10 abitudini email che fanno odiare gli altri

C'è una grande differenza tra un'e-mail ben scritta e una che viene cancellata immediatamente. Le e-mail sono l'equivalente elettronico delle lettere ed è essenziale ricordarle mentre vi sedete per scrivere. Se stai cercando di scrivere e-mail che attirano l'attenzione e le risposte, tieni a mente queste 10 abitudini email che fanno odiare gli altri.

Invio di email senza alcun punto.

Non inviare semplicemente una e-mail perché è possibile. Invia e-mail solo se c'è uno scopo dietro di esso - hai le informazioni chiave da condividere, un aggiornamento o stai rispondendo alla richiesta di qualcun altro. Se invii continuamente e-mail senza un punto, la gente smetterà di leggerle. Ricordati di essere rispettoso del tempo del lettore. Pubblicità

Scrivere un'e-mail in un solo paragrafo.

Se si tratta di una e-mail molto breve, allora è OK, ma se stai scrivendo una lunga e-mail con più di un punto, includi più paragrafi. Le e-mail devono essere composte come lettere commerciali e avere chiare introduzioni, parti centrali e conclusioni. Scrivere una e-mail in un solo paragrafo rende difficile il tuo lettore e non fornisce alcuna interruzione visiva.

Impossibile rispondere alle e-mail che richiedono risposte.

Niente è più fastidioso che fare una domanda a qualcuno e non ricevere mai una risposta. La persona chiaramente vuole sapere qualcosa e non rispondendo, stai creando confusione e stress, che nessuno vuole o ha bisogno. Se qualcuno ti fa una domanda e cerca una risposta via email, per favore rispondi. Ci vogliono solo un minuto o due per rispondere e alla fine tutti sono più felici. Se hai problemi a controllare la posta in arrivo, dai un'occhiata a questi suggerimenti intelligenti. Pubblicità

Non corrisponde al contenuto dell'email con la riga dell'oggetto.

Questo dimostra scarsa capacità di scrittura e organizzazione. Diciamo che la tua linea dell'oggetto dell'email dice “Aggiornamento del progetto,” ma poi il contenuto dell'email non include nulla su quell'argomento, lasciando il ricevitore confuso e irritato. Se non sei sicuro di quale dovrebbe essere la tua linea tematica, attendi fino a quando non hai finito di scrivere il resto dell'email in modo da avere un'idea migliore di cosa scrivere nella riga dell'oggetto.

Lasciare vuoto il campo Oggetto.

Questo fastidio è molto vicino al precedente. Non fornendo una riga dell'oggetto, il lettore non ha idea del motivo per cui si sta inviando e-mail e nel posto di lavoro di oggi, si sta solo andando a indurre un gemito e possibilmente avere la tua e-mail cancellata in quanto potrebbero sospettare che la tua e-mail sia spam. Pubblicità

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Contrassegnare un'e-mail “Urgente” Quando non è.

Si prega di contrassegnare solo un messaggio di posta elettronica rosso se è veramente urgente. Ricorda la storia del ragazzo che gridava al lupo? Questo è ciò che accade quando invii continuamente email segnate “urgente” questo non è davvero. I destinatari smetteranno di prendervi sul serio se continuate a scrivere "e-mail non urgenti intitolate" urgenti ".

Invio di messaggi con errori.

L'invio di un'e-mail senza eseguire il controllo ortografico o la lettura di ciò che hai scritto prima di inviare l'invio è un grosso errore. Le e-mail dicono molto su di te - se invii email piene di errori ortografici, frasi incomplete o grammatica sbagliata, stai dicendo al lettore che non ti importa o, peggio ancora, che sei ignorante. Pubblicità

SCRIVERE IN TUTTI I MAIUSCOLI.

Evitarlo a tutti i costi; utilizzando tutte le lettere maiuscole invia il messaggio al tuo lettore che sei arrabbiato o urlando contro di loro.

Usando Texting Lingo.

Le e-mail non sono testi, quindi salta i LOL, i BTW e gli altri messaggi che usi nei messaggi di testo. Ricorda che le e-mail sono nella stessa categoria di comunicazione di una lettera commerciale e non sono necessarie abbreviazioni infantili.

colpire “Rispondi a tutti” Quando non è necessario.

Questa abitudine via email non solo spinge le persone a disprezzarti, ma può anche metterti nei guai. Per prima cosa, evita di colpire “rispondi a tutti” se stai rispondendo a una sola persona, dato che i messaggi indesiderati intasano le caselle di posta dei lettori e a nessuno piace. In secondo luogo, colpendo “rispondi a tutti” quando davvero dovresti rispondere a una sola persona, potresti metterti nei guai se stai rippando una delle altre persone nella catena di email. Dai un'occhiata a questi suggerimenti per saperne di più su chi includere e chi lasciare fuori in una catena di email.

Evita queste abitudini e farai in modo che le persone non si lamentino quando vedono il tuo nome nel “A partire dal” campo quando si controllano le loro e-mail.