Diventa produttivo! 15 idee che funzionano davvero!

Posso dirti un piccolo segreto?

Lavorare in modo intelligente non significa fare di più in meno tempo. Si tratta di fare meno in più tempo.

Confuso?

Lasciatemi spiegare: essere veramente produttivi, forse “efficace” è una parola migliore - non si tratta di correre irrimediabilmente attraverso la tua lista di cose da fare. Si tratta innanzitutto di essere prudenti con la selezione delle attività e poi fare i compiti che fanno la più grande differenza.

La cosa più importante

Se c'è una cosa che vorrei che tu portassi via da questo post, allora è questo: usa la matrice Eisenhower per identificare quali compiti sono importanti e quali compiti sono urgenti e poi agire su di loro in questo ordine:

• Quadrante 1: compiti urgenti e importanti: questi sono fondamentali per la tua giornata e devono essere affrontati immediatamente. Pensa a un infarto o un bambino in ospedale.
• Quadrante 2 - Attività non urgenti e importanti - Si desidera trascorrere la maggior parte del tempo in questo quadrante. Pensa a un regolare esercizio fisico oa una buona genitorialità. Se ti alleni regolarmente, è meno probabile che finisca con un infarto.
• Quadrante 3 - Compiti urgenti ma non importanti - Sfortunatamente noi rifiuto un lotto di tempo in questo quadrante. Pensare alle e-mail "urgenti" o rispondere costantemente ai messaggi SMS. Questi sembrano urgenti ma sono solo interruzioni e dirottano la giornata.
• Quadrante 4 - Non urgente e non importante - Questi sono tempi di inattività e attività ricreative. È necessario decomprimere, ma provare e pianificare questi verso la fine della giornata.

Una volta che hai deciso quali compiti rientrano in quale quadrante puoi usare uno dei trucchi di produttività qui sotto per lavorare attraverso la tua lista di cose da fare. Pubblicità

1. La tecnica del Pomodoro.

Essenzialmente questo è spezzare i tuoi compiti in incrementi di 25 minuti e attaccare il tuo lavoro con un focus intenso per quelle fasce temporali. Dopo ogni fetta di 25 minuti fai una pausa di 3-5 minuti. E ogni quattro pomodori fai una pausa di 15-3 minuti. Questo è tutto. L'idea qui è che pause frequenti possono migliorare l'agilità mentale.

2. L'approccio Getting Things Done (GTD).

Questo approccio categorizza le attività in due modi. Per progetti (che conosciamo tutti) e per contesti che è un insieme di condizioni necessarie per eseguire le attività. Immagina: devi fissare un appuntamento per vedere il dottore, chiamare l'idraulico per riparare il bagno e richiamare il tuo commercialista. Questi compiti probabilmente rientrerebbero rispettivamente nei progetti di sanità, manutenzione della casa e finanza. Ma sarebbero tutti giustiziati da un unico contesto: il tuo telefono. Uno dei vantaggi del metodo GTD è che ti consente di raggruppare le attività in base al contesto e di far avanzare diversi progetti utilizzando il "Gestore del contesto".

3. Elabora la tua email in lotti.

L'e-mail è una di quelle quattro attività quadrante che può davvero dirottare la tua giornata. Non controllare la tua posta troppo spesso. Questa è una ricetta per il disastro quando si tratta di produttività. Allena le parti interessate a ricevere risposte da te alle 10:00, alle 12:00 e alle 15:00 (utilizzando un messaggio fuori sede e / o un messaggio nella tua firma e-mail) e poi attenersi a questi tempi. Sarai stupito di quante "urgenti" attività "si risolvano"!

4. Prenota il tuo lavoro creativo per la mattina.

Se la tua giornata prevede un lavoro che è creativo o richiede un pensiero critico, programmalo per le tue mattine. Per la maggior parte delle persone le mattine sono il loro "prime time". Questo è il momento in cui è probabile che si ottengano le migliori scoperte e il massimo risultato in attività creative. Salvare le attività di amministrazione per più tardi nel corso della giornata.

5. Pianifica la tua giornata la notte prima di usare il tempo della boxe.

Pianificare i compiti la sera prima ti dà una distanza emotiva dal travolgente che inevitabilmente si insinua nella tua impegnativa giornata di lavoro. Pianifica le tue attività sul tuo calendario utilizzando il time boxing e aderisci al piano. Solo fare eccezioni per le emergenze!

6. Impara l'arte di dire “no”.

Sai cosa rende Apple così tanto successo? Sanno come dire "no". Dicono no a centinaia di possibili caratteristiche di design che potrebbero stipare nei loro dispositivi e distillarlo fino all'essenziale. Sono padroni dell'eliminazione. Il risultato finale? Semplicità nella forma e nella funzionalità. Questo è l'approccio che devi seguire nella tua lista delle cose da fare. Distendilo fino all'essenziale e poi vai in città per prima cosa. Pubblicità

7. Usa un timer (mi piace la vitamina R per il Mac).

Ecco un altro segreto molto potente. Tempo per te mentre lavori. Stabilisci anche tu linee temporali aggressive. Pensa che ti ci vorrà un'ora per scrivere quell'articolo. Prova a farlo in 45 minuti. Scoprirai che affinare la tua attenzione se non altro.

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8. Consuma contenuti audio durante la corsa o l'allenamento.

Usa gli audiolibri quando possibile. Dai un'occhiata all'offerta Amazon Matchmaker che ti consente di passare dalla lettura all'ebook e all'ascolto della versione dell'audiolibro mantenendo intatti i tuoi segnalibri. È un prodotto fantastico e spesso offre gli audiolibri gratuiti per andare con il tuo ebook esistente a prezzi a partire da $ 1,99.

9. Sviluppa i ritmi di messa a fuoco e riposo.

In linea con la tecnica Pomodoro, assicurati di trovare un ritmo di messa a fuoco e riposo. Tendo a mantenere le sessioni di lavoro più lunghe e le sessioni di riposo più brevi verso l'inizio della giornata. Mentre il giorno si consuma, tendo ad accorciare le sessioni di lavoro e fare pause più lunghe. Calcola il ritmo giusto per te e poi fallo.

10. Fai un controllo di produttività su te stesso.

Dopo aver sperimentato excel, note scritte a mano e alcune altre metodologie, ho trovato che il modo migliore per tenere traccia del tuo tempo è quello di ottenere la configurazione di rescuetime.com sul tuo computer. Tiene automaticamente traccia delle tue attività mentre sei online. E se decidi di passare alla versione professionale (attualmente circa $ 10 al mese) puoi anche monitorare le tue attività offline.

Devi solo tenere traccia delle tue attività per un mese per fare un audit di produttività su te stesso. Questo è sufficiente per capire come stai spendendo il tuo tempo e confrontarlo con il tuo come pensare passi il tuo tempo.

Fidati di me sarai sorpreso. Pubblicità

11. Non multitask, compito Uni.

Sconfiggiamo uno dei più grandi miti prevalenti sulla produttività. Il multitasking non funziona. Diversi studi hanno dimostrato il mito del multitasking.

Il multitasking provoca più distrazioni, attenua la concentrazione e aumenta i livelli di stress. I suoi costi superano di gran lunga i suoi benefici.

12. Usa le tue mattinate come trampolino di lancio per il successo.

Conosci il segreto dei più grandi successi? Usano le loro mattine per fare un salto nella loro giornata. Quando hanno raggiunto il loro pomeriggio, hanno completato i loro compiti più importanti. Possono anche fare un allenamento, leggere o ascoltare materiale stimolante (spesso mentre si lavora) prima di iniziare la giornata. Questo aumenta i loro livelli di energia e li prepara per il successo.

Le prime ore della giornata danno il tono. Cosa fai per vestirti quando ti svegli?

13. Identifica il tuo momento principale ed elimina le distrazioni durante quelle ore.

Sii molto chiaro su tutte le volte in cui sei più produttivo. La maggior parte delle persone si avvicina alle 10 del mattino. Quando è il tuo momento principale?

Inoltre, elimina le distrazioni per sfruttare appieno le tue ore in prima serata. Ad esempio, se trovi che la tua ora di punta è alle 10 del mattino, assicurati di non cambiare la tua email ed evitare le riunioni in quel periodo. Pubblicità

Blocca quel tempo nel tuo calendario e usalo per focalizzare il laser.

14. Sviluppa rituali che associ ad alte prestazioni.

Hai visto Rafael Nadal sistemare le sue bottiglie di bevande in modo ossessivo tra un set e l'altro a Wimbledon? Questo è un esempio di un rituale ad alte prestazioni.

I rituali sono grandi perché non comportano molte riflessioni e ti portano automaticamente nel design per il lavoro ad alte prestazioni. Trovo che questo sia uno dei modi migliori per raggiungere il 'flusso'.

15. Interrompa la procrastinazione morta in modo definitivo una volta per tutte!

Uno dei più grandi scarichi sulla vostra produttività è procrastinazione. La procrastinazione influisce sulla tua produttività in due modi. In primo luogo, perdi tempo quando stai procrastinando. In secondo luogo, e ancora più importante, il ritardo delle attività spesso comporta un costo. Ad esempio, se non ti alleni regolarmente, è più probabile che tu abbia una malattia cardiaca o un ictus. Oppure, se sviluppi compiti importanti, passerai molto più tempo a spegnere incendi che non avresti mai avuto se avessi completato i compiti prima del tempo.

Vuoi superare la procrastinazione? Usa questo approccio di consapevolezza per diventare consapevole dei tuoi schemi attorno alla procrastinazione in modo da poterli superare.

Ciò che ottieni è più importante del modo in cui ottieni

Alla fine della giornata non è il numero di compiti che si svolgono, ma quante mosse strategicamente importanti avete fatto nella vostra giornata. Si tratta di identificare gli elementi più importanti nella tua lista delle cose da fare e poi applicare questi strumenti per farli prima. Applicare gli strumenti di produttività eccellenti in modo cieco alla tua lista di cose da fare è come usare uno strumento smussato per tagliare l'acciaio. Stai sprecando il tuo tempo.

Come giudica le tue attività prioritarie e qual è il tuo hack di produttività preferito?