9 suggerimenti su come scrivere e-mail efficaci per ottenere quello che vuoi

Con miliardi di email inviate ogni giorno, non sorprende che le nostre e-mail non abbiano l'impatto che vorremmo. Come forma di comunicazione, sono veloci, convenienti e accessibili a tutti, ma sono efficaci? Possono essere se sei disposto a seguire alcune semplici regole per scrivere email efficaci.

1. La lunghezza conta

Indipendentemente da ciò che dici, le dimensioni contano. Siamo stati tutti destinatari di una lunga e-mail, sai quella che ti fa sospirare ancor prima di iniziare a leggerlo? Mettendo troppo in una email otterrà una reazione negativa fin dall'inizio. Mantieni la tua email breve. Se hai un numero di argomenti da discutere, prendi in considerazione la possibilità di scrivere un numero di email. È più facile rispondere e trattare un oggetto alla volta piuttosto che bombardare una persona con un'inquisizione. Pubblicità

2. Sii chiaro

Arrivare al punto e arrivare rapidamente. Fai sapere alla persona di cosa tratta l'email nella prima frase; non farlo aspettare. Arrivare al punto rapidamente avrà interesse. Se c'è un'azione richiesta dal ricevente, digli che, se una persona è chiara su ciò che è richiesto, agirà più rapidamente.

3. Ottimizza le righe dell'oggetto

Scrivere chiare linee tematiche aiuterà nella chiarezza richiesta per comunicazioni efficaci. Come puoi informare il destinatario del contenuto della tua email. Pensa alla tua linea tematica come a un titolo di un giornale: devi attirare l'attenzione velocemente. Scrivi un argomento che abbia un significato e non abbiate paura di modificare una riga dell'oggetto se l'oggetto iniziale dell'e-mail non è più pertinente. Se una email va avanti e indietro e il contenuto e la pertinenza cambiano, cambia l'argomento. In caso contrario, il destinatario potrebbe confondersi sul contesto e interpretare erroneamente l'e-mail. Pubblicità

4. Non inviare immediatamente

Se si invia un'e-mail importante, non inviarla immediatamente dopo la scrittura. È consigliabile prendere il tuo tempo e leggere la tua email. In alternativa, chiedi a qualcun altro di leggerlo per te. Se stai scrivendo su un argomento delicato, coinvolgi l'opinione di qualcun altro per assicurarti che il tono della tua email sia il tono che intendi. E non dimenticare di considerare se un'e-mail è la giusta forma di comunicazione.

5. Tempo giusto

Considerare sempre i tempi. Questo dipenderà dall'obiettivo della tua email. Non ti vuoi perdere in una casella di posta in eccesso. I lunedì mattina sono occupati perché le persone si stanno avvicinando alla settimana precedente. Le sere del venerdì sono rischiose in quanto le persone partono presto per il fine settimana. Pensa alla persona che riceve l'email in relazione alla tua materia, quando si adatta a lei o a lei per leggere il tuo contenuto? Pubblicità

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6. Includi informazioni pertinenti

Ricorda di includere tutte le informazioni e i collegamenti pertinenti. Se stai chiedendo a qualcuno di fare qualcosa per te e tu non includi i link, la probabilità è che lui o lei non si preoccupi. Ricevo regolarmente e-mail da persone che vogliono che controlli il loro software o il loro sito Web e si sono dimenticati di inviarmi il link al loro sito web. Le persone sono carenti di tempo; renderlo facile per loro.

7. Dare e prendere

Non solo inviare e-mail quando stai chiedendo qualcosa. Considera l'altra persona. Se ti sento solo quando vuoi qualcosa, potrei non rispondere così bene alle tue richieste. Pensa come puoi aiutare gli altri. Se hai clienti, invia loro articoli o informazioni pertinenti quando li incontri. Tieniti fresco nelle loro menti. Se vuoi vendere a qualcuno chiedi prima cosa puoi fare per loro prima di chiedere loro di comprare da te. Ogni relazione implica dare e avere. Pubblicità

8. Usa [EOM]

Se hai un breve messaggio per inviare qualcuno, considera di utilizzare solo la riga dell'oggetto e [EOM]. [EOM] abbreviazione di “Fine del messaggio.” Se vuoi dire a qualcuno che hai ricevuto il suo messaggio o che sei chiaro su cosa devi fare, puoi provare quanto segue:
SOGGETTO: Hai ricevuto il tuo messaggio, mi prenderò cura di lui [EOM]
Ciò farà risparmiare tempo al ricevitore non dovendo aprire l'e-mail. Ogni secondo salvato aggiunge minuti, ore e giorni che potresti utilizzare per fare qualcos'altro.

9. Gestisci le tue e-mail

Se sei una persona che non ha il controllo delle tue e-mail, probabilmente scoprirai che le e-mail che invii non ricevono la risposta che desideri. Se non rispondi tempestivamente alle altre persone probabilmente non avranno il rispetto per te o per le tue comunicazioni che vorresti avere.

In sostanza, email efficaci, come ogni forma di comunicazione dovrebbero essere chiare, concise e cortesi. Tieni a mente queste regole quando scrivi le tue e-mail e non puoi sbagliare.

Credito fotografico in primo piano: Laptop Stock Image di ChefMattRock tramite flickr.com