Suggerimenti per avere grandi riunioni virtuali

(Nota del redattore: il seguente post è un estratto dal libro L'imperativo della collaborazione: strategie esecutive per sbloccare il vero potenziale della tua organizzazione di Ron Ricci e Carl Wiese. Ron Ricci è il vice presidente del posizionamento aziendale e ha trascorso l'ultimo decennio aiutando Cisco a sviluppare e coltivare una cultura di condivisione e processi collaborativi. Inoltre, ha trascorso innumerevoli ore con centinaia di organizzazioni diverse per discutere l'impatto della collaborazione. Carl Wiese è vicepresidente senior delle vendite di collaborazione di Cisco: un business globale multimiliardario. Ha presentato l'importanza della collaborazione per il pubblico delle imprese in dozzine di paesi, tra cui Australia, Cina, Dubai, India, Messico e in tutta Europa e negli Stati Uniti. Per maggiori informazioni visita http://thecollaborationimperative.com.)

La nuova tecnologia e la realtà del lavoro nelle organizzazioni globali significa che stiamo sostituendo i tradizionali incontri di persona con una collaborazione face-to-face gratuita, basata sulla tecnologia, che può avvenire in qualsiasi momento, con chiunque, in qualsiasi parte del mondo. Pubblicità

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Il posto di lavoro virtuale ha molti vantaggi, ma introduce anche nuove sfide. Lavoriamo con persone che non abbiamo mai incontrato prima, e non possiamo legare nello stesso modo in cui lo facciamo quando siamo seduti di fronte a loro da loro. Pubblicità

I tre ingredienti più importanti di un meeting virtuale di successo sono la fiducia, comunicazione e pronto accesso alle informazioni. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti ad avere successo: la pubblicità

• Prima dell'incontro, assicurati che i partecipanti abbiano tutto il materiale di preparazione di cui avranno bisogno e il tempo necessario per esaminarli.
• Inizia con un rapido riscaldamento. Ad esempio, avviare l'incontro chiedendo ai partecipanti remoti di descrivere cosa sta accadendo nel loro paese, città o ufficio.
• Durante “miscelato” riunioni, in cui alcuni partecipanti si riuniscono di persona e altri partecipano virtualmente, rivolgono prima i partecipanti remoti e poi offrono l'opportunità di parlare ai partecipanti di persona.
• Identifica i partecipanti di persona. Gli oratori in sala - che si tratti di presentare o di fare un commento - dovrebbero presentarsi in modo che i partecipanti remoti sappiano chi sta parlando.
• Chiedi ai partecipanti remoti di essere vocali. Sottolinea che è loro responsabilità far sapere alle persone di persona se non possono ascoltare o seguire la discussione.
• Non dare per scontato che tutti stiano bene con la tecnologia di collaborazione virtuale. Comunicare e pubblicare la posizione e le linee guida per gli strumenti che stai utilizzando.
• Ruota gli orari delle riunioni. Assicurarsi che ogni fuso orario abbia una riunione pianificata durante il normale orario lavorativo.
• Sollecitare la partecipazione Chiedi regolarmente ai partecipanti remoti se hanno commenti e incoraggia i partecipanti a pubblicare un messaggio.
• Assegna un monitor per riunioni. Tieni d'occhio domande, messaggi istantanei o messaggi di chat e interporti da partecipanti remoti.
• Se il tuo team virtuale include clienti, partner, fornitori o fornitori, assicurati della sicurezza dei tuoi documenti e delle informazioni aziendali.
• Evita colloquialismi, acronimi e parole aziendali se hai altoparlanti non nativi.

(Credito fotografico: Imprenditore e imprenditrice che si incontrano tramite Shutterstock)

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