Stai sabotando le scadenze del tuo progetto facendo questo errore comune?

A volte accade l'inevitabile: non importa quanto tu abbia lavorato duramente sul tuo progetto, non sei in grado di rispettare la tua scadenza. Quando si analizzano i motivi di ciò, si nota che esiste una dipendenza esterna che ha causato il ritardo. Soprattutto se si è tentato di consegnare questo progetto a un cliente, potrebbe non essere apprezzato a causa della scadenza mancata.

Ciò che rende ancora più frustrante questa situazione è il fatto che tu sapessi di aver fatto la tua parte correttamente, ma il ritardo è stato causato da un fattore esterno. Non c'è da meravigliarsi se ti stai arrabbiando quando si verifica questa situazione. Eppure, devi fare un controllo di realtà e intervenire davanti allo specchio.

Perdere il momento

Quando lavori da solo e non ci sono interazioni o dipendenze da altre persone, le cose sono piuttosto semplici: sei solo responsabile di rispondere a te stesso se perdi la scadenza che hai fissato per finire il tuo progetto. Pubblicità

Tuttavia, è un gioco completamente diverso quando il tuo progetto ha dipendenze da altre persone. Quindi non si tratta solo di te e se riesci a svolgere il tuo lavoro in tempo - il contributo degli altri influisce anche sul progetto e se è o non è finito in tempo per rispettare la scadenza specifica.

La principale causa di frustrazione in questa situazione è che il contributo concordato non viene consegnato in tempo. Oppure, se ti rispondono, non rispettano le scadenze concordate originali. Ciò potrebbe avere gravi conseguenze per i progressi del tuo progetto. Nel peggiore dei casi, il tuo progetto potrebbe addirittura fermarsi completamente, fino a quando il contributo esterno non sarà completato.

Non incolpare gli altri

Alla fine questi problemi sono causati da deleghe e comunicazioni inefficienti. E non importa quanto tu voglia incolpare gli altri per rallentare il progetto, anche tu devi dare un'occhiata allo specchio.

Chiedilo a te stesso: Hai delegato in modo efficiente? Il lavoro delegato ha avuto la priorità in modo appropriato? La tua comunicazione era chiara? Quando ti aspettavi che gli altri ti tornassero? Hai seguito i progressi? Pubblicità

Quindi, anche se altri potrebbero fare parte del lavoro, alla fine siete voi che siete responsabili di essere al comando e prevenire potenziali ritardi il più possibile.

Concentrarsi sulla corretta delegazione

Per comprendere meglio le dipendenze del progetto, sedetevi per un momento e analizzate tutti gli scenari possibili in cui è necessario l'aiuto di un estraneo: è la progettazione grafica? È una correzione? Sta configurando il tuo sito WordPress?

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Raccogli tutte le dipendenze in un elenco e ottieni una migliore comprensione di ciò che è necessario quando, in modo che il progetto continui a scorrere bene.

Quindi, dai la priorità alle delegazioni. Fare in modo che il lavoro delegato venga svolto prima possibile è in grado di prevenire la maggior parte dei ritardi imprevisti nel progetto. Pubblicità

Quando si inizia a delegare, anche la comunicazione è una chiave. Esprimere chiaramente ciò che si desidera e da quando si riducono tutte le ipotesi non necessarie e tutti sono sulla stessa linea quando si tratta di incarichi e scadenze.

Inoltre, prova a lavorare con partner affidabili. A volte potresti dover lavorare con qualcuno che non sapevi prima. Tuttavia, se è possibile, scegli qualcuno con cui hai già familiarità e di cui ti fidi. Ciò riduce le potenziali situazioni in cui il lavoro non viene svolto entro i termini concordati.

Infine, disponi di un piano di backup per il tuo lavoro se tutto non va come previsto. In questo modo puoi concentrarti a fare qualcos'altro, fino a quando il contributo esterno è fatto.

Prepara il tuo progetto senza ritardi

Ecco i passaggi per evitare ritardi nel progetto e delegare correttamente il carico di lavoro. L'obiettivo qui è di ridurre al minimo il tempo perso e delegare il più efficacemente possibile. Pubblicità

1. Siediti. Prendi un appuntamento con te stesso e fai un elenco di tutte le dipendenze (ad altre persone) che esistono all'interno del tuo progetto. Questo ti aiuta a costruire il giusto ordine di marcia per le tue attività di progetto.
2. Avere un piano B. Calcola il tuo piano B in caso di ritardi nel tuo progetto. Ad esempio, se il grafico che lavora sul logo della tua azienda si ammala e sta per andare in malattia per i prossimi sei mesi, cosa farai in quella situazione? È di fondamentale importanza pianificare in anticipo in modo da essere preparati meglio per battute d'arresto inattese.
3. Scegli partner affidabili. Con chi hai lavorato prima? C'è un web designer valido e affidabile che potrebbe fare il lavoro di progettazione per te? Hai una persona preferita che sta facendo la correzione di bozze? Cerca di lavorare con quelle persone se possibile. In effetti, prova ad avere una posizione centrale per i tuoi dipendenti esterni fidati (ad esempio: archiviati in Evernote). In questo modo puoi trovare facilmente la persona giusta per il lavoro. D'altra parte, se devi trovare qualcuno con cui lavorare (per esempio attraverso Elance, Fiverr o oDesk), prova a cercare le esperienze e le recensioni degli utenti prima di scegliere il tuo professionista.
4. Dare priorità al lavoro di dipendenza. Una volta che si è a conoscenza delle dipendenze, è tempo di assegnarle la priorità nell'elenco delle attività del progetto. Se possibile, cerca di toglierti i compiti delegati non appena possibile. Se il tuo input è necessario prima che l'attività possa essere delegata, assicurati di occuparti di quelle attività che possono essere trovate nella parte superiore dell'elenco delle attività.
5. Comunicare chiaramente. Quando assegni il tuo lavoro, fornisci informazioni sufficienti per il tuo lavoratore assunto. Niente è più inefficiente del fornire troppi pochi dettagli per guidare coloro con cui lavori, il che porta a una corrispondenza e-mail non necessaria. Ciò a sua volta causa i ritardi, in quanto l'altra persona non può continuare con il proprio lavoro. Inoltre, fornire le informazioni necessarie in modo chiaramente articolato. Ad esempio, se c'è una scadenza che deve essere soddisfatta, comunicare in modo chiaro, in modo che l'altra persona non debba fare false ipotesi su quando il lavoro deve essere restituito.
6. Fai i dovuti controlli. La delega è molto più di un semplice compito: si tratta anche di follow-up. Conoscete veramente l'ultimo stato del vostro compito? Sarà davvero fatto nel tempo? Per automatizzare quanto segue, utilizzare servizi come follow-up.cc o FollowupThen per gestire i follow-up in modo semplice. È inoltre possibile utilizzare il calendario o l'applicazione dell'elenco attività (se ne si utilizza uno) per impostare i promemoria.
7. Conoscere i canali di escalation. Sai cosa fare quando non stai ricevendo il lavoro in modo tempestivo? Sapete a chi aumentate il problema se il lavoro non viene svolto? Ad esempio, in Elance ci sono diversi livelli per la gestione delle controversie. Cerca di capire questi canali in anticipo, nel caso le cose si complicassero.

Conclusione

Come puoi vedere, a volte i ritardi del tuo lavoro sono legati ad altre parti che lavorano al tuo progetto insieme a te. La maggior parte di questi ritardi può essere prevenuta effettuando alcuni progetti in anticipo e dando priorità alle attività e con una chiara articolazione. Anche se altri potrebbero aver causato i ritardi, è in ultima analisi il tuo compito ridurre al minimo questi ritardi.

È il tuo turno ora: Come gestisci le dipendenze con le altre persone che lavorano al tuo progetto? Come ti assicuri che i compiti che gli altri stanno facendo siano fatti in tempo?

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(Credito fotografico: Computer Sabotage with Grenade via Shutterstock)