5 alternative alle riunioni di spreco di tempo

A nessuno piacciono le riunioni. Bene, no “nessuno” - quel tipo più anziano con la barba che nessuno sembra conoscere personalmente che viene ad ogni incontro? Gli piacciono gli incontri, perché riceve una ciambella gratis e un pisolino. Ma a parte lui, molte persone vedono le riunioni come troppo improduttive e lunghe in termini di tempo per essere simpatici. Necessario, a volte, ma non piacevole.

Ci sono molte ragioni per cui le riunioni possono perdere più tempo di quanto valgano. Naturalmente, gli incontri possono essere mal pianificati, senza un ordine del giorno (o peggio, con un programma poco chiaro) e senza un vero obiettivo in mente. Le riunioni possono spesso diventare il campo di battaglia anche per la politica intra-ufficio, con il tempo perso da tutti mentre l'ufficio Alpha e Beta si tormentano l'un l'altro.

Altri modi in cui gli incontri perdono tempo hanno a che fare con fattori esterni alla riunione. Interrompono qualsiasi cosa stavate lavorando in quel momento, indipendentemente dal tipo di stato di flusso in cui potreste essere stati. C'è sempre qualcuno che è in ritardo, costringe tutti a rinfrescare i loro talloni in attesa, o ad iniziare e poi perdere tempo quando finalmente presentarsi e devono essere compilati. Pubblicità

E, infine, c'è la struttura dell'incontro stesso. Gli incontri di brainstorming si bloccano mentre le persone su cui si perde il concetto di brainstorming eseguono controlli di fattibilità su ogni idea buttata fuori. Gli incontri informativi si bloccano quando la leadership incontra resistenze che non avevano previsto e fumble, impreparati, per le risposte. E gli incontri in generale cadono mentre voci ed ego si sollevano in un clamore affinché tutti possano essere ascoltati - e avere ragione.

Cinque alternative alle riunioni

Come ho detto, a volte sono necessari degli incontri, ma piuttosto che una prima risposta, gli incontri dovrebbero essere riservati per le occasioni speciali, quando solo un incontro faccia a faccia farà il lavoro. Altre volte, prova una di queste cinque alternative e verifica se non risparmiano tempo e problemi.

Messaggistica istantanea

Mentre Instant Messaging (IM) è probabile che sia visto più come un perditempo per adolescenti e fanatici solitari, molto può essere fatto tramite IM. IM consente a te e ai tuoi partner di mantenere un virtuale a lungo termine “presenza” mentre lavori, pubblichi domande, aggiornamenti e idee mentre ti colpiscono o quando incontri problemi nel tuo lavoro. Dato che i programmi di messaggistica istantanea mantengono una registrazione completa della sessione di chat, non c'è pericolo di perdere qualcosa o di perderlo - basta scorrere verso l'alto.

Ci sono un paio di regole da seguire per l'IMinging produttivo. Pubblicità

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1. Taglia le chiacchiere. Per mantenere le cose a fuoco, ogni persona dovrebbe parlare solo a) quando ha qualcosa di importante da aggiungere, o b) in risposta a una domanda.
2. Senza fronzoli.Il software IM di oggi è dotato di funzionalità vocali e video, avatar, funzioni di face-morphing, font multicolore e altro ancora. Lascia quelli per la tua figlia di dodici anni - stai lavorando, non giocando a IM.

Le alternative all'IM includono chat private come Campfire o anche Twitter se riesci a resistere alla chiamata a sirena dei tweet dei tuoi amici.

teleconferenza

Se sono necessari più contatti personali e condivisione in tempo reale, provare un sistema di teleconferenza come Adobe Acrobat.com o GoToMeeting. La maggior parte dei servizi consente la condivisione dello schermo, la lavagna collaborativa e altri sostituti per la presenza della stessa stanza - senza spostamenti verso la riunione (anche se si tratta solo di tre piani), interruzioni incessanti per pause caffè e bagno, socializzazione faccia a faccia , o l'assenza forzata dal tuo desktop mentre aspetti quella email cruciale. Poiché la maggior parte crea anche una trascrizione, non è necessario che qualcuno prenda dei minuti.

wiki

I wiki forniscono un ambiente collaborativo ideale per lo sviluppo di documenti e dichiarazioni di lavoro, nonché di materiale a cui è necessario fare riferimento più e più volte. Per i progetti one-off, un wiki online come WetPaint o PBWiki è l'ideale: gratuito, facile da configurare e facile da usare. Per materiale più mission-critical, specialmente quando si pianifica di utilizzarlo ripetutamente e in cui la sicurezza è una delle maggiori preoccupazioni, la tua organizzazione può facilmente impostare una wiki interna sulla tua intranet, utilizzando software avanzati come MediaWiki, il software che esegue Wikipedia.

I wiki sono auto-organizzanti e facili da creare e modificare, e tengono traccia delle modifiche apportate insieme a un record di chi è responsabile di ogni modifica (non più litigi sul credito!). Dove l'interazione in tempo reale non è una necessità, costruire una wiki per un lungo periodo di tempo può essere molto più produttivo di una catena di incontri, ma assicurati di assegnare le responsabilità e di dedicare del tempo al lavoro di wiki. Pubblicità

Elenchi email / gruppi

Un'altra soluzione in cui l'interazione in tempo reale non è un fattore è la vecchia lista di e-mail. Al giorno d'oggi un po 'fuori moda, le mailing list possono ancora essere dei modi abbastanza produttivi per fare le cose come un gruppo - e sia Yahoo che Google offrono servizi gratuiti e facili da configurare.

Un elenco email efficace dovrebbe probabilmente avere un moderatore - non per approvare i messaggi, ma per ricordare alle persone quando stanno andando fuori strada. La buona etichetta è essenziale in questo ambiente; qualcosa sul mezzo incoraggia le guerre di fiamma. Ma con alcune precauzioni, le mailing list possono ancora essere strumenti abbastanza efficaci, consentendo scambi ponderati e considerati e mantenendo automaticamente un archivio ricercabile di discussioni passate.

App di collaborazione

Infine, l'uso efficace di un'applicazione di gestione del progetto può prevenire la necessità della maggior parte delle riunioni. Sistemi come Wrike e Basecamp consentono di scambiare note, compiti da assegnare e file da condividere. Offrono anche una serie di modi in cui gli utenti possono interagire: SMS, email, online, RSS o utilizzando un'applicazione di terze parti tramite l'API di Basecamp.

Se la gestione di progetti a pieno titolo è eccessiva, considera l'utilizzo di servizi online come Google Docs (che possono essere installati nel tuo dominio tramite Google Apps) insieme a Google Talk o un altro IM - puoi condividere documenti, aggiungere e modificare i lavori di altri, e creare un repository di materiali allo stesso tempo. Pubblicità

Let's Adjourn

Non sto cercando di affermare che tutte le riunioni possono essere sostituite tramite servizi online o applicazioni desktop. A volte un incontro di persona è il modo migliore e più efficace per fare le cose.

Ma non lasciare che le riunioni diventino la modalità predefinita di itnerazione. Troppo spesso, le riunioni rappresentano un fallimento della comunicazione, non il suo avanzamento - vengono chiamate quando nessuno è più nella stessa pagina o, peggio, quando la [roba] sta per colpire la ventola. Una pianificazione e un utilizzo più efficaci delle risorse possono spesso impedire la necessità di riunioni e consentire a tutte le persone coinvolte di trascorrere più tempo fare lavorare piuttosto che parlando a proposito.