Quanto è importante l'email?

Quanto tempo spendi per essere consumato dalla tua email? Ti senti come se fossi costantemente tirato fuori da altri compiti importanti perché non puoi mai mantenere la tua casella di posta soddisfatta?

Se la risposta è sì, ecco la domanda che devi porsi: Ti sei mai fermato a pensare a quanto siano importanti le tue e-mail?

Da quando è arrivata l'umile e-mail, è riuscita a sostituire la maggior parte delle cose nelle nostre vite! Non appena arriva un'e-mail nella nostra casella di posta, sentiamo la necessità di rispondere immediatamente. Pubblicità

Ma non deve essere così.

Nuove ricerche hanno dimostrato che solo 1 e 3 e-mail sono effettivamente essenziali per il lavoro e richiedono un'azione.

Il capo scienziato Nathaniel Borenstein di Mimecast (che ha condotto la ricerca) ha detto:

“Ciò che è chiaro è che il dipendente medio deve affrontare una sfida significativa semplicemente elaborando le informazioni che arrivano nella loro casella di posta elettronica e identificando quali messaggi sono realmente business-critical.”

Sono sicuro che tu stesso l'hai vissuto. In media ricevo più di 100 email ogni giorno. Quanti di questi sono veramente importanti? Probabilmente meno di 10. (Molti di questi sono più di una distrazione che di qualsiasi uso).

Allora perché non prendere questa nuova ricerca come un segno per fare un po 'di pulizie di primavera? È ora di creare un po 'di spazio nella posta in arrivo in modo che tu possa concentrarti davvero sulle attività che fanno la differenza per la tua azienda o il tuo lavoro.

3 passaggi per pulire la tua casella di posta

1. Annullare l'iscrizione. Sii spietato e disiscriviti da qualsiasi newsletter che non sia stata letta nelle ultime 2 settimane. Se non l'hai letto, allora quanto sei probabile che lo farai in futuro? Sii realistico e rimuovi gli abbonamenti non necessari.

2. Affrontare 'paura dell'abbonamento di perdere'. Ricorda che annullando l'iscrizione non ti stai perdendo. Puoi sempre visitare il sito web o il blog a tuo piacimento e accedere alle informazioni. Non è un addio finale! Pubblicità

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3. Imposta "regole email". È possibile impostare "regole" in modo tale che determinati tipi di e-mail vengano immediatamente inseriti in una cartella e-mail di propria scelta. Ciò significa che mantieni la posta in arrivo libera da e-mail che non sono importanti. Io uso questo strumento per spostare qualsiasi email di 'newsletter', poiché trovo che possono facilmente consumare il 30 - 40% della mia casella di posta. (Nota: io sono una ragazza Mac, quindi so solo come farlo su un Mac.)

Ecco il processo utilizzando Entourage:

Crea prima una nuova cartella ...

1. Crea una nuova cartella email andando sul menu a discesa "File".
2. Seleziona "Nuovo" e quindi "Cartella".
3. Assicurati di assegnare alla tua cartella un titolo pertinente come "newsletter" o "amici personali" (a seconda dell'argomento).

Quindi, imposta alcune regole ... Pubblicità

1. Vai al menu a discesa "Strumenti".
2. Seleziona "Regole" e poi "Nuovo".
3. Dai un titolo alla tua regola.
4. Seleziona 'Aggiungi criterio' - questo dovrebbe vedere apparire una casella sotto che dice 'da' (se non dice 'da' quindi seleziona 'da' nel menu a tendina).
5. Assicurati che la casella accanto a 'da' dice 'contiene' e quindi nella casella accanto a questo aggiungi l'indirizzo email che stai creando la regola per.
6. Sotto vedrai una sezione che dice "Allora" Aggiungi azione "Rimuovi azione", qui dovresti vedere altre due caselle una accanto all'altra.
7. Assicurati che la prima casella reciti 'move to' (potresti dover selezionare questo dal menu a tendina).
8. Nella casella accanto a questa è necessario selezionare il nome della cartella creata nel passaggio 1.
9. Premi "OK" e la tua regola è stata impostata! Entourage sposta ora qualsiasi e-mail dall'indirizzo inserito nella cartella selezionata!
10. Esamina e crea regole per tutte le email che ritieni "non urgenti".

Questo è tutto. Goditi la tua nuova casella di posta pulita e chiara!

(Credito fotografico: Mail Icon on Screen via Shutterstock)