Corso di azioni - Mappatura del flusso delle attività del giorno

Una delle cose che ho trovato elencando attività e azioni, è la difficoltà di organizzare un elenco in un flusso logico. La maggior parte della mia giornata è piena di compiti che ho bisogno o che voglio completare in un ordine specifico, e volevo un modo semplice per tracciare il flusso della mia giornata. Quando ho deciso di trovare un modo per farlo, avevo in mente diversi criteri:

• Doveva essere semplice - non volevo un sacco di opzioni o cose da riempire. Solo un modo veloce per mappare le azioni per la mia giornata.
• Doveva essere flessibile - Anche se so quali compiti o azioni voglio svolgere durante il corso della mia giornata, le cose invariabilmente escono. Quindi doveva essere in grado di adattarsi a questi elementi, senza interrompere il flusso.
• Non sarebbe basato sul tempo - ho altri modi per coprire le cose basate sul tempo. Volevo che fosse un flusso di azioni basato sulla priorità per il giorno.
• Non sarebbe basato sul progetto - Come per le cose basate sul tempo, avevo già un modo per tenere traccia dei progetti. Questo sarebbe un flusso di compiti per il giorno che potrebbe coinvolgere diversi progetti e contesti.

Una mappa del flusso di attività è nata Pubblicità

Ho giocato con diversi metodi e molti erano troppo complessi. Un ottimo approccio è il post di Chris Brogan su Mini Process Flows. Aveva alcune idee con un sapore simile a quello che volevo ottenere. Ma essendo pigro quando si tratta di scrivere cose, volevo un approccio ancora più semplice. Il mio obiettivo era creare un modulo base che potessi compilare all'inizio di ogni giornata, che mappasse ciascuno dei miei compiti o azioni nell'ordine in cui volevo completarli.

Il foglio di lavoro che ho trovato ha una serie di scatole, una per ogni attività, con una piccola freccia che indica il flusso da una casella e l'attività, a quella successiva. L'immagine sotto mostra un esempio di foglio di lavoro marcato (clicca per ingrandire).

La prima casella ha una casella freccia per il numero della pagina corrente e l'ultima casella ha una per la “continua” pagina. Quindi, se ho più di 10 azioni eseguibili in un giorno, continuo su un nuovo foglio. Pubblicità

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Per poter ospitare cose come attesa, interruzioni, riunioni non pianificate e attività posticipate, ho aggiunto caselle adiacenti attaccate con una linea tratteggiata. Ho anche incluso un piccolo cerchio per designare il tipo di interruzione. Alcuni di quelli che uso più spesso includono:

• “W” = In attesa di o @Waiting.
• “io” = Interruzione generale, comprese le telefonate che ho dovuto prendere, riunioni non pianificate, uscite a pranzo, ecc.
• “D” = Articoli posticipati, compiti che ho deciso di rimandare per una ragione (probabilmente buona).
• “P” = Impegnato su qualcun altro.

L'idea è di avere una mappa prontamente disponibile della mia giornata, con ogni compito disposto e che scorre nel prossimo. Mentre compio un compito, cancello fuori la scatola. Originariamente avevo la casella di controllo per contrassegnare gli oggetti completati, ma non era così gratificante come cancellare tutto. Mentre il giorno avanza posso vedere chiaramente cosa ho completato e cosa resta da fare.

Se non riesco a completare tutte le attività entro la fine della giornata, inizio semplicemente da dove mi sono interrotto il giorno successivo, quindi inizio una nuova pagina per i nuovi compiti per quel giorno. Pubblicità

Ho recentemente iniziato a combinare il foglio di lavoro Task Flow con una versione modificata del modulo di progetto DYI Planner. Utilizzo il modulo del progetto per tenere traccia dei progressi complessivi per ciascun progetto, quindi carica il modulo Flusso di attività con le attività che devo affrontare ogni giorno. È stato enormemente aiutato a semplificare il mio processo.

Per me, affinché un sistema sia utile, deve essere semplice - qualcosa che non aggiunge solo un sovraccarico alla mia giornata. Avere un modo di tenere traccia delle attività che è chiara e diretta, e che mi consente comunque di lavorare nel modo preferito, mi ha aiutato a creare un sistema che effettivamente utilizzo.

Foglio di lavoro del flusso di attività - Formato PDF Pubblicità

Tony D. Clark scrive, disegna cartoni animati, progetta software e siti web e passa molto tempo a parlare con gli altri di lavorare da casa, essere creativi e fare ciò che amano. Il suo blog Success from the Nest si concentra sull'aiutare i genitori che vogliono fare un lavoro significativo da casa e avere più tempo per le loro famiglie e i loro sogni.