché 9:15 o 9:30. Il responsabile delle comunicazioni di TINY Pulse Neal MacNamara spiega che le riunioni di pianificazione costante alle 8:48 hanno “ritardo quasi eliminato” nella sua compagnia. Un cambiamento così semplice manterrà i dipendenti sulla punta dei piedi la mattina dell'incontro, e nessuno arriverà a trascinarsi in piedi con qualche minuto di ritardo. Pubblicità

Usa i rompighiaccio per iniziare la riunione, ma falli collegarli direttamente all'agenda corrente. Offri ai dipendenti il ​​tempo di portare i loro pensieri in aria, quindi non hanno paura di parlare quando la discussione si sposta sull'argomento che stavano parlando con un collega qualche minuto prima. Questo “connessione prima del contenuto” Il metodo ha consentito ai dipendenti di LivePerson di conoscersi meglio e di sentirsi più a proprio agio nel parlare di un problema che stavano affrontando.

Josh Neblett, cofondatore e CEO della società di e-commerce Etailz, ritiene che gli ultimi 5-10 minuti di una riunione debbano essere utilizzati per qualsiasi domanda o dubbio che possa essere sorto durante l'incontro. Piuttosto che dire ai dipendenti di “vieni a trovarmi nel mio ufficio se hai qualche domanda,” questo tempo deliberato è impostato per affrontare i problemi a testa alta. Ciò è particolarmente efficace perché è probabile che più di una persona abbia una domanda simile, e il leader della riunione può ottenere la risposta a tutti subito, piuttosto che rispondere individualmente cinque volte diverse. Pubblicità

2. Rendendoli efficaci

Tutti gli incontri dovrebbero avere un programma specifico che impone esattamente quali argomenti saranno discussi. CEO di Brivo Steve Van Till creato “No Re-hash” ping pong per tutti i dipendenti da utilizzare durante una riunione quando qualcuno porta qualcosa che è già stato discusso a lungo, o toglierà l'agenda in questione. Invece di discutere sul punto o perdere tempo a dire “Ne abbiamo già parlato, ma se avete domande ... ”, gli altri membri della riunione possono semplicemente alzare la pagaia e l'oratore saprà di salvare ciò che ha da dire fino a che non potrà parlare privatamente con il capo.

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Altri uffici hanno attuato punizioni per essere arrivati ​​in ritardo alle riunioni. Queste punizioni non sono gravi; piuttosto, sono modi umoristici e imbarazzanti per affrontare interruzioni e ritardi. Una compagnia obbliga i ritardatari a camminare cantando una filastrocca o un'altra canzone, il che, ovviamente, li mette a disagio quando l'attenzione si sposta da un business serio a una interruzione così umile. Un'altra azienda ha implementato una politica che obbliga i dipendenti a donare alla società di beneficenza se il loro cellulare si spegne e interrompe una riunione. Questi detrattori certamente funzionano più di quanto qualsiasi disciplina reale manterrebbe, pur mantenendo un alto senso del morale dei dipendenti. Pubblicità

3. Rendendoli corti

A tutti piacciono le riunioni brevi, giusto? Bene, tutte le riunioni poteva essere breve se il tempo è usato in modo efficace. Mentre i dipendenti dovrebbero essere ritenuti responsabili per la tempestività e l'attenzione durante gli incontri, la persona che ha chiamato l'incontro è quella che deve avere capacità di gestione del tempo efficaci per essere efficace. Avere (e attenersi a) un ordine del giorno chiaro e conciso è il primo passo per mettere insieme un incontro che non oltrepassi il suo benvenuto. Molte aziende implementano un timer di trenta minuti, sapendo che le persone sono cablate per essere in grado di concentrarsi solo per 25-30 minuti alla volta e qualsiasi cosa nel corso di quel periodo andrà da un orecchio all'altro. Potresti anche considerare che le "punizioni" sono state implementate per essere eseguite nel tempo, come la donazione al baracche di beneficenza o di festa delle società. In questo modo sia i partecipanti che le persone che gestiscono la riunione devono rispettare i limiti di tempo.

Conclusione

Le riunioni hanno un brutto colpo perché spesso sminuiscono la produttività di un'azienda, che è l'esatto opposto di quello che dovrebbero fare. Come tutte le altre misure progressive e innovative adottate nel mondo degli affari di oggi, il revamping della struttura degli incontri pensando fuori dagli schemi consente ai leader di fare un uso efficiente degli incontri e assicura che i dipendenti ottengano il massimo da essi. Pubblicità

Crediti fotografici consigliati: 140811-N-AF077-043 / Ash Carter tramite farm4.staticflickr.com