Ottieni le cose nonostante i guasti a punto singolo

Immagina uno scenario in cui sei pieno di entusiasmo per iniziare a lavorare su un'attività o su una certa parte di un progetto. Sei davvero pronto a prendere a calci un po 'di culo ... fino a quando ti accorgi che le tue mani sono legate: forse non puoi iniziare a lavorare sull'attività perché prima è necessario l'input di qualcun altro, o forse un disco di rete che memorizza i tuoi file di progetto è inaccessibile a causa di un guasto hardware.

Dato che per ora non sei in grado di continuare il tuo lavoro, la prossima domanda logica è: come ti preparerai per questi tipi di scenari la prossima volta, in modo che non finirai per sprecare il tuo tempo?

Sei troppo occupato per prepararti?

C'è una ragione ovvia per cui stai vivendo la frustrazione per quello che è appena successo: non sei stato preparato abbastanza per uno scenario come questo. Esattamente perché eri impreparato era il risultato di due ragioni:

Innanzitutto, non hai stanziato abbastanza tempo per la preparazione. Dato che eri impegnato con le tue altre cose, hai trascurato la preparazione, anche se sapevi che era necessario.

Forse hai anche pensato che preparare non fosse necessario in primo luogo. Non hai capito l'importanza di questo e non ti sei preoccupato di sederti e pensare al tuo piano B per il tuo compito o per il tuo progetto.

Così ci sei, e non sai cosa fare dopo che non hai alcun piano secondario in atto.

Confidando troppo che le cose vadano bene

Ora hai capito che il percorso non preparato che hai intrapreso non è un modo professionale di fare le cose, e semplicemente supponendo che tutto andrà bene non è un piano solido. Pubblicità

Va da sé che è necessario imparare ad apprezzare anche la parte di pianificazione. Non importa quanto sia bello il tuo elenco di attività; se le attività non sono eseguibili a causa di dipendenze impreviste, è possibile eliminare l'elenco delle attività in questo momento.

Quando impari a vedere il quadro generale e a dedicare abbastanza tempo alla pianificazione, solo allora sei in grado di evitare i blocchi stradali e smettere di sprecare il tuo tempo.

Impara a fermarti (per andare avanti)

D'ora in poi dovresti fare certe cose per garantire l'esecuzione regolare dei tuoi compiti e progetti.

Innanzitutto, prenditi il ​​tempo necessario per pianificare la tua prossima mossa. In effetti, FORZA te stesso a prendersi il tempo per pianificare. Pagherà profumatamente, soprattutto quando le cose non stanno andando come previsto.

Comprendi che il tempo di pianificazione sta già lavorando sull'attività: si sta preparando per lo scenario peggiore e assicurandosi che tutto vada bene se succede qualcosa di inaspettato.

In secondo luogo, vedi ogni parte del compito: chi è coinvolto, quali sistemi vengono utilizzati e quali parti sono parte integrante del tuo lavoro? Vedere questo in anticipo è cruciale, perché ti dà un livello migliore di preparazione in un secondo momento.

Terzo, immagina ogni possibile scenario prima di agire. Cosa succede se un sistema si arresta? Che ne pensi di una situazione in cui hai bisogno dell'input di un'altra persona prima di poter continuare con il tuo lavoro? Pubblicità

Dopo aver considerato questi scenari in anticipo, puoi continuare il tuo lavoro senza tempi di fermo minimi. E credimi, è più che possibile che sperimenterai l'imprevisto, qualcosa che non è stato scritto nella tua lista delle attività.

Mantieni la palla in rotazione prevenendo questi 4 scenari SPOF comuni

SPOF è l'acronimo di Single Point of Failure, ed è un modo elegante per dire che se una parte del sistema si rompe, si abbassa tutto il sistema.

Applica queste conoscenze al tuo progetto o ad un'attività nello stesso modo: se il tuo lavoro dipende da qualcosa o qualcuno e la persona o il sistema ti deludono, il tuo lavoro viene ritardato e il tempo sprecato.

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Ecco i quattro scenari più comuni che è possibile evitare con un po 'di pianificazione. Sii proattivo su questi e il tuo lavoro continuerà nel modo migliore possibile.

1. Non è possibile continuare l'attività senza prima l'input di qualcun altro

Spesso il tuo lavoro può continuare solo quando qualcun altro ha fatto la sua parte prima. Per assicurarti che sia così, individua questi tipi di attività nelle prime fasi del tuo progetto e, se possibile, assegna loro la priorità.

Prima si inizia con la delega, si impostano le scadenze e si comunica chiaramente perché l'attività è importante da gestire, maggiore è la possibilità che l'input necessario sia completato prima di iniziare la propria parte. Pubblicità

2. Hai perso il lavoro

Prendi i backup regolarmente? È facile ripristinare le cose alla normalità se si verifica un arresto anomalo del disco rigido? Se hai risposto no a queste domande, assicurati di correggere la situazione il più rapidamente possibile.

Innanzitutto, prova a salvare i tuoi contenuti nel cloud. Ad esempio, sto salvando tutti i documenti importanti non solo sul mio disco rigido, ma anche su DropBox usando il suo software client. Se il mio disco rigido si blocca, la copia di backup è disponibile sul cloud.

Quindi, acquista un ulteriore sistema di backup per il tuo computer. In molti casi, questo può essere acquistato come servizio offerto dal provider di servizi Internet. Puoi anche iscriverti a un sistema di backup online.

3. Ti rendi conto che non puoi eseguire tu stesso il compito

Ti sei mai reso conto che il completamento di un determinato compito richiederà effettivamente competenze che non possiedi? E dal momento che non hai l'esperienza, il compito non può essere fatto in questo momento? Bene, ho incontrato questo problema molte volte in passato, e con un po 'di preparazione questo può essere evitato.

In questa situazione tutto si riduce alla pianificazione, in cui si passa effettivamente attraverso i diversi scenari (come menzionato prima). Durante questa fase, capisci anche se puoi fare da te il lavoro o se devi assumere un estraneo per fare il lavoro per te. Pubblicità

Sii assolutamente onesto con te stesso su questo: se hai dei dubbi che non puoi eseguire tu stesso il compito, è meglio esternarlo. Niente è peggio che fare un lavoro mediocre da soli, quando i risultati potrebbero essere eccezionali da parte di un estraneo.

Assicurati di raccogliere le competenze richieste prima di iniziare a lavorare sul tuo compito / progetto. In questo modo non stai perdendo tempo a svolgere il tuo compito da solo.

4. La tua idea è persa

Hai questa grande idea che ti è venuta in mente mentre eri al lavoro, ma ora non riesci a ricordare di cosa si tratta. Se lo avessi conservato immediatamente, avresti comunque un'idea e potrebbe potenzialmente aggiungere una cifra più grande ai tuoi profitti o risparmiare ore di lavoro.

Lo devi a te stesso per scrivere immediatamente l'idea che ti viene in mente. È possibile utilizzare carta e penna tradizionali, utilizzare il telefono cellulare per memorizzarlo temporaneamente (anche se non ha accesso a Internet) o persino utilizzare lo smartphone per archiviare l'idea direttamente su Google Docs o EverNote.

Non convincertelo “Ricorderò l'idea quando torno a casa”. Molto probabilmente lo dimenticherai e ti sentirai infastidito e frustrato.

Conclusione

Come puoi vedere, ci sono molte cose che possono fermare la tua produttività e farti perdere tempo. Non permettere che questo accada e creare un sistema a prova di errore che ti permetta di continuare il tuo lavoro - anche se una parte del sistema crolla.

Assicurati di trascorrere abbastanza tempo passando in anticipo i diversi scenari. Ti ringrazierai che l'hai fatto quando succede qualcosa di inaspettato.

A voi: Come ti assicuri di poter continuare con i tuoi compiti, anche quando una parte del sistema crolla?