Cinque consigli semplici ma efficaci per la gestione della posta elettronica

Tutti oggi ricevono troppe email e trascorrono troppo tempo a occuparsene. Se hai la sensazione di perdere troppo tempo con la posta elettronica, devi rivalutare il modo in cui lo gestisci. Ecco cinque semplici suggerimenti per aiutarti a riprendere il controllo della tua casella di posta in modo da poter fare cose più importanti (e divertenti).

1. Conservalo in sei frasi

A nessuno piace leggere lunghe e-mail. Come sempre più persone stanno controllando le loro e-mail sui loro telefoni e tablet, è necessario essere sintetici con ciò che si scrive.

Cerca di tenerlo breve usando non più di sei frasi. Questo ti costringerà ad arrivare al punto. Se hai bisogno di più frasi - pensa di chiamare la persona o di avere una riunione faccia a faccia per comunicare i tuoi pensieri. Pubblicità

2. Rendi la seconda priorità

Non essere schiavo della tua casella di posta. Se lo sei, qualcun altro ha il potere di quanto siano efficaci le tue giornate e questa è una ricetta per il disastro. Il problema con le persone che trattano la loro casella di posta come elenco delle cose da fare è che le persone esterne hanno il controllo diretto su come si passa la giornata e quale sarà il carico di lavoro. Invece, dovresti essere quello in controllo.

Ecco un modo semplice per iniziare con questo: non controllare la tua posta prima cosa la mattina. Rendilo la seconda cosa, dopo aver svolto il tuo compito più importante.

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Questo primo semplice passaggio ti consente di riprendere il controllo della tua giornata. Anche se l'email è molto importante per te, prova. Se ciò significa post-posa controllando la tua email di mezz'ora - fallo. Questo è un sacco di tempo per fare un compito importante.

3. Non rispondere sempre all'istante

L'e-mail non è il mezzo migliore per le questioni urgenti: è qui che le telefonate eccellono. Tuttavia, la posta elettronica è ottima per la corrispondenza in cui non è necessaria una risposta immediata. Pubblicità

Ecco perché vuoi prendere l'abitudine di non rispondere sempre alle e-mail immediatamente. L'idea è che non si vuole condizionare gli altri che l'e-mail è un mezzo efficace per le questioni urgenti. Se l'altra persona nota che rispondi sempre alle e-mail entro dieci minuti, quella persona inizierà a presumere che lui o lei possa inviarti un'e-mail per questioni urgenti.

No.

Vuoi evitarlo il più possibile. Siate sinceri con le persone quando comunicate molto via e-mail. Dico sempre agli altri che riceveranno una risposta da me entro due giorni lavorativi. Se hanno bisogno di contattarmi per qualcosa di urgente, possono chiamarmi o mandarmi un messaggio. Altrimenti, preferisco ricevere e-mail.

4. Hotspot di posta elettronica

Se controlli costantemente la tua posta elettronica e elabori la tua posta mentre entrano, stai perdendo un sacco di tempo. Invece, dovresti controllare la tua posta in lotti. Le attività di batch sono un modo efficace di elaborare e ottenere risultati di natura simile. Ecco perché dovresti farlo così come parte del modo in cui gestisci le tue e-mail. Ecco un semplice consiglio per farlo: pubblicità

Controlla le email ad orari prestabiliti e non dedicare più di mezz'ora a ciascuna visita.

Mi piace chiamare questo concetto “hotspot e-mail” - le ore del giorno in cui elabori la posta in lotti. Ciò richiede di disattivare il tuo programma di posta elettronica e di apprendere che è possibile elaborare le email ad orari prestabiliti ogni giorno.

Queste linee guida sono flessibili a seconda del numero di email che ricevi. Se ricevi meno di trenta email al giorno, controllare la tua posta due volte in un giorno dovrebbe essere sufficiente. In un tipico 9-a-5 giorno, 10:00 (hai un'ora per fare un compito prima di controllare la tua e-mail) e 15:00 sono grandi momenti per fare questo.

5. Toccalo una volta

Il tocco una volta principio dice che ogni oggetto dovrebbe essere gestito solo una volta. Questo è specialmente il caso delle e-mail. Hai mai letto un'email, hai pensato di rispondere, posticipato e hai dovuto rileggere di nuovo l'e-mail per capire di cosa si trattasse? Succede al meglio di noi. Pubblicità

Fare questo per una email va bene. Cosa succede se devi farlo con venti e-mail? Perderai un sacco di tempo. È più efficace gestire le e-mail mentre le leggi per la prima volta. Non lasciare che le email indugino “per dopo”. Toccalo una volta. Leggi e decidi cosa fare subito. Se ci vogliono meno di due minuti per rispondere, fallo subito.

Se devi rispondere ma per qualche motivo non puoi - mettere l'e-mail nella cartella delle bozze. Questa cartella avrà tutte le email a cui hai iniziato a rispondere, ma non l'hai ancora inviata. Quando torni indietro, sai dove trovare la tua email e puoi rispondere prontamente.

(Credito fotografico: Businessman Working on Email tramite Shutterstock)