Le 10 migliori abitudini email che tutti dovrebbero avere

Per l'articolo originale inedito visita il blog di Leo Babauta, Zen Habits

"E nessuno sentirà il bussare del postino
Senza un risveglio del cuore.
Per chi può sopportare di sentirsi dimenticato? '
~ W.H. Auden

L'e-mail può essere un ottimo strumento e l'e-mail può essere uno strumento per procrastinare o sopraffare.

Non è la stessa email che decide, è come la si usa. Pubblicità

C'è stato un periodo in cui ho dichiarato il fallimento della posta elettronica, ma in questi giorni lo faccio 2-3 volte al giorno e lo trasmetto rapidamente e minimamente.

Ho sviluppato una serie di abitudini che funzionano per me, aiutandomi a mantenere le email minime e produttive e comunque a concentrarmi su lavori più importanti. Posso dire onestamente che almeno una volta al giorno, la mia casella di posta è vuota, e questa è una bella sensazione. Pubblicità

Li offro qui per non dire che queste sono le abitudini email che dovresti seguire, ma per mostrare il modo in cui una persona fa le cose.

Le mie abitudini email essenziali

Le abitudini email che funzionano per me: la pubblicità

1. Tempi di elaborazione e-mail limitati. Non mantengo le e-mail aperte tutto il giorno, né le apro spesso. Sono giunto alla pace con l'idea che posso lasciare che le email accumulino fino a 20-30 messaggi e il mio mondo non collasserà, né sarà difficile elaborare a vuoto. Nota che lo chiamo “tempo di elaborazione della posta elettronica”, non “email tempo di lettura” - Apro la mia email e procedo a svuotare, invece di leggere solo le cose e lasciarle nella posta in arrivo.
2. Agire. Quando apro un'e-mail, prendo una decisione rapida: cancella / archivia, agisci ora (se ci vuole un minuto o due) e poi rispondi / archivia, invia una risposta veloce (e poi archivia), aggiungi alla mia lista di cose da fare più tardi (e stella e poi archivio). In nessuno di questi casi l'e-mail rimane nella posta in arrivo.
3. Aggiungi immediatamente le cose al calendario. Una delle mie migliori abitudini è aprire il mio calendario immediatamente ogni volta che c'è una data da una e-mail che devo ricordare. Se qualcuno vuole incontrare o Skype o fare un allenamento, va sul calendario. Se devo seguire qualcosa la prossima settimana, va sul calendario. Ora è automatico e quindi raramente dimentico mai qualcosa.
4. Tasti rapidi. Io uso Gmail, che ha un ottimo set di scorciatoie per l'elaborazione della posta elettronica. Ho passato alcuni minuti ad apprenderli, e se li usi coscientemente, diventano presto memoria muscolare. I più importanti per me: 'gi' per tornare alla posta in arrivo, 'a' per l'archivio, Shift-3 per cancellare, 'c' per comporre, 'r' per la risposta, 'f' per avanti, 'a' per rispondi a tutti, 'gs' per andare ai miei messaggi speciali, Tab Return quando sto componendo un messaggio per inviarlo e archiviarlo. Ho anche impostato per andare al messaggio successivo nella posta in arrivo dopo che ho eliminato o archiviato un messaggio, piuttosto che tornare alla posta in arrivo, quindi procedo rapidamente dall'alto verso il basso.
5. Mantieni le email brevi. Di solito rispondo con 1-3 frasi. È raro che invii un messaggio più lungo di 5 frasi e, se lo faccio, devo davvero giustificarlo con me stesso. Se qualcosa deve essere scritto in forma più lunga, preferirei aprire un nuovo documento Google, scriverlo e condividerlo con la persona (i documenti sono migliori per condividere, collaborare, modificare, leggere). Mantenere brevi le e-mail significa che è veloce a rispondere, e l'altra persona non deve guadare attraverso un saggio per ottenere le informazioni chiave.
6. Aggiunta rapida all'elenco delle cose da fare. Una casella di posta elettronica non è una buona lista di cose da fare, perché 1) i tuoi articoli sono mescolati con tutti i tipi di altre cose, rendendo difficile capire cosa deve essere fatto; 2) le righe dell'oggetto delle e-mail spesso non contengono l'azione effettiva necessaria, quindi è necessario ricordare cosa è necessario fare quando si scansionano le righe del soggetto; e, soprattutto, 3) mentre stai consultando la tua lista di cose da fare (la tua casella di posta), arrivano altri messaggi per richiedere la tua attenzione, e così sei sempre distratto. È meglio mantenere un semplice documento di testo. Io uso Launchbar per aggiungere del testo alla mia lista di cose da fare, quindi aggiungere un oggetto di Todo è questione di poche sequenze di tasti. Ciò lo rende semplice, il che significa che posso rapidamente formare una bella lista senza le distrazioni di una casella di posta.
7. Mantieni solo le e-mail non lette nella posta in arrivo. Questo è solo per utenti esperti, ma ho violato la mia casella di posta Gmail in modo che solo le e-mail non lette siano nella mia casella di posta. Ciò significa che se leggo un'email e non agisco, scompare dalla mia casella di posta. Questo mi costringe ad agire ora, o perderò l'e-mail all'etere. Questa è una motivazione incorporata per elaborare effettivamente l'e-mail e, in pratica, ti aiuta a mantenere vuota la tua casella di posta. (dalla punta del cappello a dbuntix)
8. Bookmark o leggi più tardi. Spesso qualcuno mi invierà qualcosa da leggere (qualcosa che hanno scritto o un articolo a loro piace). Aprirò il collegamento, quindi lo anniderò per leggerlo in un secondo momento o aggiungerò a Instapaper per leggerlo in un secondo momento. In questo modo non spendo un sacco di tempo in email perché ho un sacco di letture da fare.
9. Filtra spietatamente. Quando una mail appare nella mia casella di posta che non ho bisogno di vedere, ed è probabile che accada di nuovo, colpirò “Annulla l'iscrizione”, o crea immediatamente un filtro in modo che non venga di nuovo nella mia casella di posta. Questo riduce drasticamente le mie e-mail. Sono spietato a riguardo e lo applicherò anche a persone che mi infastidiscono.
10. Chiudi email quando hai finito. Quando ho elaborato la mia e-mail il più possibile, la chiudo. Non ho bisogno di aprirlo di nuovo fino a qualche ora più tardi, se non del tutto.

Se la tua casella di posta è veramente piena, ecco come risolverlo rapidamente: per le cose da fare presenti nella tua casella di posta, mettile in risalto, mettile in una lista di cose da fare e archivia. Archivia e cancella gli altri, fai alcune risposte rapide, metti tutto il resto in a “leggere” o “processare” cartella se è necessario. Ora hai una casella di posta vuota che puoi tenere vuota con le abitudini in questo articolo.

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Avere buone abitudini e-mail è importante semplicemente perché se ti fidi di elaborare efficacemente l'e-mail, non ti preoccuperai. Puoi lasciarlo accumulare mentre fai un lavoro più importante, con la tranquillità che deriva dal sapere che lo svuoterai quando decidi di raggiungerlo.