10 cattive email che hai bisogno di smettere di fare ora

Una cosa è certa: lavoriamo tutti con la posta elettronica. Li usiamo anche per comunicare e organizzare le nostre vite personali. Ma se ci pensi davvero, a cosa servono veramente le email? Collaborare? Pianificazione? Gestione? Discussioni di gruppo? In effetti, nessuna delle precedenti.

Le e-mail sono state progettate per conversazioni individuali (o conversazioni di piccoli gruppi al massimo). Non dovrebbero essere utilizzati per sincronizzare una squadra o pianificare un evento, perché le e-mail eccessivamente sfruttate portano semplicemente alla perdita di produttività e allo spreco di tempo.

Ecco 10 cattive abitudini email che devi smettere di fare ora. Pubblicità

1. CC'ing persone non necessarie per «FYI»

Far sì che le persone li aggiornino sulle informazioni porta quasi sempre alla confusione. La persona che CC ha chiesto si chiede se ha bisogno di agire. Dovrebbero rispondere? Dovrebbero inoltrare le tue informazioni? Una e-mail di CC contiene informazioni che la maggior parte delle persone non sarà in grado di elaborare comunque.

2. Utilizzando il pulsante «Rispondi a tutti»

Quando ricevi un'email con più persone CC, non inviare automaticamente la tua risposta a tutti! Finirai per inquinare la posta in arrivo di tutti gli altri. Prova solo a rispondere alla persona interessata; non ha necessariamente bisogno di diventare una discussione di gruppo.

3. Selezionare la riga dell'oggetto sbagliata

Il soggetto dovrebbe essere scelto bene. Non scrivere semplicemente «Ciao da ...»; invece, cerca di dare quanti più dettagli puoi nel formato più breve possibile. Ad esempio: «Riunione documenti 02/15». Quando ricevi l'email, il tuo corrispondente deve capire di cosa tratta la tua email semplicemente leggendo il suo oggetto. Non farli indovinare cosa c'è dentro; essere esplicito e conciso. Pubblicità

4. Utilizzo di lettere maiuscole

L'uso di lettere maiuscole non renderà la tua e-mail più urgente di altre e, a proposito, non dovresti essere tu a decidere cosa è urgente nella posta in arrivo di qualcun altro. In un'e-mail, le lettere in maiuscolo vengono interpretate come SCREAMING aggressivo e intrusivo e non costruiscono una conversazione costruttiva.

5. Non dare priorità alle risposte

Non è necessario rispondere immediatamente a tutte le e-mail. Quindi dovresti classificarli e classificarli di conseguenza. Il problema è che la tua casella di posta è lo strumento peggiore da utilizzare. In realtà, la tua migliore scommessa potrebbe essere un'applicazione esterna. L'email perfetta è una email che può essere cancellata; non dovrebbe contenere informazioni. Quindi devi dare la priorità alle tue risposte nella tua lista delle cose da fare e trasferire le informazioni che una e-mail contiene in un'altra posizione.

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6. Usare parole non necessarie

Proprio come la tua email, il tuo corpo dovrebbe essere molto esplicito e conciso. Vai dritto al punto ed evita il più inutile bla-bla possibile. La maggior parte delle persone non legge tutto nelle loro e-mail, quindi se faciliti il ​​lavoro dando brevi informazioni utili, bulletproofing dei tuoi contenuti e dicendo quali azioni dovrebbero essere prese, stai risparmiando a tutti un sacco di tempo (e stai facendo persone felici). Pubblicità

7. Usando l'email per tutto

Se devi dire qualcosa a qualcuno, inviare informazioni e documenti, condividere un'idea e raccogliere feedback, pianificare un evento o sincronizzare la tua squadra, non usare email ogni volta. Prova a pensare al messaggio che vuoi consegnare e usa lo strumento giusto per ogni messaggio specifico. Le email non sono sempre il mezzo giusto per comunicare ciò di cui hai bisogno.

8. Gestire un progetto di squadra con e-mail

Gestire un progetto di squadra con e-mail spesso porta a frustrazione, incomprensioni, confusione e alla fine, un risultato negativo. Quando stai organizzando un progetto di team, devi delegare compiti, condividere informazioni e dare seguito al lavoro di tutti. Ma le email sono solo un modo per comunicare, non pianificare. Cambia le tue abitudini e trova un modo migliore per gestire il tuo lavoro di gruppo senza email!

9. Classificare la tua email

Smetti di perdere tempo a classificare le tue e-mail. Una cosa buona della posta in arrivo è che c'è una barra di ricerca. Questa funzione ti consente di trovare qualsiasi informazione in qualsiasi momento. La classificazione delle e-mail richiederà molto tempo per miglioramenti della produttività molto bassi. Pubblicità

10. Attaccando con e-mail perché ...

È l'unico modo per organizzare il tuo lavoro e l'unico strumento di comunicazione che conosci? Forse è ora di cambiare il modo di lavorare con la tua squadra e con i tuoi clienti, e per non parlare del modo in cui pianifichi la tua giornata.