Torna alla documentazione di riferimento

Una delle più grandi fonti di disordine in quasi tutti gli ambienti dell'ufficio è il lavoro non documentato. Penso che ognuno soffra almeno un po 'della sindrome di Keep-It, quell'orrenda sofferenza che ci fa assorbire ogni pezzo di carta che attraversa le nostre scrivanie con un potere misterioso che rende quasi impossibile buttare via qualsiasi cosa.

Almeno parte del problema è indeciso. Molti dei documenti che conserviamo non sono realmente necessari, ma lo manteniamo “nel caso in cui” abbiamo bisogno di loro lungo la strada. Dal momento che non sono particolarmente utili, sono difficili da organizzare in modo significativo, quindi si accumulano o vengono spinti in una scatola da scarpe o stipati in uno schedario ribelle in nessun ordine particolare.

Ma questa è solo una parte del problema. Un problema più profondo è sapere che abbiamo bisogno di qualcosa, ma non sapere come archiviarlo in un modo che lo toglie dalla nostra direzione quando non ne abbiamo bisogno ma lo rende facile da recuperare in un momento in cui fare bisogno di essa. Il timore di perdere qualcosa di importante, o di dimenticarlo, può essere paralizzante, e spesso ci porta a lasciare più cose di quante ce ne siano. Pubblicità

Il deposito è probabilmente il compito più facile, meno ponderato che si possa fare in un ufficio, ma poiché così tanto è a rischio, crea una grande quantità di ansia - e praticamente in ogni ambiente d'ufficio in cui io abbia mai lavorato, quell'ansia ha ha contribuito notevolmente al fallimento del processo di archiviazione.

Quindi che si fa?

Prima di tutto, dobbiamo distinguere tra diversi tipi di carte. I primi sono file di progetto, di cui ho discusso in precedenza: questi devono essere a portata di mano e di solito sono i più facili da capire. Il secondo sono documenti ufficiali - fatture, fatture, ricevute, moduli, relazioni, verbali delle riunioni, ecc. Questi tendono anche a cadere in categorie naturali che si suggeriscono e sono facili da sviluppare un sistema di archiviazione intorno.

La vera area problematica in termini di archiviazione è il materiale di riferimento. Materiale di riferimento è tutto ciò che contiene informazioni di cui abbiamo bisogno o che avremo bisogno ad un certo punto e che avranno un'applicazione al di là del loro uso immediato. Per me, uno dei principali materiali di riferimento - stiamo parlando di circa 10.000 pagine qui - sono articoli accademici e appunti che ho collezionato da quando ho iniziato la scuola superiore oltre un decennio fa. Come accademico, uso questo materiale per scrivere articoli, ricercare argomenti per la presentazione in classe e provocare nuove idee, ma niente di tutto ciò mi serve se non trovo quello che cerco quando cerco esso. Pubblicità

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Il sistema che immediatamente suggerisce se stesso è alfabetico, e per anni è stato così che ho organizzato la maggior parte delle mie carte: in ordine alfabetico per cognome dell'autore, proprio come i miei libri. Il problema con questo sistema è che mentre è facile capire dove vanno a finire i nuovi documenti - basta guardare il cognome dell'autore - il recupero dei file è un problema. Se voglio informazioni sui tabù del cibo nel Sud Pacifico, per esempio, devo ricordare che Margaret Mead ha scritto su questo argomento. Mead è facile da ricordare - lei è probabilmente la più famosa di tutti gli antropologi - ma se il foglio che voglio è qualcosa che ho guardato da un autore di cui non ricordo il nome, forse uno studente laureato in un'università oscura?

Per risolvere il problema del recupero, ho riorganizzato molti dei miei file in base all'argomento principale. Questo è il sistema raccomandato da David Allen Finire di fare le cose, e aiuta molto il recupero. Dopo diversi anni di archiviazione basata su argomenti, avevo diversi cassetti ben organizzati con cartelle disposte in ordine alfabetico per argomento: “Colonialismo” dopo “Guerra fredda” e prima “Counter-Insurgency”. Trovare una cartella piena di riferimenti su qualsiasi argomento particolare è stato un gioco da ragazzi.

In cima allo schedario, però, c'era un mucchio crescente di carte non riempite. Un file-able carte. Documenti che si occupavano in modo uguale di due o più argomenti, documenti che non si prestavano a titoli di argomento facilmente ricordati, e così via. Come nota Allen, se occorrono più di pochi secondi per archiviare qualcosa, le probabilità che lo farai diminuiranno drasticamente - l'archiviazione deve essere veloce, facile e persino divertente, o resisteremo a farlo. Il che significa che siccome la mia pila di lavoro che non riuscivo a classificare, etichettare e archiviare in pochi secondi cresceva, diventavo sempre più resistente nei confronti del deposito.

E così il mio impero di carta cadde. Pubblicità

Inserisci il Paper Dragon

Il sistema che sto iniziando a implementare è ispirato al sistema utilizzato dal software di gestione dei documenti Paper Tiger. Nel sistema Paper Tiger, i file sono numerati e archiviati dal basso verso l'alto. Ogni nuovo documento o gruppo di documenti entra nella successiva cartella vuota disponibile e una descrizione dei contenuti e delle parole chiave viene inserita sotto il numero di quella cartella nel database del software. Quindi, la mia cartella piena di risorse sulla contro-insurrezione potrebbe essere nella cartella 08174; per trovarlo, cerco semplicemente il database “controinsurrezione”, che mi dirà esattamente dove sono i documenti che mi servono.

Il software Paper Tiger non è economico: la versione completa dei singoli utenti finali è di circa $ 170. Invece, sto creando un semplice foglio di calcolo, con colonne come segue:

Cartella # | Titolo | Autore | Parole chiave | Gli appunti

La colonna del numero di cartella è già numerata a 1000 (o 01000, in realtà - posso aggiungere più numeri fino a 99.999 se ne ho bisogno. Sto pensando a lungo termine, qui!). L'idea è che per trovare qualsiasi cosa, posso cercare CTRL-F. Più tardi, posso creare query sul tavolo, ma per ora, un semplice “trova nella pagina” la ricerca dovrebbe essere sufficiente. In seguito, posso importare l'intero shebang in Access o qualche altro database - forse diventerò pazzo per un fine settimana e lo importerò in MySQL e scriverò un front end Ruby on Rails! (Ho sempre voluto imparare Ruby on Rails ...) Pubblicità

The Paper Tiger è essenzialmente un sistema di tagging per i documenti fisici (anche se tecnicamente potrebbe essere esteso per coprire i documenti digitali sul mio PC o, in effetti, qualsiasi elemento dovunque io volessi catalogare, ma l'importante è che risolve entrambi i problemi di archiviazione - senza essere limitato a un argomento di argomento, non devo più preoccuparmi di non riuscire a trovare qualcosa perché l'ho archiviato sotto “Imperialismo” e cercalo sotto “Colonialismo” - e il problema del recupero: l'unica competenza di cui ho bisogno per trovare un file è il conteggio.

E tu? Come hai risolto i tuoi problemi di archiviazione - o hai? Cosa non ha funzionato per te in passato (o nel presente), e cosa ha? Fateci sapere che ne pensate nei commenti.