7 modi per garantire una comunicazione efficace sul lavoro

A volte individuare gli ostacoli alla comunicazione al lavoro può essere abbastanza facile. Quando l'errore di comunicazione non viene affrontato, è possibile vederlo sotto forma di conflitto sul posto di lavoro o di riduzione della produttività. C'è una tendenza al malfunzionamento che si verifica quando c'è poca trasparenza. E a volte questo potrebbe non essere intenzionale.

“L'eccellenza sta facendo straordinariamente bene le cose ordinarie.” - John W. Gardner

Molte persone pensano di essere comunicatori efficaci perché sono andati a scuola o hanno una certa esperienza lavorativa, ma in realtà hanno ancora difficoltà a influenzare gli altri con il loro messaggio. Il risultato di una comunicazione inefficace è l'opportunità mancata, il tempo perso e le risorse sprecate - tutto perché non hanno avuto conversazioni di grande impatto.^[1]

Potresti notare una serie di fattori che influenzano la comunicazione chiara, efficace e trasparente sul lavoro: caratteristiche personali, distanza fisica, messaggio in sé, contesto, gergo usato e cultura. Di seguito sono riportati 7 modi per garantire una comunicazione efficace sul lavoro in modo da poter creare un ambiente di lavoro efficiente, produttivo e inclusivo.

1. Conosci bene il tuo pubblico

Capire il tuo pubblico è essenziale per una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Questo vale per comunicazioni verbali e scritte, presentazioni, e-mail giornaliere, annunci di società o aggiornamenti di stato sui progetti.

Il fatto che il tuo messaggio venga effettivamente comunicato o ben ricevuto deriva dal comprendere a cosa interessa il tuo pubblico.

• Con chi stai prendendo di mira la tua comunicazione?
• Qual è l'intento del tuo messaggio?
• Cosa hanno bisogno di sapere?
• Che cosa hai bisogno che facciano?
• Qual è il modo migliore per comunicare il messaggio al tuo pubblico?
• In che modo il tuo pubblico percepirà o interpreterà il messaggio?
• In che modo il tuo pubblico si sentirà, penserà e reagirà quando riceverà il tuo messaggio?

Per rispondere a queste domande, dovrai pianificare in anticipo, ricercare e osservare i comportamenti del tuo pubblico. Ad esempio, il tuo approccio alla comunicazione con il tuo team o con i tuoi pari sarà probabilmente diverso da come comunichi al tuo leader perché questi gruppi hanno interessi diversi.

2. Cercare di capire la situazione e chiarire

Prenditi il ​​tempo per essere riflessivo e intenzionale. Prima di comunicare al lavoro, è essenziale fermarsi, comprendere la situazione, chiarire e provare empatia. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a comunicare efficacemente al lavoro: pubblicità

Essere curioso. Fai domande aperte a partire da "cosa" e "come" per raccogliere informazioni. Le persone tenderanno ad essere più descrittive con le loro risposte. È quindi possibile chiedere domande di sondaggio aperte per ottenere più contesto. Più comprendi, più è probabile che sarai in grado di personalizzare un messaggio adatto che risuoni con il tuo pubblico.

Impara come un bambino. Normalmente, i bambini non hanno conoscenze pregresse su ciò che stanno per imparare. C'è un senso di umiltà nel loro approccio di apprendimento. Prendi lo stesso approccio quando ti metti nei panni del pubblico mentre cerchi di capire la loro situazione. Sii aperto, pronto e disposto a vedere la prospettiva del tuo pubblico.

Controlla le tue ipotesi. La tua ampiezza di esperienza potrebbe offuscare le tue percezioni e giudizi. Sfida le nozioni preconcette sul tuo pubblico. Determina con chi hai bisogno di parlare o quali ricerche devi condurre per verificare se le tue supposizioni sono vere. Assicurati di creare spazio per la comprensione prima di passare all'azione.

Sii inclusivo. Le persone vogliono appartenere, sentirsi incluse e apprezzate sul posto di lavoro. Sii attento a garantire che le idee di tutti vengano catturate. Ad esempio, se ti trovi in ​​una riunione per chiedere suggerimenti, assicurati che vi sia un tempo sufficiente affinché tutti possano condividere la loro risposta. Se si esaurisce il tempo, indicare nella riunione che ci si connetterà più tardi.

3. Ascolta su più livelli

“La maggior parte delle persone non ascolta con l'intento di capire; ascoltano con l'intento di rispondere” - Stephen R. Covey

Probabilmente hai familiarità con questi semplici consigli di ascolto attivo. Tuttavia, quando ci sentiamo sopraffatti dal rispettare le scadenze, le priorità o la creazione, è facile essere sul pilota automatico e perdere i messaggi chiave che possono aiutarti a comunicare efficacemente al lavoro. Di seguito sono riportati i promemoria per continuare a praticare:

Parafrasi. Conferma la tua comprensione del messaggio ripetendolo o riformulandolo con parole tue. Se ci sono discrepanze tra le parti, questo è il momento di chiarire.

Sonda. Fai domande se ritieni che ci siano informazioni mancanti di cui potresti aver bisogno. Pubblicità

Chiarire. Se non capisci completamente qualcosa, chiedi.

Ricorda. Cerca di ricordare punti importanti per il tuo pubblico. Questa informazione può essere utilizzata in futuro e mostra al pubblico che ti importa e che stai ascoltando attivamente.

Essere un comunicatore efficace al lavoro significa che devi essere in sintonia con le tue capacità di ascolto attivo. Ricordati di:

• Abbi empatia.
• Comprendi le percezioni degli altri, non solo le tue.
• Misura le tue emozioni e reazioni, e quelle degli altri.
• Conosci i tuoi valori e credenze e quelli degli altri.
• Osserva i segnali di comunicazione non verbali come il linguaggio del corpo.

4. Rivedi come ricevi feedback

Il modo in cui ricevi il feedback influisce sul modo in cui reagisci e influenza l'efficacia della comunicazione alle altre parti. Essere aperti al feedback e alle critiche è più facile a dirsi che a farsi.^[2] Siamo umani. Quando sei distratto da eventi della vita o se ti senti sotto pressione al lavoro, puoi prendere la difensiva al minimo dei commenti che ti capitano.

Sheila Heen e Douglas Stone offrono approcci per migliorare la tua capacità di assorbire feedback, prendere ciò che è utile e sapere come sbarazzarsi di ciò che è inutile da imparare e andare avanti.^[3]

Alcune di queste strategie includono quanto segue:

• Conoscere, comprendere e gestire i trigger e le risposte al feedback.
• Separa il messaggio da "chi" proviene.
• Ascolta il consiglio piuttosto che il giudizio.
• Suddividere il feedback in pezzi digeribili.
• Quando cerchi il feedback in modo proattivo, sii specifico e chiedi una cosa.
• Fai piccoli passi per testare cosa ti è stato suggerito.

Hai la possibilità di imparare dal feedback e crescere da esso. Abbattere il feedback in pezzi di dimensioni ridotte può aiutarti a elaborare meglio il messaggio ed essere meno reattivo nella tua risposta.

5. Fornire un feedback oggettivo e osservabile

Questa è una delle cose più difficili da fare perché potresti non voler offendere gli altri, potresti voler evitare conflitti, non sei del tutto sicuro di come farlo, non sei emotivamente pronto, o sei offuscato dalle tue ipotesi. Pubblicità

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Il modello Situation, Behavior, Impact (SBI)^[4] può aiutarti a fornire un feedback chiaro e specifico:

• Situazione. Fornisci il contesto. Chiediti cosa è successo, dove e quando.
• Comportamento. Descrivi il comportamento. Questa è la parte più difficile perché devi verificare le tue ipotesi. Ad esempio, dicendo “sei stato scortese” (soggettivo) contro “mi hai interrotto” (comportamento osservabile) cambia il tono del feedback. Essere “maleducato” può avere più interpretazioni mentre puoi vedere quando qualcuno ti ha interrotto.
• urto. Uso “io” dichiarazioni per descrivere i risultati del comportamento.
• Andare avanti. Mantenere la conversazione andando a cercare comprensione chiedendo loro di riflettere. Qual era la loro prospettiva? Cosa stava succedendo a loro? Cosa hanno realizzato? Come possono crescere da qui?

Esempio 1:^[5]

“Durante la riunione del team di ieri mattina, quando hai presentato la tua presentazione (Situazione), eri incerto su due delle diapositive ei calcoli delle vendite erano errati (Comportamento). Mi sentivo imbarazzato perché l'intero consiglio era lì. Sono preoccupato che ciò abbia influito sulla reputazione del nostro team (impatto).”

Esempio 2:^[6]

“Alla riunione del cliente del lunedì pomeriggio, ti sei assicurato che l'incontro fosse partito in orario e che tutti avessero dispense in anticipo (Situazione). Tutte le tue ricerche sono state corrette e a ciascuna delle domande del cliente è stata data una risposta (comportamento). Sono orgoglioso del fatto che hai svolto un lavoro eccellente e messo l'organizzazione in una buona luce. Sono sicuro che otterremo il conto, grazie al tuo duro lavoro (Impatto).”

Sapere come fornire un feedback chiaro, specifico e osservabile è un'abilità essenziale per essere un comunicatore efficace sul lavoro.

6. Follow-up, conferma e creazione di responsabilità

Una comunicazione efficace sul lavoro non è un evento unico. Avrai bisogno di monitorare continuamente i progressi e fornire supporto continuo. Non dimenticare di riconoscere i progressi dei tuoi colleghi, team o leader!

Utilizza le seguenti domande per aiutarti a valutare l'efficacia della comunicazione in corso sul lavoro: pubblicità

• Che opportunità vedi??
• Come puoi adattarti?
• Quali decisioni devono essere prese?
• Quale supporto puoi fornire?
• Cosa devi fare per assicurarti che il messaggio esatto sia stato ricevuto?

7. Usa le 7C della comunicazione

Per qualsiasi mezzo di comunicazione al lavoro, tieni a mente le 7C della comunicazione per mettere a punto il tuo messaggio:^[7]

• Chiaro. Qual è lo scopo? Il messaggio è facile da capire?
• Conciso. Cosa puoi cancellare? È al punto?
• Calcestruzzo. Quali sono i fatti?
• Corretta. Il messaggio è privo di errori? È adatto al tuo pubblico?
• Coerente. C'è un flusso logico? Il messaggio è coerente?
• Completare. Sono fornite informazioni pertinenti e c'è un invito all'azione?
• Cortese. Qual è il tono del tuo messaggio?

Scopri di più sulle 7C qui: Comunicazione efficace: come non essere frainteso

Riassumendo

I modi per garantire una comunicazione efficace al lavoro richiede pratica e tempo.

Mantieni queste 7 strategie al primo posto per migliorare le comunicazioni al lavoro in modo che i tuoi messaggi siano chiari e trasparenti.

1. Conosci il tuo pubblico bene
2. Cercare di capire la situazione e chiarire
3. Ascolta su più livelli
4. Rivedi come ricevi feedback
5. Fornire feedback oggettivi e osservabili
6. Follow-up, conferma e creazione di responsabilità
7. Usa le 7 C della comunicazione

Continua a crescere e perfezionare le tue abilità!

Qual è una cosa su cui puoi lavorare questo mese per migliorare la tua comunicazione al lavoro?

Sii specifico e sfida te stesso impostando un obiettivo SMART per la comunicazione sul posto di lavoro - Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante, Legato nel tempo!

Ulteriori informazioni sulla comunicazione sul posto di lavoro

• Stili di gestione dei conflitti per una comunicazione efficace sul lavoro
• Come padroneggiare le abilità comunicative efficaci sul lavoro e a casa
• Come lavorare con diversi stili di comunicazione in ufficio
• Come migliorare le capacità di comunicazione per il successo sul posto di lavoro

Credito fotografico in primo piano: Brooke Cagle tramite unsplash.com

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