5 tipi di email da filtrare automaticamente

Quante email hai nella tua casella di posta in questo momento? Sei un inbox zero maniaco come me? O hai e-mail ammucchiate e non lette che stai sperando che avrai il tempo di arrivare?

Non sto giudicando - avevo una casella di posta disordinata come chiunque altro. E anche adesso, se vado in vacanza o non controllo la mia posta elettronica per troppo tempo, posso ottenere un sacco di problemi: l'email si accumula, e può essere una faccenda tornare alla mia casella di posta vuota.

Ho alcuni suggerimenti per la gestione della posta elettronica un po 'meno dolorosa - e ho trovato che la migliore difesa è un forte reato. In questo articolo, ti darò alcuni suggerimenti ed esempi concreti per ridurre istantaneamente il numero di e-mail nella tua casella di posta - e aiutarti a mantenerlo in quel modo a lungo termine con l'uso dei filtri.
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Cosa sono i filtri e-mail?

Il filtro e-mail è come il mio piccolo esercito personale di e-mail con assistenti virtuali. Dì a ciascuno di controllare ciascuna email per una serie specifica di cose e poi dirgli un'azione specifica da fare con essa. Alcuni criteri che puoi controllare includono:

• Di chi è?
• A chi è rivolto?
• Quali parole sono nell'argomento?
• Quali parole ci sono nel corpo?

Alcune azioni che puoi tipicamente prendere sono:

• Cancellalo
• Segna come letto
• Archivialo da qualche parte
• Invia una risposta automatica

Io uso GMail e so che Outlook (e la maggior parte dei programmi desktop) hanno questa capacità, dovrete verificare con il vostro fornitore di servizi webmail come è fatto. Con questa breve introduzione, ecco i cinque tipi di email che filtro sempre.

1. Email Newsletter

Qualsiasi blog mi iscriva, qualsiasi mailing list di marketing - la prima cosa che faccio dopo aver confermato il mio abbonamento è che ho impostato un filtro per filtrarlo automaticamente in un “Leggere” secchio. Lo faccio in due modi: pubblicità

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1. Usa il simbolo + per creare un indirizzo email unico Ad esempio, se lo sei [email protected], riceverai anche qualsiasi email inviata a [email protected]. Uso una strategia simile, quindi tutte le mie newsletter via email vengono inviate a un account e-mail specifico che viene automaticamente filtrato in un bucket per leggerlo in un secondo momento.
2. Filtra per mittente. Un po 'più noioso, ma puoi anche impostare singoli filtri per ciascun mittente.

2. Amici che mi inoltrano articoli

Ho un amico che mi invia costantemente articoli politici da una manciata di siti web. Nonostante invii loro in modo anonimo via email da http://stopforwarding.com/ e li dica di persona, non si fermeranno. Non voglio filtrare tutte le loro e-mail, poiché ogni tanto mi mandano un'email con qualcosa di legittimo (un non-forward).

Quindi li filtro in base al mittente e controllo di una manciata di siti web nel corpo della loro e-mail. Lo faccio con un sacco di gente, e aiuta a separare la spazzatura che vogliono mandarmi dalle conversazioni reali che stiamo avendo. Ogni settimana darò un'occhiata al mio “Revisione settimanale” e vedi queste e-mail lì dentro e di solito li cancelli.

3. Commento e notifiche ping sul mio blog

Ho un lavoro a tempo pieno e, mentre prendo sul serio il mio blog, non ho bisogno di vedere immediatamente tutti i commenti e i trackback. Cerco di raggiungerli ogni giorno o ogni pochi giorni, ma non voglio che si intasino la mia casella di posta.

Li filtro in una cartella che cerco di recensire ogni sera, ma se non riesco ad arrivare alla sera, non è un grosso problema. Quando ci arrivo, cerco di processarli per almeno 30 minuti alla volta, visitare tutti quelli che mi hanno collegato, magari lasciare un commento - e rispondere alle persone che sono state così gentili da commentare il mio blog . Pubblicità

4. Notifiche Facebook / Twitter / Social media

Non ho bisogno di sapere subito quando qualcuno mi segue, mi aiuta con gli amici, mi indirizza messaggi, ecc. Di solito controllo i siti di social networking e media almeno una volta alla settimana e può elaborare le notifiche in quel momento.

Per un po 'ho filtrato tutti questi e poi li ho controllati a mio piacimento. Per la maggior parte però, ora se controllo il sito abbastanza spesso (come faccio con Twitter e Facebook), spengo del tutto le notifiche e-mail.

5. Promozioni del negozio

Mi piace sentire parlare degli ultimi affari e offerte speciali, ma non c'è motivo per cui debba interrompere il mio normale flusso di lavoro giornaliero. L'ho guardato e ho capito che potevo acquistare qualcosa da una di queste newsletter una volta all'anno, anche se spesso!

Quindi li filtro tutti in a “Revisione facoltativa” cartella - e se avrò tempo, li sfoglio a mio piacimento. In caso contrario, non è un grosso problema, li cancello solo ogni due settimane. Pubblicità

OK, ho i miei filtri - Ora cosa?

Una volta che hai creato alcuni di questi filtri, GMail (quello che uso) ha un'opzione per eseguirli immediatamente su qualsiasi cosa tu abbia nella tua casella di posta. Utilizzalo per filtrare immediatamente gli elementi a bassa priorità in modo da poterti concentrare su ciò che è importante.

In futuro, i tuoi filtri verranno applicati a tutte le nuove email in arrivo. Ciò manterrà la tua casella di posta pulita in modo da poter leggere prima le e-mail importanti importanti, prima di dirigersi verso le tue cartelle per gestire le e-mail a bassa priorità che potrebbero ancora essere importante per voi - ma non richiedono una risposta rapida.