Come fare un elenco fattibile in 6 passaggi

Non c'è da stupirsi che tu sia stressato. Le tue giornate sono molto impegnative e anche se le pianifichi attentamente, la quantità di lavoro ti sta solo schiacciando.

Dai la colpa al tuo elenco di attività.

Sembra molto fattibile quando lo guardi per la prima volta al mattino, ma quando è pomeriggio, la quantità di compiti è tutt'altro che decrescente. Invece, rimane lo stesso o addirittura aumenta - non importa quanto duramente lavori.

Ti chiedi se c'è una via d'uscita da questa situazione e sono felice di dire che sì, c'è! Le soluzioni possono sembrare semplici, ma è necessario modificare un po 'le abitudini di lavoro e creare un elenco che sia fattibile finché non funziona.

La tua lista è fuori controllo?

Ecco la cosa: continui ad alimentare il piccolo mostro, in modo che continui a crescere e crescere. E invece di uccidere il mostro mentre è piccolo, cresce in proporzioni enormi ed è così che diventa praticamente impossibile eliminare.

In altre parole, continui ad aggiungere nuove attività alla tua lista per tutto il giorno. Quindi, indipendentemente da quanto pianifichi i tuoi compiti il ​​giorno prima, stai sabotando la tua produttività e il tuo successo facendo così.

Inoltre, non hai mai completato le attività originali che hai pianificato perché sei distratto. Invece, ti concentri sui nuovi compiti della lista, ma sfortunatamente non sono quelli che dovresti fare. Pubblicità

Alla fine della giornata, senti una mancanza di risultati. Questo è un risultato diretto di non ottenere tutti i compiti che hai pianificato. Questo sentimento non sta facendo della tua fiducia in se stesso qualcosa di buono. Quando senti di non essere in grado di portare a termine tutti i compiti, ti vedi come un perdente.

Stai provando a fare troppo

Quindi, cosa sta causando questi sentimenti negativi, anche se lavori duramente?

Bene, direi che ci sono quattro ragioni:

• Mancanza di controllo
• Mancanza di concentrazione
• Mancanza di priorità
• Paura di dire “no”

Spieghiamo ognuno di questi in modo più dettagliato.

In primo luogo, vi è una mancanza di controllo: non si controlla ciò che entra nella lista e quando. Questo a sua volta crea un elenco che continua a crescere e crescere, invece di ridursi.

E quando lasci che questo accada, non c'è da meravigliarsi se inizi a mostrare i segni di esaurimento - anche se l'orologio ha appena superato il mezzogiorno.

Quindi, c'è la mancanza di concentrazione. Questo accade quando non sei impegnato abbastanza per completare le attività originali nel tuo elenco. Invece, permetti a nuovi compiti di distrarti. Pubblicità

All'improvviso inizierai a lavorare su alcuni nuovi compiti non pianificati, trascurando quelli su cui dovresti concentrarti. La definizione delle priorità per le attività correnti necessita di miglioramenti, in modo che in futuro la distrazione possa essere prevenuta.

Infine, non hai il coraggio di dire all'altra persona che non puoi accettare nuovi incarichi nella tua lista oggi.

Ciò accade ad esempio sul posto di lavoro, quando il tuo capo entra nel tuo cubicolo e ti chiede di fare qualcosa il prima possibile. Quindi, invece di terminare il compito che stai facendo in quel momento, ci si aspetta che tu faccia subito questo nuovo compito.

Dal momento che vuoi essere un buon dipendente, ti ritrovi a dare priorità al tuo lavoro perché il tuo capo ti ha chiesto di farlo.

Come puoi vedere, ci sono molti modi per nutrire il piccolo mostro (la tua lista delle attività al mattino). Dal momento che continui a farlo, l'elenco (o il mostro) cresce e cresce, questo ti rende schiacciato e stressato.

Tuttavia, ho intenzione di dirvi due diverse strategie per affrontare l'elenco di attività traboccante.

Siete pronti? Pubblicità

Fallo domani e chiudi la lista

Nel 2008, ho letto un grande libro intitolato: “Fallo domani e altri segreti della gestione del tempo” di Mark Forster.

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In quel libro, sono state presentate due soluzioni per migliorare la tua produttività. Con queste soluzioni puoi rendere più gestibile il tuo elenco di attività, così stai riducendo lo stress mentre lo fai.

Innanzitutto, ha parlato della chiusura della lista.

Quello che intendeva era che invece di aggiungere compiti alla tua lista durante il giorno, dovresti smettere di farlo e rendere il tuo elenco chiuso. E il modo in cui lo fai è tracciare una linea sotto l'ultimo compito della lista.

Quando chiudi la lista, stai facendo un accordo con te stesso: decidi di non aggiungere nuovi compiti durante il giorno. Questo è il modo in cui il tuo elenco diventa più gestibile e la dimensione si riduce man mano che il giorno passa - non rimanere uguale o crescente.

Secondo, il suo consiglio era di posticipare un po 'l'esecuzione dei compiti. Ciò significa che quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa, non stai cercando di farlo lo stesso giorno. Invece, fai sapere alla persona che stai facendo il compito domani.

Anche se questo può sembrare procrastinare, in realtà non lo è. Pubblicità

Si tratta di rispettare la tua attuale lista di compiti e di dare ai suoi compiti abbastanza attenzione e priorità. In questo modo puoi svolgere le attività e anche assicurarti che l'altra persona e le sue attività ricevano tutta la tua attenzione il giorno successivo - quando esegui effettivamente l'attività.

Ora, ci sono casi in cui devi affrontare il compito subito, ma nella maggior parte dei casi devi posticipare il compito - fino a domani.

Il piano dettagliato per creare una lista che sia fattibile (e uccidi il piccolo mostro)

Ecco le azioni passo passo per eliminare il piccolo mostro finché non diventa troppo grande.

1. Pianifica una lista. Rendi realistico un elenco di attività dandogli un po 'più di pensiero la sera prima. Invece di riempirlo con dozzine di compiti, prova a trovare i più importanti su cui concentrarti.
2. Chiudilo. Dopo aver creato l'elenco, traccia la linea sotto l'ultima attività. Questo contrassegna la lista come chiusa. Le nuove attività non dovrebbero essere aggiunte alla lista durante il giorno.
3. Proteggi l'elenco dalla distrazione. Concentrati sulla conclusione delle attività pianificate entro la fine della giornata. Quando hai chiuso la lista, puoi stare tranquillo sapendo che il numero di attività sta diminuendo. Dedica anche la tua piena attenzione ai compiti del giorno e nient'altro.
4. Sposta le attività non finite. Se non si è in grado di completare tutte le attività in un determinato giorno, spostare quelle non finite al giorno successivo. Vale anche la pena analizzare perché non hai portato a termine i compiti, in modo da evitare che una cosa simile accada in futuro.
5. Nessun nuovo incarico. È importante trattare con le altre persone nel modo giusto. Quando qualcuno viene da te e ti chiede di fare qualcosa ora, sappia che stai facendo il compito - ma solo domani. In questo modo stai proteggendo il tuo tempo e il tuo elenco di attività nel miglior modo possibile.
6. Gestire le emergenze. Certo, potrebbero esserci delle emergenze che devono essere risolte immediatamente. Queste emergenze sono delle eccezioni e dovresti prenderti cura di loro immediatamente. Una volta gestita l'emergenza, è possibile tornare al piano originale e continuare ad eseguire le attività, se possibile.

È molto facile continuare ad aggiungere nuove attività alla tua lista durante il giorno.

Sfortunatamente, anche se questa potrebbe essere una cosa molto interessante da fare, ti sta anche rendendo più schiacciante.

Ecco perché è importante concentrarsi sulla tua lista di attività quotidiana chiudendola e rimandando le richieste di altre persone fino a domani.

In questo modo puoi mantenere gestibile la tua lista e puoi evitare la frustrazione, quando non stai facendo tutto il tuo lavoro.

A voi: Come ti assicuri che il tuo elenco di attività non cresca durante il giorno? Provi un'app come Listible per creare qualsiasi elenco che desideri digitalmente o ti attacchi con un metodo di carta e penna? Fatemi sapere nei commenti qui sotto.

Crediti fotografici in evidenza: Bella ragazza bionda che scrive tramite Shutterstock