Risposte predefinite quali e-mail dovresti standardizzare?

Ho un'intera serie di risposte standard che ho tagliato e incollato nelle e-mail. Ci sono alcune richieste di informazioni, ad esempio, che mi vengono regolarmente fornite. Non ho alcun interesse a ridigitare lo stesso messaggio ancora e ancora, quindi ho salvato le mie e-mail di uso comune e ho appena tagliato e incollato. Gmail ha reso questo intero processo molto più semplice questa settimana con la nuova funzionalità di risposta automatica disponibile da Google Labs. L'ho acceso e ho convertito tutti i miei messaggi salvati in risposte predefinite. Mi ha dato l'opportunità di dare un'occhiata ai messaggi che uso abitualmente, e ho pensato di condividerli con te. Pubblicità

Le mie email standard

1. Disponibilità - Ogni volta che qualcuno vuole incontrarsi, di persona, al telefono o online, trovo più semplice incollare la mia normale disponibilità e i migliori orari per le riunioni. Ho modificato l'e-mail dopo aver ottenuto la mia normale disponibilità elencata; dopotutto, potrei prendere in considerazione un appuntamento non ricorrente. Ma per molti di noi, una email generale su quale ora del giorno siamo liberi non cambierà molto di settimana in settimana.
2. Moduli: ho un paio di rapporti che devo inviare una volta alla settimana. Ho creato moduli di testo di base, in cui aggiungo solo le informazioni della settimana corrente. Faccio qualcosa di simile con le mie fatture, ma devo fare molta attenzione per assicurarmi che i miei libri e le mie e-mail combacino.
3. Email infelici - Ci sono un sacco di e-mail che odio dover inviare e le ho raggruppate tutte nella mia pila di e-mail "fastidiose". Ho ricevuto email form per ricordare ai clienti che i pagamenti sono in ritardo, che qualcuno ha violato il mio copyright e tutte le altre lettere che dieci anni fa avrei appena fatto con Xerox e inserito in una busta.
4. Cover Letters - Come freelance, sono praticamente sempre alla ricerca di lavoro. Conosco un paio di impiegati a tempo pieno che sono anche a caccia continua. Abbiamo tutti l'abitudine di cercare un lavoro che ci adatti e che risponda con una lettera di presentazione, un curriculum e alcuni campioni. È estremamente raro che io scriva una lettera di copertura da zero. Sono abbastanza fiducioso nella mia lettera di copertura; mi ha già fatto un sacco di lavoro Ci sono alcuni lavori che non faccio altro che cambiare il nome in alto prima di inviare la mia email.
5. Siti web - Appartengo a un paio di siti web che ricevo regolarmente e-mail da cui devo rispondere. Uno, ad esempio, è un sito che mi consente di scambiare libri. Devo inviare email ad altri membri per scambiare regolarmente le informazioni di spedizione. Questa categoria di e-mail è una delle ragioni per cui sono particolarmente entusiasta di Canned Responses: voglio impostare i filtri per gestire la risposta a tali e-mail automaticamente senza che io debba fare nulla se non andare all'ufficio postale. Craigslist è il tipo di sito per cui è particolarmente indicata una risposta predefinita.
6. Progetti - Quando sto iniziando un nuovo progetto, c'è una piccola domanda generale che mi piace iniziare, in modo che tutti gli interessati abbiano un'idea simile di ciò su cui stiamo lavorando. Mentre quelle domande generalmente non costituiscono una e-mail completa che avvia un progetto, mi piace poterle rilasciare facilmente. Ho alcuni altri bit e parti di testo che sono utili sulle e-mail per molti progetti diversi, come richieste per determinati tipi di informazioni necessarie per procedere.

La chiave è la personalizzazione

Ho un sacco di altre e-mail standard. Ma non voglio che tu abbia l'idea di inviare solo email form - che non ho mai pensato ai messaggi che invio. Con solo poche eccezioni, è piuttosto raro che io invii una delle mie risposte standard senza aggiungere, modificare o in genere cambiare la pagina. Nella maggior parte dei casi, le mie risposte standard sono più modelli che lettere formali. Pubblicità

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Ho iniziato a utilizzare i modelli come un modo per ridurre il tempo trascorso a fissare la mia casella di posta elettronica. Se ho almeno un punto di partenza per le e-mail più comuni che ricevo, riesco a digitare l'intera e-mail in breve tempo. Posso rispondere a un giorno intero di e-mail in metà del tempo che sarebbe necessario se avessi iniziato da zero su ognuno di essi. Ultimamente, sembra che mi ci vorrà più tempo per copiare e incollare una risposta di quanto non faccia per me a ritoccare quel messaggio per il suo destinatario. Pubblicità

Se penso di aver dovuto rispondere due volte alla stessa domanda, in genere risparmio la mia risposta. Ho un file abbastanza sano ora - anche se alcune delle mie risposte non sono effettivamente utili su base regolare. Ma ho scoperto che, come il mio stack di e-mail standard è cresciuto, ho una sorta di risposta del modello per il 90 percento dell'email che ottengo.

Canned Response renderà questi modelli più facili da gestire, penso: ho utilizzato semplici file di testo, TextExpander e persino bozze nel mio account Gmail per cercare di gestire le mie risposte standard. Sebbene tutte queste opzioni siano a posto, nessuna di queste è ottima - non sono state create con questo compito in mente. Ma Canned Response è davvero realizzato con questo approccio alla posta elettronica in mente. Questi altri metodi continueranno a funzionare, tuttavia, se non sei interessato a utilizzare Gmail.