7 consigli di un manager per un progetto di successo

Sono Simon e sono un account executive di Higher Click. In precedenza, ho lavorato per una delle più grandi compagnie assicurative del mondo. La mia posizione attuale è tra un ruolo puramente manageriale e quello di un dirigente, quindi sono coinvolto in un bel po 'di gestione del progetto. Questo articolo riassumerà tutto ciò che ho imparato nel corso degli anni.

Il principale compito di un project manager è portare a termine un particolare progetto, sia in tempo che nel budget. Ci sono tutti i tipi di fattori che possono far deviare un progetto dalle sue tracce, sia interne che esterne, ma si possono prendere delle misure per garantire che il tuo progetto subisca il minor disordine possibile. Pubblicità

Con la pianificazione e la preparazione, puoi mettere il tuo progetto nella migliore forma anche prima di iniziare e, si spera, ridurre al minimo i tipi di interruzioni che possono far deragliare i piani migliori. Un lavoro adeguato prima di iniziare un progetto può anche garantire che eventuali eventi imprevisti possano essere gestiti in modo rapido ed efficiente.

1. Assicurati di avere tutti i dettagli del progetto in anticipo

Uno scopo del progetto completamente dettagliato, con l'approvazione di tutte le parti interessate, è una necessità. Assicurati che l'ambito includa tappe intermedie, una tempistica dettagliata e un budget sufficiente a coprire tutto il lavoro richiesto.
Se trovi tutto per iscritto all'inizio del progetto, hai una base eccellente su cui costruire. Il cambiamento è inevitabile, ma devi mantenere il controllo e far notare quando il progetto inizia ad assomigliare a qualcosa di completamente diverso da ciò che era stato originariamente delineato. Questo è fondamentale per evitare il disastro se il tuo cliente tende verso “portata creep,” che è quando qualcuno chiede “solo un'altra piccola cosa” ripetutamente, fino a quando lo sforzo è diventato molto più o diverso da quando è iniziato.
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2. Stabilire aspettative realistiche

Una PM che conoscevo un tempo era affezionata a dire, “Puoi avere due dei tre: buono, veloce, economico. NON PUOI avere tutti e tre.”
Assicurati che tutti nel team, incluso il cliente, comprendano i limiti del progetto. Puoi completare un compito con successo nei tempi e nei limiti del budget, purché le aspettative siano ragionevoli. È molto probabile che tu non possa fare miracoli se le aspettative non sono ragionevoli e ti metteresti solo in caso di fallimento del progetto. Non iniziare il tuo progetto con un fallimento quasi predestinato.

3. Stabilire criteri misurabili e riferibili per il successo

Come puoi sapere se il tuo progetto avrà successo se non hai modo di misurare il successo? Avrai bisogno di traguardi intermedi, specialmente per uno sforzo che durerà a lungo, in modo che tu possa determinare se stai seguendo la pista o allontanandoti dagli obiettivi del progetto.
È necessario disporre di checkpoint interni e checkpoint del cliente. Non abbandonare mai il feedback di un cliente fino alla fine del progetto, a meno che non si voglia rischiare di dover rielaborare componenti sostanziali se il cliente non è felice. Pubblicità

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4. Selezionare i membri del team e assegnare le responsabilità con attenzione

Raccogli le tue risorse umane e assicurati che i set di abilità siano allineati con i ruoli richiesti. Questo è un primo passo importante: se assegni la persona sbagliata a un'attività, stai riducendo le tue possibilità di successo prima ancora che il progetto inizi.
Assicurati che ogni membro della squadra sia chiaro su cosa ci si aspetta da loro e quando. Incoraggiali a fare domande per chiarire tutto ciò che può essere incerto e venire da te ogni volta che qualcosa sembra fuori posto o andare storto. La comunicazione chiara e aperta è mission-critical.

5. Abbraccia il tuo ruolo di leader

Sei il direttore di questo progetto, quindi assicurati di recitare la parte e non lasciare che nessun altro membro del gruppo asserisca il dominio sulla tua posizione. Il tuo compito è trarre il miglior lavoro dai membri del tuo team, quindi sei un allenatore, un mentore e un motivatore. Potrebbe essere necessario coltivare un'atmosfera di squadra tra le persone che non hanno lavorato insieme prima, quindi assicurati di includere esercizi di team building, se necessario. Anche tu sei il contatto con il cliente, quindi sii accurato nelle comunicazioni sia internamente che esternamente.
Assicurati di fornire una leadership forte e calma alla tua squadra se il tuo progetto incontra turbolenze. È molto più difficile essere un grande leader nei momenti di stress, ma è esattamente quando la tua squadra ha più bisogno di te. Pubblicità

6. Gestire i rischi del progetto

Si spera che tu abbia definito i rischi più probabili durante la preparazione del progetto, in modo da avere già piani di emergenza in atto per determinati eventi. Se riesci a vedere quando un rischio è imminente, puoi prendere misure preventive per evitarlo, oppure puoi rapidamente intervenire con misure correttive se necessario.
Sii pronto a fermare un progetto se il rischio diventa inaccettabile. Parte del tuo ruolo di leader è sapere quando le cose hanno iniziato a muoversi inesorabilmente verso un punto di fallimento.

7. Valutare il progetto una volta completato

Una volta che un progetto è stato completato, è importante farlo a “post mortem” rapporto, anche se è solo per scopi interni. È possibile individuare ciò che è andato bene e ciò che è andato storto, determinare cosa avrebbe potuto o dovuto fare in modo diverso e stabilire le migliori pratiche da utilizzare nelle imprese future.