Perché fare le cose fatte è il miglior sistema di produttività per te

David Allen's Finire di fare le cose Il libro è in circolazione da oltre dieci anni e ha totalmente cambiato il modo in cui molti knowledge worker lavorano e giocano.

Il sistema mi ha aiutato e il mio team qui a Lifehack ha fatto il lavoro più importante su base giornaliera, mensile, settimanale e “lifely” base.

Ma, cosa succede se (questo è un grande cosa se) c'era qualcosa di meglio là fuori di GTD per aumentare la tua produttività mentre diminuiva la tua vita travolgente? Cosa succede se c'è qualcosa di meglio e si adatta al modo in cui lo stile di vita del knowledge worker funziona?

Bene, puoi smettere di preoccuparti e guardare. Sono qui per dirti che il GTD è il miglior sistema di produttività perché può essere adattato per adattarsi al tuo stile di vita, ha i modelli che puoi utilizzare per tutta la vita e contiene due segreti armi di produttività personale.

1. È difficile da digerire all'inizio, ma diventerà la tua seconda natura.

Uno dei motivi principali per cui la gente rinuncia a GTD, soprattutto all'inizio, è che sembra esserci molto da fare.

“Vuoi dire che devo uscire e comprare un etichettatrice, uno schedario, foglietti adesivi, alcune app per creare elenchi e penne migliori?” No, non se non vuoi.

Il libro di Mr. Allen suggerisce di ottenere alcuni strumenti per far partire le cose ma non devi farlo, puoi iniziare GTDing con un notebook e una penna scadenti.

Un'altra cosa che GTD suggerisce sono due giorni interi per raccogliere ed elaborare tutto nella tua vita personale e professionale. Ricordo di averlo letto e di aver pensato, “come diavolo è possibile? Ho troppe cose da fare e voglio farlo ora!”

Se ti concedi due giorni interi per ripulire e ripulire la tua vita sarebbe fantastico, puoi iniziare raccogliendo e elaborando mentre procedi. Pubblicità

L'idea delle prossime azioni e progetti può essere estranea (benché benvenuta!) A qualcuno che ha usato le liste di cose da fare quotidianamente per realizzare cose nel passato. Alcune persone rimangono bloccate e confuse dall'avere così tante liste e cose in quelle liste.

Per lo più questo è dovuto alla mancanza di completare le corrette recensioni settimanali. Una volta che uno si stabilisce con GTD, raccoglie e organizza le cose negli elenchi giusti, e poi lo revisiona in modo coerente, la confusione sparirà.

GTD richiede tempo e pratica per capire e utilizzare. Ma dopo un po 'di tempo, diventa una seconda natura per il praticante. Questo è solo con l'aiuto dei modelli creati da Mr. Allen.

2. È un modello creativo all-in-one con tutti i concetti essenziali.

Alcune persone pensano che il signor Allen “creato” le idee dietro GTD. Questo non è proprio vero.

Ciò a cui possiamo attribuire il merito è l'identificazione delle cose che i professionisti e gli uomini occupati fanno per ottenere di più con il minimo sforzo e stress. Quindi ha unito questi principi e ha creato un modello per la produttività.

Piuttosto che fare ciò che molti guru della produttività hanno fatto prima di lui, il signor Allen ha deciso che avvicinarsi al proprio lavoro da un approccio dal basso verso l'alto era il modo più rapido per rendersi più produttivi il più rapidamente possibile.

Dopo “cancellare i tuoi mazzi” con le tue prossime azioni e identificando i tuoi progetti, è stato quindi più facile riconoscere i tuoi obiettivi di vita più grandi e il significato della tua vita. Quindi modifichi i tuoi progetti per raggiungere questi obiettivi.

Il signor Allen ci ha dato il Cinque fasi del flusso di lavoro (Raccogli, elabora, organizza, rivedi e fai), il modello di pianificazione naturale per creare e andare avanti sui progetti, la regola dei 2 minuti, e molte altre cose che possiamo utilizzare per ottenere le cose fatte.

Queste idee erano sempre lì; Il signor Allen era intelligente e creativo abbastanza da metterli tutti insieme in un bel pacchetto. I modelli di GTD aiutano a renderlo il miglior sistema di produttività in quanto si può sempre tornare al “nozioni di base” del sistema per tornare a uno stato di flusso nel loro lavoro e nella vita. Pubblicità

3. Le alternative a GTD hanno sempre qualcosa che manca.

Ci sono alcune alternative là fuori per GTD come Master Your Workday Now (anche l'One Tute List di un minuto), GSD, Getting Results the Agile Way, ZTD e molti altri.

Il fatto è che quasi tutti o prendono le cose dal modello del signor Allen, o non comprendono l'immagine più grande del lavoro e della vita permettendo a molte cose importanti di cadere attraverso le fessure.

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Ho provato la maggior parte di queste alternative (anche se non per periodi di tempo terribilmente lunghi) e mi sono sempre sentito come se mancasse qualcosa. Era il sistema completo che GTD mi offre che queste alternative non coprivano.

Ad esempio, ottenere i risultati in modo agile è molto interessante, ma se lo esaminerai di più vedrai che è fortemente basato sui principi fondamentali di GTD. Risultati agili quindi aggiunge uno strato superiore per assicurarti di ottenere risultati durante la settimana, che in realtà è una revisione settimanale modificata che Mr. Allen suggerisce in GTD.

Quindi, sembra che le alternative a GTD siano solo versioni modificate del sistema di Mr. Allen, non idee completamente diverse su come gestire il tuo lavoro.

Sì, potrebbero funzionare per altri ma dobbiamo vedere che senza GTD la maggior parte di questi sistemi non esisterebbe nella loro forma attuale rendendo GTD una sorta di pilastro dei sistemi di produttività.

4. Comprende opere personali e professionali.

GTD non si cura se il tuo lavoro è professionale o personale. È tutto funziona negli occhi del tuo sistema.

Naturalmente, puoi separare le attività di lavoro dalle attività e dai progetti domestici, ma non devi farlo se non lo desideri.

Tutto richiede la stessa quantità di “RAM fisica” nel tuo cervello così tutto può essere trattato come un lavoro, tutto da “creare i report TPS” a “comprare delizie per cani per i cuccioli”. È tutto considerato lavoro secondo gli standard GTD. Pubblicità

5. Ti fa iniziare a fare azioni.

Ti ho detto che c'erano due segreti che fanno di GTD il miglior sistema di produttività, ricordi? Quei segreti sono l'atto di catturare e l'idea della prossima azione.

Uno dei maggiori problemi che GTD cerca di risolvere è l'idea che i lavoratori ne abbiano troppi “aprire i loop” nelle loro vite. I loop aperti sono fondamentalmente tutte le cose che ci siamo impegnati a fare ma che non abbiamo tenuto traccia di loro in qualche modo (tranne che nei nostri fallibili cervelli).

Lo stress è indotto quando abbiamo troppi loop aperti in una volta e non li abbiamo catturati in un sistema in cui possiamo fidarci di loro. Le nostre menti iniziano a correre ed è tutto in discesa da lì.

Catturare è la chiave per mantenersi sani.

Entra, cattura. Catturare permette al praticante GTD di chiudere gli anelli aperti nella loro vita scrivendoli e tenendoli fuori di testa. Questo è il modo in cui si inizia ad avere l'aspetto di “mente come l'acqua” e inizia ad alleviare lo stress di tutte le cose che hanno tenuto in mente per così tanto tempo.

Identificare l'azione successiva di qualsiasi progetto è un altro segreto di GTD.

Vedere quale assoluta azione fisica successiva ci consente di fare il primo passo nel completamento di un progetto di qualsiasi dimensione. Il problema con molti progetti che sono in stallo o non ancora completati è che non sono stati pensati e che la prossima azione fisica per far muovere il progetto non è stata identificata.

Quando ho iniziato a identificare la prossima azione fisica, sono rimasto sorpreso nel vedere quanto velocemente avrei potuto ottenere un “incollato” progetto in movimento, non importa quanto poco fosse la prossima azione. Cose come, “chiama Bob per ottenere il nome del numero del suo contabile” è abbastanza per accendere un grande progetto come “Forma la tua LLC”.

Catturare e le azioni successive sono i segreti del perché GTD è il miglior sistema di produttività. Pubblicità

Conclusione

Se prendi in considerazione molti aspetti del GTD, proverai un senso di sollievo per il tuo lavoro e la tua vita che non avevi provato prima.

GTD è il miglior sistema di produttività perché copre una così vasta gamma di casi d'uso ed è abbastanza semplice e complesso da supportare un sistema personale e può essere utilizzato per alcuni dei tuoi più grandi progetti al lavoro.

L'approccio bottom-up alla produttività di GTD ti aiuta a ottenere le cose più urgenti nella tua vita in modo da poter avere l'energia per rispondere alla domanda “qual è il mio scopo di vita?” Ti aiuta a rivedere i tuoi progressi settimanali e ti consente di pianificare in modo efficace per il futuro.

E con l'acquisizione di GTD e le prossime idee d'azione, puoi usarlo per chiudere istantaneamente i loop aperti e far avanzare progetti morti.

Anche se il GTD è in circolazione da un po 'di tempo, ora si dimostra ancora il miglior sistema di produttività in cui i knowledge worker hanno accesso a.

Se vuoi saperne di più sul sistema GTD, non perdere l'intervista esclusiva con David Allen:

Leader di GTD: un'intervista esclusiva di Lifehack con David Allen e Mike Williams

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