Date e GTD - Tutto ciò che devi sapere

Sono stato un fan di GTD da circa 3 anni e mezzo e con questo sono venuto a provare tutti i diversi tipi di sistemi nel corso degli anni. Eppure, in quel momento, ho anche lentamente compreso che non si tratta degli strumenti che usi, non del tutto. Quello di cui tratta GTD è capire il processo e utilizzare effettivamente il tuo sistema per fare più cose nel lavoro e nella vita.

Uno degli aspetti di GTD con cui ho avuto il tempo più difficile è l'idea delle date; che siano date di inizio, date di scadenza, tappe fondamentali, qualsiasi cosa. In GTD, il signor Allen non parla di informazioni sulla data relative ad azioni molto oltre alla breve discussione di darsi un paesaggio difficile in base al proprio calendario. Quindi, a tal fine, diamo un'occhiata al mondo di date e GTD e al modo in cui possono essere utilizzati all'interno del tuo sistema. Pubblicità

Date di inizio

Citando Merlin Mann riguardo alle date di inizio:

“Le date di inizio sono asso. Le date di inizio sono un modo per dare risalto al futuro.”

Non potrei essere più d'accordo. Le date di inizio ti consentono di pianificare le tue azioni e i tuoi progetti in modo efficace, mantenendo al contempo le cose che per te non sono così importanti o attente al tempo. Questo ti permette di concentrarti sulle cose che davvero contano al momento senza essere impantanato da compiti e progetti che sono nel tuo sistema ma non sono dovuti per settimane o addirittura mesi lungo la strada. Pubblicità

A causa della grandiosità delle date di inizio, non posso più tornare a un sistema che non supporta le date di inizio come campo per un'attività o un progetto. Le due app che mi vengono in mente sono Toodledo e OmniFocus, ma sono sicuro che ce ne sono almeno altre dodici. Se hai un sacco di azioni sui tuoi elenchi, dovresti assolutamente considerare di usare le date di inizio per metterli fuori dai piedi in modo da poterti concentrare sulle azioni e sui progetti attuali.

“Falso” Scadenze

Hai mai parlato da solo come questo per quanto riguarda i progetti?

“Vediamo. Ho un rapporto entro la fine del mese e ho almeno 10 azioni che lo accompagnano. Sto aspettando di avere notizie da John, prendere appunti dalla riunione, riassumere le note, fare una bozza, ecc. Quindi, entro la prossima settimana dovrei avere le note riassunte e il profilo completato. Darò quella data di scadenza del 27/02/11.” Pubblicità

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Quanto sopra è un buon esempio di “date di scadenza false”; si tratta di date arbitrarie impostate per le azioni all'interno di un progetto scadute prima del progetto di data di scadenza effettiva. Nella mia esperienza questi tipi di scadenza non funzionano. Quello che tendono a fare è permettere ai procrastinatori di procrastinare di più, perché quando vedono le scadenze si rimettono tutto all'ultimo minuto.

Ecco un approccio molto migliore; invece di dare tutte le date di scadenza delle azioni del tuo progetto, assicurati che le tue azioni siano “altamente fattibile”, nel senso che sono qualcosa che può essere fatto entro 10-25 minuti. Ciò aiuterà un progetto a muoversi molto più velocemente. Quello che puoi trovare è che ottieni più risultati di quanto non avresti dovuto dare tutte queste azioni con date di scadenza fasulle.

Vere date scadute

Le scadenze reali sono la data di scadenza effettiva di un'azione o di un progetto. Questi tipi di date ci vengono solitamente attribuiti dai tipi di project manager o sono impostati da te come la data in cui i progetti o le azioni devono essere completati. Pubblicità

Quando ricevo una data di scadenza per un progetto scolastico o un incarico al lavoro, lo aggiungo sempre all'azione o al progetto e cerco molto duramente di evitare la sindrome di finta data dovuta di cui ho parlato sopra. A volte nei miei appunti del progetto mi darò delle pietre miliari che dicono che se entro tale data ho un certo numero di azioni fatte, allora sono sulla buona strada, altrimenti ho bisogno di cancellare il mio registro delle attività per considerarmi su tempo. Funziona bene perché non intasa il mio sistema con scadenze fisse, ma mi consente comunque di controllare i miei progressi su azioni e progetti relativi alle date.

The Hard Landscape

Il duro paesaggio di cui parla il signor Allen è l'idea di mettere le cose sul calendario che devono essere fatte in quel particolare giorno o momento (pensa a riunioni, azioni che possono essere fatte solo in una data o un'ora singola, o promemoria per quello giorno o ora). Questo è un luogo sacro e non dovrebbe essere ingombrante di cose che non hanno una data di scadenza o azioni che penseresti che ti piacerebbe fare in una certa data.

Devo ammettere però che, se avessi un progetto di vecchia data che ha una data di scadenza, ho inserito il mio calendario come un evento per tutto il giorno. Sia esso “giusto o sbagliato” per GTD, non mi interessa davvero. Ciò che questo ha fatto per me è mettere le cose in prospettiva durante la mia rassegna settimanale di azioni e progetti che mi permette di vedere quando grandi progetti o determinate azioni sono dovute a colpo d'occhio del calendario. Oltre a queste scadenze difficili, il calendario è disponibile per qualcosa di diverso da ciò che è stato menzionato sopra.