Come utilizzare 6 viste del calendario per essere più produttivi

Vista del progetto

Nel mio ultimo articolo qui su Stepcase Lifehack, uno dei commenti che ho ricevuto suggerisce che esiste un ottimo modo per aggirare la questione di avere un “calendario sacro.

Libri popolari come Getting Things Done e altri sostengono l'uso di calendari per appuntamenti, viaggi e altre attività che “dovere” essere eseguito in una data particolare. Sfortunatamente, la parola “dovere” è impreciso e può essere interpretato diversamente da ogni persona.

Il principio che stanno cercando di rafforzare è più chiaro: non popolare il tuo calendario con impegni che non sono fermi. Invece, considera il calendario come “sacro” - un posto dove mettere impegni che non osi rompere.

Fortunatamente per noi, la tecnologia si sta avvicinando rapidamente in cui è possibile, allo stesso tempo, mantenere un “sacro” calendario, a “profano” calendario e ogni-calendario-in-tra! Pubblicità

In Outlook, ad esempio, è facile creare, con pochi clic, qualsiasi numero di calendari che coprano le stesse date. Tuttavia, poiché questi calendari sembrano essere file diversi, è facile credere che rappresentino entità diverse.

Non così. Invece, tre diversi calendari di settembre 2011 sono in realtà tre visualizzazioni dello stesso set di 30 giorni.

Con quel possibile ostacolo, non è troppo difficile vedere come Outlook e altri programmi come il calendario di Google o il calendario di Yahoo possono aiutarci “vedere” il nostro programma in modi che possono aiutarci a prevenire sovrapposizioni e miscele e fornirci una comprensione più profonda delle richieste di tempo che dobbiamo affrontare ogni giorno. Ad esempio, ho sperimentato le seguenti 5 visualizzazioni del mio programma. (Non ho provato a usarli tutti in una volta!)

5 visualizzazioni di un solo calendario

Visualizza 1: UN “Predefinito” vista della settimana - prima che siano stati creati appuntamenti, scadenze o attività una tantum, c'è un programma di base che io uso come base per ogni singola settimana. Include le attività di base di cui ho bisogno per vivere la mia vita e le sposto solo o le elimini in caso di emergenza. Queste attività comprendono il tempo trascorso a dormire, a mangiare, a esercitare ea relazionarsi con i familiari stretti. Questi sono oggetti che faccio indipendentemente dal lavoro che faccio, dove vivo o che è il periodo dell'anno. Ad esempio, andare a letto presto è importante per me grazie all'allenamento di triathlon che faccio. Prima che diventasse un'abitudine, ho programmato il tempo di andare a letto e ho anche impostato un allarme sul mio orologio per emettere un segnale acustico alle 22:20. Pubblicità

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Visualizza 2: Il “Appuntamenti duri” vista: questa vista è costituita da attività pianificate pianificate con altre persone. I criteri per posizionare un oggetto in questa vista è quello “ci sono gravi conseguenze per me stesso e gli altri se l'appuntamento è mancato.” Appuntamenti dentistici e chiamate di coaching sono esempi.

Visualizza 3: Il “Scadenza” view - quando ci sono scadenze che producono conseguenze negative se vengono dimenticate, vengono inserite in questa vista (ad esempio date di scadenza per i depositi fiscali della mia azienda)

Visualizza 4: Il “Blank-tempo” view - questo è il momento in cui pianifico ogni giorno per l'inaspettato. Queste fasce di tempo morto fungono da cuscinetto contro tutte le cose che possono andare storte, e la loro lunghezza e frequenza dipendono dall'ambiente in cui mi trovo, e dal tipo di lavoro che sto facendo. Ad esempio, ho trovato difficile programmare il lavoro nei giorni di viaggio, così avrei creato enormi blocchi di tempo in attesa che qualcosa possa andare storto. Se nulla va storto, è facile raggiungere i giorni futuri per le richieste di tempo a cui posso iniziare a lavorare ora. L'utilizzo di questa vista aiuta a prevenire (ma potrebbe non curare) il difetto popolare dell'overtimeing, che la maggior parte delle persone ambiziose commettono.

Visualizza 5: Il “Attività” view - nel mio ultimo articolo, mi sono concentrato sull'interruttore che deve essere creato da persone che hanno un gran numero di richieste di tempo, ad esempio dall'imparare a inserire compiti piuttosto che elenchi. La vista Attività è quella in cui si svolge la maggior parte delle azioni in quanto le richieste di tempo che entrano nella mia vita vengono inserite direttamente nel mio calendario. La maggior parte della giocoleria che si svolge ogni giorno si svolge in questa vista. Pubblicità

Carenze della carta

Visualizzare un singolo programma in cinque modi diversi può essere abbastanza confuso per quelli di noi che pensano ai calendari nel modo tradizionale, basato sulla carta. Approfitta della possibilità di accedere alle tue esigenze di orario pianificate sul tuo laptop, smartphone e tablet e potresti rendertene conto che è necessario vedere calendari e programmi in modo abbastanza diverso ... forse come un insieme di compiti organizzati per data e ora, che risiedono nel cloud. In qualsiasi momento, la vista del calendario che stai osservando sta filtrando le attività e ti aiuta a concentrarti su quelle poche alla volta che hai davvero bisogno di vedere.

Questo filtro è importante ... potrebbe non aver senso unire tutte le viste in una, non più di quanto abbia senso guardare più canali televisivi alla volta ... anche con l'ultima tecnologia PiP. Ogni vista ha uno scopo diverso, fornendo uno strato di informazioni che è importante mantenere separatamente dagli altri o combinare in modo selettivo. Ad esempio, combino il “Predefinito” vista con il “attività” visualizzare su base giornaliera, mentre io uso il “Blank-tempo” visualizzare come uno strumento di pianificazione che viene filtrato una volta iniziata la giornata.

Certo, potrebbero esserci altre opinioni. Ad esempio, la rivoluzionaria ricerca di Dezhi Wu suggerisce un'altra possibile visione dei progetti. Nel suo libro, “Strutture temporali nella gestione del tempo individuale” Spiega che un project manager dovrebbe essere in grado di creare un programma di attività per ogni membro del team che può essere scaricato direttamente in un dispositivo di pianificazione. Per me, questo suggerisce che sta arrivando un ulteriore punto di vista.

Visualizza 6: The “Vista del progetto” - quando hai un gruppo di attività interconnesse progettate per produrre un risultato particolare. Sarebbe bello dare un'occhiata a ciascun progetto come un filetto di attività separato. Ad esempio, puoi vedere cosa succede nella tua vita quando c'è un cambiamento nelle date di scadenza finali. Questo è ben lontano dalle stime mentali e inaffidabili che spesso volano in giro. Pubblicità

Limitazioni della tecnologia

Sfortunatamente, la tecnologia principale di gestione di più viste non viene mantenuta su tutti i calendari. Il calendario di My Blackberry non consente più visualizzazioni da un programma. Speriamo che le app siano in grado di correggere questo problema e mi consentano di sincronizzare diverse visualizzazioni con il cloud.

Tuttavia, con strumenti già disponibili, è possibile mantenere un “sacro” calendario se è visto come solo una possibile vista da gestire. Con strumenti migliorati, potremmo fare molto più pianificazione e meno quotazioni, anche se aderiamo al principio GTD di mantenere e gestire gli impegni aziendali. Ciò contribuirebbe a sollevarci dal compito di destreggiarsi tra i nostri calendari e delegare l'attività agli strumenti sfruttati nel cloud.

Post scriptum Ho usato Yahoo! .Calendar per generare queste visualizzazioni e le istruzioni per farlo possono essere trovate qui.