3 modi per ridurre le interruzioni del lavoro quotidiano

Nessuno si sveglia sperando di ottenere poco da fare nella giornata e di essere distratto da un sacco di cose che non contano davvero. Nonostante ciò, questo è ciò che molti impiegati finiscono per fare.

Nel suo libro Profondo lavoro, Cal Newport parla del “buco nero metrico” che tante delle nostre attività rientrano in Questo buco nero è il luogo in cui rientrano le misurazioni dei costi delle nostre attività. L'email sembra produttiva perché stai spingendo le parole in giro in azienda, ma la maggior parte delle volte fa poco più che farti sentire produttivo.

Qui ci sono 3 modi in cui puoi tagliare quelle distrazioni e tirare fuori la produttività da quel buco nero.

1. Fai un nuovo approccio alla posta elettronica

Sì, l'email è il modo in cui la maggior parte delle aziende comunica. I messaggi rapidi vengono scaricati in tutta la compagnia con molte persone che li hanno bloccati. Sembra che qualcosa venga effettivamente fatto, ma molto spesso ciò che stai facendo è riorganizzare con il pretesto di lavorare sodo. Pubblicità

Per entrare in cima a questa bestia che ruba la produttività, devi agire drasticamente. Innanzitutto, controlla la tua e-mail solo due volte al giorno e imposta un limite di tempo. Io uso il metodo di produttività Pomodoro e consento solo un blocco di 25 minuti al giorno per passare attraverso la mia email. Mettendo questo limite di tempo sulla posta elettronica significa che non può espandersi in tutto il mio tempo disponibile.

Quando ero ultimo un dipendente e la persona più bassa sul totem, anche l'amministratore delegato mi ha capito solo a controllare l'email due volte al giorno. Una spiegazione calma e razionale alla quale avevo bisogno di ampi spazi per concentrarmi sul mio lavoro andava bene con lui. Adottò persino la pratica di controllare solo la propria email alle 11:00 e alle 15:00 e amò quanta attenzione ci fosse in lui.

Secondo, inizia a pianificare quasi tutte le tue email. Io uso la cartella Posta in arrivo solo per inviare e-mail alle 16:00, indipendentemente dal momento in cui lo controllo. L'unica eccezione è quando qualcuno sta aspettando qualcosa da me e hanno bisogno di una risposta immediatamente. Questo aiuta a garantire che non stai giocando il tag e-mail mentre tenti di cancellare la tua casella di posta e le risposte continuano a venire.

In terzo luogo, non controllare mai la tua email come prima cosa al mattino. La cosa a cui l'e-mail è veramente brava è dirti quello che pensano tutti per te è importante quel giorno. Raramente ha qualche influenza su ciò che devi fare per far avanzare i tuoi progetti. Dovresti capire la notte prima di quale sia il tuo compito più importante. Entra e fallo finché non hai il blocco email programmato. Pubblicità

In quarto luogo, disattiva tutte le notifiche sulla tua e-mail. Gli studi dimostrano che avere queste notifiche può farti distrarre dall'attività in corso. Se non sei concentrato, non stai facendo bene il tuo lavoro. Abituati ad aspettare i tuoi orari di posta elettronica programmati. Niente andrà a fuoco, e se lo fa, l'allarme scatterà o qualcuno si fermerà dal tuo ufficio mentre corrono fuori dalla porta in preda al panico.

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2. Disattiva le notifiche per il gioco Slack / Hipchat / Messaging

Questi possono essere ottimi strumenti e molte aziende si tuffano in strumenti di messaggistica di gruppo con entrambi i piedi, eliminando la necessità di e-mail. Il problema è che l'aspettativa è che i dipendenti abbiano la chat aperta la maggior parte del tempo e rispondano istantaneamente a qualsiasi messaggio, non importa quanto sia banale. Ho parlato con un manager che riteneva che i programmatori più produttivi fossero quelli che avevano un motore di notifica integrato nei loro editor di codice in modo da poter passare subito alla chat dall'attività su cui erano focalizzati.

Questo è semplicemente il problema di notifica con l'email aumentata esponenzialmente. Semplicemente perché c'è alcuni il beneficio di uno strumento non significa che sia un buon strumento.

Proprio come la posta elettronica, disattiva tutte le notifiche sui tuoi strumenti di chat. Quindi, esci dall'applicazione in favore di checkin pianificati. Controllo i miei canali Slack due volte al giorno - una volta appena dopo il mio allenamento mattutino e una volta appena dopo il pranzo. Non sono già focalizzato su qualcosa in particolare, quindi non viene rubata l'attenzione. Pubblicità

3. Evitare riunioni inutili

Infine, parliamo di riunioni. Così spesso, qualcuno può facilmente chiamare un incontro con 10 persone per 2 ore che, in termini di salario, costa migliaia di dollari, ma non potrebbero mai approvare una spesa di metà di tale importo. Perché nessuno attira l'attenzione su questo?

Per frenare le riunioni costanti, inizia rifiutandoti di partecipare a qualsiasi riunione che non abbia un programma chiaro con 48 ore di anticipo e una sola decisione chiara che bisogno essere nuovamente coinvolto. Ancora una volta, con il mio ultimo impiego a tempo pieno, come la persona più bassa nell'edificio, l'ho messo in atto e sono riuscito a evitare la maggior parte delle riunioni.

Quando il tuo capo ti chiede di unirti a una riunione, mostra loro l'elenco delle attività e chiedi quale oggetto deve essere rimosso dalla lista per la riunione. Per la maggior parte del tempo, il tuo capo dirà che l'incontro deve essere urtato. Quando ho usato questa tattica, un incontro di 2 ore si è trasformato in qualcuno che veniva a prendermi per i 15 minuti che avevo davvero bisogno di essere lì. Ho pesato e poi non c'era più.

Quel meeting super importante spesso non è così importante - è solo che nessuno lo ha ancora sfidato. Di fronte a una sfida, le persone riconoscono che l'interruzione della giornata lavorativa vale meno di spostare i progetti in avanti. Pubblicità

Come ho detto all'inizio, ci sono così tante distrazioni nella tua giornata. Togliere queste distrazioni e prendere il controllo della tua giornata significa che avrai più lavoro e non dovrai lavorare tutte le ore per essere il più produttivo possibile.

Credito fotografico in primo piano: jpstjohn via flickr.com