Utilizzo del piano di miglioramento della produttività 7 regole da non dimenticare

Quanto efficacemente usiamo il nostro tempo può fare una differenza significativa per la nostra produttività personale e professionale. Lavorare in modo più intelligente, non più difficile, è la chiave per una produttività efficace e, a sua volta, per risultati migliori e una vita migliore.

Quando lavoravo in un ambiente aziendale, lavoravo per circa 14 ore al giorno. Lavorare queste lunghe ore mi ha dato l'opportunità di far progredire la mia carriera e lavorare con molti marchi globali.

Quando mi sono trasferito in più posizioni di leadership, ho iniziato a pensare e lavorare in modo diverso. Mi sono reso conto che mi stavo perdendo tempo prezioso con la mia famiglia. Una troppa cene in famiglia, bagni notturni e lettura con i miei figli hanno cambiato il mio modo di pensare.

Piuttosto che prendere queste lunghe ore come norma, ho deciso che ci deve essere una strada migliore per il successo.

Ho creato alcuni strumenti e sistemi che mi hanno permesso di essere più efficace e produttivo al lavoro, ma mi ha dato più tempo libero da spendere con le persone che più contavano. Ho iniziato a capire che lavorare di meno potrebbe effettivamente fornire risultati migliori.

Quando ho iniziato la mia attività di coaching, lavorando con imprenditori di successo, mi sono reso conto che molti di loro lavoravano anche per lunghe ore, ma non vedevano i risultati che volevano.

Piuttosto che sfruttare il loro tempo per ottenere il risultato più produttivo, sono rimasti bloccati in un ciclo infinito di lunghe ore e attività.

Abbiamo tutti le stesse 24 ore al giorno. Alcuni di noi possono ottenere un'enorme quantità di lavoro produttivo compiuto ogni giorno e hanno ancora tempo per godersi la vita e fare più delle cose che amiamo.

Eppure altri, non hanno tempo e passano la maggior parte del loro giorno senza energia sentendosi frustrati e sopraffatti da ciò che hanno nel loro piatto.

Tutti vogliono fare il miglior uso possibile del loro tempo ed essere il più produttivi possibile. Quanto efficacemente gestiamo il nostro tempo può fare una differenza significativa per il successo della nostra carriera o azienda.

Che cosa succede se hai una strategia per massimizzare il tuo tempo e migliorare la tua produttività?

Se potessi dedicare più tempo a concentrarti sulle tue attività di maggior valore; avere il tempo di pianificare il futuro; avere il tempo di fissare gli obiettivi; essere in grado di creare un piano per farli accadere; avere più tempo da trascorrere con i tuoi cari; e avere il tempo di fare più delle cose che ami come si sentirebbe?

La chiave per migliorare la tua produttività è capire perché vuoi farlo e avere chiarezza sulla differenza che farà nella tua vita personale e aziendale.

Tutti noi vogliamo lavorare un po 'meno, fare più del lavoro che amiamo e fare più soldi, ma come possiamo farlo?

Durante il mio lavoro con imprenditori e leader, ho sviluppato 7 regole di produttività che aiutano le persone a raggiungere la loro giornata lavorativa più produttiva, a prescindere dalla giornata.

1. Ottieni Clarity in primo piano

Per creare un piano di miglioramento della produttività, dobbiamo prima capire e misurare dove siamo in questo momento prima di sviluppare piani per migliorare. Dobbiamo pensare a fattori interni ed esterni quando pensiamo di misurare e migliorare la nostra produttività.

Il modo migliore per misurare è quello di rivedere le nostre prestazioni dal momento presente a quando abbiamo iniziato. Questo ci dà un vero senso dei miglioramenti che abbiamo fatto, quello che stiamo facendo molto bene e le cose che vorremmo migliorare. Si concentra inizialmente sui nostri punti di forza, dandoci la fiducia necessaria per migliorare la produttività che vogliamo realizzare.

Concentrarsi sugli aspetti specifici

Avere uno scopo chiaro in merito ai miglioramenti della produttività che si desidera apportare. Hai chiarezza su ciò che stai facendo, perché lo stai facendo e quale sarà il tuo risultato ideale?

Una volta chiarito ciò, è possibile creare più "produttività intenzionale" e impostare miglioramenti specifici e misurabili che si desidera apportare.

Più chiarezza hai intorno a una determinata situazione o progetto, meglio e più velocemente sei in grado di raggiungere il risultato desiderato.

Quando sei chiaro sul risultato che desideri e sei motivato a raggiungere quel risultato, inizierai a lavorare in modo più efficace per ottenere quel risultato.

Capire la grande differenza che farà

È importante capire in che modo apportare miglioramenti specifici farà la differenza nel tuo business e nella tua vita. Pubblicità

Senza questa motivazione focalizzata sul futuro, puoi apportare modifiche per un breve periodo e poi ricadere nei tuoi vecchi modi.

• Sarai più felice?
• Vuoi lavorare meno ore e passare più tempo con la tua famiglia? Se è così, cosa farai con quel tempo?
• Costruire una squadra efficace è una priorità? In tal caso, cosa potresti ottenere con una squadra migliore?
• Sei concentrato sulla progressione di carriera?
• Vuoi più tempo per viaggiare?
• Sei concentrato a liberarti?
• Si tratta di raggiungere livelli più elevati di entrate?

2. Concentrati sulle forze

Quando spendiamo più tempo usando i nostri punti di forza unici, sperimentiamo più felicità, siamo più produttivi e forniamo maggior valore.

Fare più cose che amiamo produce risultati migliori aumentando al contempo energia, sicurezza e creatività.

Identifica i tuoi punti forti di produttività

Inizia concentrandoti sui tuoi punti di forza:

Prendi un foglio di carta e scrivi solo le cose che fai bene, dove ti sei sentito in cima al tuo gioco, dove ti sentivi sicuro e hai prodotto risultati di cui sei stato soddisfatto.

Piuttosto che cercare di sviluppare punti deboli, concentrati invece sui tuoi punti di forza personali e su quelli della tua squadra, se ne hai uno.

Quando ho lavorato per un'agenzia di marketing e abbiamo avuto un passo importante, abbiamo riunito le persone migliori con punti di forza e competenze complementari per rispondere al brief.

Ho capito che ogni persona aveva talenti specifici, che quando messi insieme con altri talenti complementari, creavano un risultato molto più potente.

Cerca di concentrarti sui tuoi punti di forza e riunisci altri punti di forza per creare un effetto moltiplicatore.

3. Delegare ed esternalizzare

Per massimizzare la nostra produttività e sfruttare il nostro tempo, dobbiamo capire che non possiamo fare tutto da soli.

Dobbiamo determinare ciò che è importante, sia personalmente che professionalmente, ed eliminare attività a basso valore.

La regola di Pareto (80:20)^[1] afferma che l'80% dei risultati proviene dal 20% delle azioni, ma l'attività spesso ci tiene lontani dalle attività di alto valore in cui si trova la nostra energia più produttiva.

Se stiamo spendendo molto tempo a fare cose che semplicemente non siamo molto bravi e non ci piacciono, è molto più produttivo lasciare che qualcuno o una squadra intraprendano il lavoro.

Quando abbiamo semplicemente bisogno di aiuto per completare un progetto, piuttosto che aumentare lo stress cercando di fare tutto, semplicemente chiedere aiuto quando ne hai bisogno.

Invece di sprecare tempo ed energia a sovraccaricarti, lascia che gli altri ti aiutino a concentrare il tuo tempo sui tuoi compiti più importanti e preziosi. Altre persone hanno abilità e punti di forza, quindi è importante identificare chi può aiutare e dove possono aggiungere valore.

Per rendere questa parte del tuo piano di miglioramento della produttività a lungo termine cerca di rimuovere, delegare o esternalizzare 3 progetti o attività ogni 90 giorni per liberare il tuo tempo e migliorare la produttività ancora di più.

4. Gestisci te stesso

Puoi scegliere di reagire costantemente ai trigger esterni o creare strategicamente la tua giornata dall'interno verso l'esterno.

Quando sei chiaro sulle tue priorità e su come i tuoi punti di forza unici possono fornire i risultati desiderati, ti sentirai più energico, più concentrato, più produttivo e otterrai risultati ad alte prestazioni ogni giorno.

Crea la tua versione di un giorno produttivo

La chiave per una giornata produttiva è la tua intenzione di avere una giornata produttiva, piuttosto che solo reagire alla tua giornata e lavorare attraverso la tua lista delle cose da fare per impostare la tua giornata in anticipo.

Invece di lavorare su cose che pensi di te “dovrebbero” fai, scegli ciò che vuoi fare, avere la mentalità intenzionale per farlo e poi seguirlo e farlo.

Scegli solo tre cose da fare ogni giorno

L'aumento della produttività deriva dalla prioritizzazione. Molte persone usano un pianificatore quotidiano o tengono elenchi delle cose che stanno andando a lavorare ogni giorno. Questo li aiuta ad eliminare le distrazioni e rimuove alcune delle complessità della loro vita.

Scopri come eliminare tutte le distrazioni in questa guida: Pubblicità

Facilmente distratto? Ecco la tua soluzione

Ma il problema per molti è che questa lista di compiti è semplicemente una lista di cose che vogliono essere fatte o sentono di aver bisogno di essere fatte. Quando non c'è chiarezza, non ci si concentra sui compiti su cui lavorare e sul perché sono importanti in primo luogo.

Un modo semplice per aumentare la tua produttività è ottenere maggiore chiarezza sulle tue priorità. Raccomando di scegliere e lavorare solo su 3 Key Tasks o Projects ogni giorno, con l'essere più importante per primo.

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Concentrati su un compito alla volta

Nonostante quello che potresti pensare, semplicemente non puoi fare multitasking in modo efficace. Invece, concentrati su una sola cosa alla volta.

Avviare una cosa, fermarsi e cambiare attività riduce la tua energia e produttività.

I compiti incompiuti possono creare un ambiente di insicurezza e auto-colpa. Scegli il più importante tra i tuoi primi 3 e lavoraci fino alla fine.

Lavorare in blocchi di tempo

Per supportare il tuo lavoro focalizzato e produttivo su una sola cosa, inizia a lavorare in blocchi di tempo.

Guarda l'attività a cui stai lavorando e decidi quanto tempo hai bisogno di investire nel suo completamento.

Se ti ci vorranno quattro ore, è un grosso blocco prioritario in quelle quattro ore.

Suggerisco di utilizzare il metodo 60-60-30. Lavora per 50 minuti, prenditi una pausa di un minuto. Segui di nuovo lo stesso procedimento e poi prendi una pausa di 30 minuti.

Seguire di nuovo lo stesso procedimento fino al completamento del progetto per aumentare la produttività.

Prendi più pause

Per far funzionare la strategia di cui sopra, è necessario assicurarsi di essere severi nel prendere quelle pause.

Puoi utilizzare la tecnica Pomodoro o impostare un timer sull'orologio (non sul telefono, troppe distrazioni).

Troverete che questo effettivamente aumenta la concentrazione, la concentrazione e la produttività. Assicura che la tua energia sia sempre alta.

Consiglio di andare a fare una passeggiata, fare un pranzo sano o fare qualcosa che ringiovanisca durante le pause. Se ti senti davvero stanco e perdi la concentrazione, puoi sempre fare un sonnellino.

5. Gestisci la tua energia

È essenziale preservare e coltivare la tua forza fisica e mentale per assicurarti di essere stimolato, concentrato e produttivo ogni giorno.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che è possibile utilizzare per impostare le prestazioni ottimali:

Dormire a sufficienza

È importante dormire a sufficienza in modo da prepararsi per la giornata più produttiva possibile. Ho scritto prima sui benefici del sonno.

Se stai lottando per dormire a sufficienza e vuoi svegliarti produttivamente, prova questa routine notturna dal CEO di Lifehack:

The Ultimate Night Routine Guide: Dormi meglio e risveglia la produttività

Prenditi più tempo

Il fondatore del Coach Strategico Dan Sullivan crede che ci siano due modi per guardare al mondo: attraverso la lente del tempo e dello sforzo, o attraverso la lente dei risultati.

Per lui, si tratta di massimizzare i risultati riducendo al minimo il tempo e gli sforzi necessari per produrli. Il suo sistema del tempo consiste nel focalizzare il tempo, l'energia e la creatività per produrre i migliori risultati. Pubblicità

Suggerisce di prendere regolari "giorni liberi" (un giorno di 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte, durante il quale non ci sono attività lavorative) per prepararsi a periodi di alta produttività e creatività.^[2]

“Invece di vedere il tempo libero dal lavoro come ricompensa, consideralo come una precondizione necessaria per il successo.” - Dan Sullivan

Questo tempo libero ti aiuta a essere riposato, ringiovanito e pronto ad affrontare le tue più grandi sfide.

Crea un'Energia del Mattino

Creare una routine mattutina può darti la motivazione intenzionale di avere una giornata produttiva. Piuttosto che reagire alla tua giornata, hai impostato la tua giornata in modo strategico per essere una delle alte prestazioni ispirate.

Prenditi un'ora o 90 minuti per concentrarti su te stesso e sui tuoi compiti più importanti. Questo potrebbe essere un mix di meditazione, esercizio fisico, lettura, mangiare una sana colazione, esprimere gratitudine e porre i nostri compiti più importanti per il giorno.

Trova una routine che funzioni per te. Mescola e mescola alcune cose diverse finché non trovi il significato, la motivazione e lo scopo che ti sembrano giusti.

Per suggerimenti su come creare la tua routine mattutina leggi The Ultimate Morning Routine per renderti felice e produttivo tutto il giorno

Inizia a dire di non più spesso

Invece di lavorare più a lungo e più duramente, dovremmo concentrare il nostro tempo e le nostre energie sulle attività che producono i risultati più grandi e ci portano più felicità.

Smetti di dire di sì alle persone, ai progetti e alle cose che riducono le tue energie e portano a risultati piccoli o nulli.

“La differenza tra persone di successo e persone di grande successo è che le persone di grande successo dicono “no” a quasi tutto.” - Warren Buffett

Stop Worrying About Perfection

Molte persone si stanno continuamente attrezzando per iniziare. Stanno aspettando il momento perfetto per agire.

Se aspetti il ​​momento perfetto, potresti non iniziare mai. Il perfezionismo è fatto nelle nostre menti. È un obiettivo irraggiungibile.^[3]

È molto più soddisfacente iniziare semplicemente e completare un progetto semplicemente facendo un ottimo lavoro.

Se vivi in ​​un mondo di "Should Do", potresti non essere mai realmente venduto al progetto ed essere emotivamente coinvolto abbastanza da completarlo in primo luogo.

Tuttavia, se vieni da un luogo di "Vuoi", hai scelto di rendere questo progetto un'area di interesse per te.

Se vuoi ulteriori consigli su come evitare il perfezionismo, dai un'occhiata a questo articolo: In che modo il perfezionismo ti infastidisce segretamente

6. Misura e revisione continua

Il fondamento di qualsiasi piano di miglioramento della produttività deve includere i progressi che è possibile misurare.

Quando stiamo facendo progressi verso i nostri obiettivi e apportando miglioramenti, ci sentiamo molto più felici e più fiduciosi.

Gli obiettivi vaghi o generali non ci daranno la stessa sensazione di realizzazione di qualcosa di specifico.

Se imposti il ​​piano di miglioramento della produttività in termini di progressi specifici misurabili, ti sentirai più motivato e meno sopraffatto.

Misurare i tuoi progressi di produttività personale ti assicura anche di non confrontare le tue prestazioni con gli altri.

“Confronto è il ladro della gioia.” - Theodore Roosevelt

Imposta obiettivi di produttività

Per costruire i tuoi obiettivi impostando i muscoli, annota 5 specifici miglioramenti della produttività personale e professionale che desideri apportare nei prossimi 90 giorni.

Rendili misurabili in modo che possano essere monitorati e rivisti su base mensile e settimanale.

Ciò può includere l'abbattimento delle ore di lavoro di un numero specifico o l'impegno a provare una routine mattutina per i prossimi 14 giorni.

Decidi qual è il più importante e cosa potrebbe fare la differenza più grande.

Rivedi le prestazioni del progetto

Gli obiettivi di produttività e il piano d'azione creeranno una differenza tangibile rispetto ai progetti su cui stai lavorando.

Prima di iniziare, imposta un numero di criteri di successo e poi rivedi il progetto finito in base a tali criteri.

Prendi nota dei miglioramenti apportati attraverso i tuoi cambiamenti di produttività e qualsiasi altra cosa su cui lavorare con il tuo prossimo progetto.

7. Semplificare

La chiave per migliorare la produttività è semplificare e semplificare il più possibile.

Abbiamo tutti tanta complessità nelle nostre vite, è difficile mantenere il controllo e concentrarsi sulle nostre attività più importanti, sia personalmente che professionalmente.

Questo potrebbe essere un calendario fuori controllo, una casella di posta sporgente, una massiccia lista di cose da fare, una confusione mentale troppe richieste per il tuo tempo o troppe scadenze per incontrarti.

Questo provoca la sensazione di essere bloccati o sopraffatti e può portare a stanchezza e stress in corso. Ho scritto di questo nel mio articolo Come aiutare l'ansia quando la vita ti sta sottolineando.

Continua a cercare di semplificare la tua vita concentrandoti sulle attività che offrono i maggiori risultati e che ti procurano più gioia e soddisfazione.

Se riesci a liberarti dalle attività a basso valore energetico e drenante puoi creare un impatto maggiore su cose, persone e progetti che contano davvero.

Questo è un processo in corso, ma pensa a quanto sarebbe meglio la tua vita se diventasse sempre più semplice e semplice.

Qualunque cosa, miglioramenti miglioreranno ulteriormente la vostra fiducia.

La linea di fondo

Queste 7 regole e strategie di supporto possono essere messe in atto per aiutarti a fare il primo passo verso una maggiore efficacia, sicurezza e produttività.

Perché non sceglierne uno o due e vedere come possono fare la differenza nel tuo business e nella tua vita?

Ogni piccolo progresso e miglioramento della produttività e della felicità potrebbero rendere la vita più piacevole e garantire che i risultati continuino a migliorare.

La cosa più importante è solo iniziare il piano di miglioramento della produttività.

Credito fotografico in primo piano: Damian Patkowski via unsplash.com

Riferimento

[1]	^	Brian Tracy: la regola dell'80 20 spiegata
[2]	^	Dan Sullivan: Come rimanere al vertice del tuo gioco imprenditoriale
[3]	^	Lucemi Consulting: come sconfiggere il perfezionismo una volta per tutte