Piers Henderson
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Come possono accadere pasticci come questo? Pubblicità
Fino a quando non ho iniziato a lavorare come organizzatore professionale non avevo idea che gli spazi potessero diventare così. Certo, mi troverei frustrato da una pila di carta di tanto in tanto, ma la carta non ha mai occupato il mio spazio. Pubblicità
Quindi, come arriva così lontano? Cosa provoca questo tipo di caos? Ecco alcune possibili risposte. Pubblicità
- La carta arriva ad una velocità superiore alla velocità con cui viene elaborata.
- Non esiste un sistema per elaborare e conservare la carta.
- Le decisioni su cosa fare con i documenti vengono posticipate e le carte si depositano in pile indifferenziate.
- La persona non è selettiva su quali documenti conservare e cosa buttare via.
- La persona non dedica abbastanza tempo alla gestione del flusso di carta.
Come potrebbe questa persona trasformare questa sfida cartacea in giro?
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Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo- Impegnati a completare un'organizzazione iniziale (smistamento, eliminazione e archiviazione) delle carte nello spazio. Quindi pianifica di dedicare il tempo almeno una volta alla settimana per elaborare i documenti in entrata e i documenti di archivio che sono degni di essere conservati.
- Ridurre il volume di carta in arrivo smistando la posta sul cestino o sul cestino, mantenendo solo i documenti che richiedono un'azione o un deposito. In altre parole, non lasciare che la posta indesiderata arrivi nel tuo ufficio di casa!
- Riduci il volume di carta in arrivo lasciando in chiesa i bollettini della chiesa e sbarazzati dei documenti e delle dispense che ti vengono date in occasione di conferenze, workshop e incontri con i pianificatori finanziari e gli agenti assicurativi che sai che non farai mai riferimento PRIMA di inserire la tua ufficio.
- Riduci il volume di carta in arrivo riducendo gli abbonamenti di riviste e riviste solo a quelli che vengono letti da copertina a copertina ogni mese.
- Sbarazzarsi di riviste e periodici mensilmente creando scadenze per quanto tempo saranno conservati e riciclandoli o gettandoli fuori quando raggiungono quella scadenza.
- Riduci il volume della carta diventando molto più selettivo su cosa tenere e cosa eliminare. Conservare solo i documenti e le pubblicazioni necessari per le azioni in corso o che hanno più probabilità di essere citati in un secondo momento. L'unico documento che vale la pena conservare è la carta che userete!
- Impostare un sistema di archiviazione per la conservazione della carta in modo da poter accedere facilmente alla carta quando necessario.
- Sulla scrivania, mantieni solo documenti che richiedono un'azione. Questi documenti possono essere separati in azioni che devono verificarsi immediatamente e quelle che possono verificarsi in seguito. Quelli che devono verificarsi immediatamente dovrebbero essere più accessibili.
- Conservare i documenti e le pubblicazioni che sono considerati “lettura” in una posizione lontana dalla scrivania. Un vassoio su una mensola, in un cesto vicino a una sedia dove è probabile che si legga, o in una valigetta da leggere su un aereo o in un ambulatorio medico, sono luoghi adatti per documenti che sono opzionali. Mezzi di lettura opzionali, se non vengono letti, non ci saranno conseguenze significative se non quella di non trarre beneficio dalle informazioni che contengono. La lettura non deve essere mescolata con documenti che richiedono un'azione.
- Quando si incontra carta che non richiede azione o archiviazione e non si è sicuri su come utilizzarla, posizionarla in un vassoio o in un archivio non in linea. Etichetta quel file “possibilità.” Considera questa la posizione per i documenti che non sai cosa fare al momento. Dando a quei fogli la loro posizione, non ti fermeranno nelle tue tracce e diventeranno il bocciolo di una pila indifferenziata sulla tua scrivania. Più ti organizzi meglio, più sarà facile discernere cosa fare con quei documenti. Nel frattempo, quei documenti sconcertanti saranno raggruppati, disponibili ma non bloccando il progresso. Guarda periodicamente quei documenti quando aggiungi nuovi documenti. Scoprirai che, dato un po 'di tempo, saprai cosa farne - molto probabilmente li getterò!