10 piccole cose che puoi fare per risparmiare tempo in ufficio

Stai cercando di risparmiare tempo in ufficio senza dover fare una revisione completa del tuo programma o calendario?

Ecco 10 cose che puoi fare per radere minuti dalla tua normale routine di lavoro:

Crea un modello di documento.

Controlla la tua pianificazione ed e-mail dal mese scorso per suggerimenti su quali documenti usi più frequentemente, quindi crea una serie di modelli per questi articoli. Le idee di base includono: richieste e conferme via e-mail, proposte, moduli di contatto, contratti, ordini del giorno, piani di presentazione, ordini del giorno e relazioni finanziarie. Pubblicità

Configura cartelle e filtri nella tua casella di posta elettronica.

Automatizza il processo di smistamento delle email impostando diverse cartelle e filtri nel tuo programma di posta elettronica. È possibile che le e-mail vengano filtrate da persone (clienti, supervisori, colleghi e fornitori), progetti di lavoro (attività amministrative, lavoro interno, lavoro del cliente e ricerca) o sottoscrizioni e-mail e quindi inviate correttamente alla cartella corretta.

Preparare mini agende per riunioni informali.

Sfrutta al massimo le tue riunioni informali con supervisori o colleghi con una mini agenda. Questo non deve essere un documento formale, semplicemente elencare i diversi elementi, compiti, domande e preoccupazioni che si desidera discutere prima della riunione. Non solo avrai una guida pratica per le tue riunioni, ma avrai anche una registrazione di progetti, attività e argomenti discussi.

Rinuncia alle schede delle cartelle.

Stanco di perdere tempo a trafficare con tutte quelle piccole linguette di plastica che vengono con le cartelle appese? Abbandonare quelle schede teeny e semplicemente etichettare cartelle manila se stessi. Rendi più facile l'identificazione dei file a colpo d'occhio utilizzando cartelle manila colore differenti e / o file sospesi. Ad esempio, è possibile utilizzare cartelle verdi per documenti finanziari, cartelle rosse per progetti correnti e così via. Pubblicità

Salva te stesso pochi clic.

Stai sfruttando al meglio i tuoi dispositivi di lavoro? Prenditi un momento per impostare la funzione di chiamata rapida sul tuo lavoro o telefono cellulare per i numeri chiamati di frequente e impostare i segnalibri sul browser Internet o utilizzare un servizio di segnalibro per i siti visitati regolarmente. Allo stesso modo, se usi regolarmente un'applicazione o un programma per computer, impara alcune scorciatoie da tastiera per aiutarti a risparmiare tempo mentre lavori.

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Crea una checklist di processo o attività.

Semplificare i processi o le attività di routine creando una checklist di elementi indispensabili. Questo può essere particolarmente utile per gli articoli che fai ogni due mesi circa, come l'esecuzione di report, il backup di file o l'aggiornamento di elementi su un sito Web o server. Crea note dettagliate e istruzioni sui diversi compiti che devi completare per il tuo progetto.

Mantenere i prodotti per la pulizia a portata di mano.

Smetti di sprecare il tuo tempo scavalcando tutte quelle forniture per ufficio nella stanza sul retro solo per prendere un panno di polvere. Scolpire uno spazio in un cassetto della scrivania, un armadietto o uno scaffale vicino e riporlo con le forniture per la pulizia dell'ufficio. Mescolare e abbinare uno dei seguenti elementi e, naturalmente, sentirsi liberi di aggiungere i materiali di consumo secondo necessità: strofinaccio, spolverino, rullo per la spazzatura, salviette per lo schermo del computer e salviettine e / o gel più puliti e disinfettanti, un rotolo di carta assorbente e un detergente per vetri . Pubblicità

Pre-pianificare gli ordini di pranzo online.

Ordinate regolarmente il pranzo al lavoro? Alcuni ristoranti e caffè dispongono di sistemi di ordinazione online che consentono di inserire e programmare gli ordini dei pasti ovunque, da un paio di giorni ad alcune settimane in anticipo. Controlla i tuoi punti pranzo preferiti per vedere se offrono questo servizio e risparmia il fastidio di effettuare ordini giornalieri.

Imposta un timer.

Tieni traccia delle riunioni di lavoro impostando e seguendo un timer. Saprai esattamente quanto tempo hai speso a lavorare e quanto tempo ti rimane a disposizione in ciascuna delle tue riunioni. Potresti anche prendere in considerazione l'impostazione di un timer per compiti diversi mentre lavori per monitorare meglio il tuo tempo.

Conservare i materiali di emergenza in un cassetto.

Preparati per le emergenze in un attimo. Sgombrare lo spazio in un cassetto della scrivania nelle vicinanze e mettere insieme un piccolo kit di materiali di emergenza tra cui, a titolo esemplificativo: torcia elettrica, stick luminoso, piccolo kit di pronto soccorso, farmaci di riserva, ombrello, piccola radio, batterie di ricambio, barrette energetiche o granola e bottiglie d'acqua. Pubblicità

Quale piccola azione proverai per salvarti un paio di minuti al lavoro? Lascia un commento qui sotto.