Time Striping Un approccio diverso alla gestione del tempo

Come istruttore universitario, ho spesso settimane di tempo non programmato tra una sessione e l'altra, che devo usare per recuperare tutti i progetti che ho lasciato scorrere durante la seconda metà del semestre. Come scrittore freelance, ho sempre una serie di piccoli progetti e impegni in corso (come i miei post di tre volte settimanali qui a Lifehack) che devono essere fatti.

Il problema con MIT e contesti

Mentre mi piace l'idea di “Attività più importanti” (MIT) - dove scrivi le tre o quattro cose che devi assolutamente fare ogni giorno, e lavora su quelle prime, lasciando tutto il resto per il tempo rimanente alla fine - il fatto è che molti dei miei impegni possono essere gestito in questo modo Ho più di tre impegni in corso, ognuno dei quali ha bisogno di almeno un po 'di attenzione ogni giorno. Pubblicità

Trovo anche che i contesti nel senso di GTD non funzionano davvero per me - sì, tutte queste attività potrebbero essere simili in quanto accadono sul mio computer, ma richiedono mentalità diverse. Cerco di raggruppare cose come telefonate ed e-mail, quando posso, ma per il resto del mio lavoro, questo non funziona davvero. Per finire un compito di scrittura, ad esempio, potrei aver bisogno di sedermi e leggere un po ', scrivere appunti e pensieri a mano su carta per un po', quindi sedermi al computer e lavorare - prima di tornare al divano per leggere ancora.

Time Striping: come Time Blocking, ma Stripier

Ciò che funziona per me è una variazione sul blocco temporale che sto chiamando “strisce di tempo”. Nel blocco temporale, si pianifica ininterrottamente “blocchi” di tempo per diversi progetti nel tuo programma. Poiché a) molti dei miei progetti sono in corso, e b) alcuni progetti emergono piuttosto all'improvviso, ho bisogno di un po 'più di flessibilità.

Quindi quello che ho fatto è stato creato un programma allentato in cui ogni ora è dedicata a un progetto generico, vale a dire. “Progetto n. 1”, “Progetto n. 2”, ecc. Finendo un progetto, inserisco un nuovo progetto nel suo periodo di applicazione; se il progetto # 5 richiede solo un'ora, domani sarà qualcosa di diverso. È ipotizzabile che un particolare blocco temporale verrà utilizzato per 5 diversi progetti nel corso della settimana. Pubblicità

Ogni slot, quindi, crea un “banda” di tempo dal lunedì al venerdì. In alcuni casi, dove so che ho bisogno di più di 1 ora per un progetto, bloccherò due ore o più e farò scorrere il resto dei miei progetti attorno ad esso. Per esempio, ogni giovedì mattina registro Lifehack Live, e ho bisogno di due ore per preparare, registrare e scrivere i miei appunti. Quindi questo è un blocco, invece di una striscia.

The Time Striping Form (con variazioni)

Se ti stai chiedendo che aspetto abbia tutto questo, ho messo insieme una versione generica del modulo che uso, che puoi scaricare. Il primo è un PDF che puoi stampare usando Adobe Reader o qualsiasi altro lettore di PDF; il secondo è un file RTF che dovresti essere in grado di aprire e modificare con quasi qualsiasi word processor (anche se nei miei test la formattazione differisce notevolmente da app a app, ho ottenuto buoni risultati da Word 2007 e WordPad e risultati terribili da OpenOffice .org 2). Ecco i file:

• Modulo Time Striping in formato RTF modificabile
• Modulo Time Striping in PDF

Nella parte superiore c'è spazio per inserire impegni fissi per la settimana. Il tavolo in basso è la tua chiave, con lo spazio per definire fino a 10 progetti; quando finisci un progetto, tagliandolo e riempi la casella successiva con il nuovo progetto per quello spazio. Il secondo è un programma orario per settimana, con slot di un'ora dal 9-6. (Puoi modificare l'orario di lavoro o avviare il calendario di lunedì modificando l'RTF.) In generale, inserirai “Progetto n. 1” in 9-10am e tracciare una linea fino in fondo (o riempirla ogni giorno); se hai bisogno di due ore, ripeti “Progetto n. 1” nello slot 10-11am. Pubblicità

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Ecco come appare la mia pianificazione (clicca per ingrandirla):

Dato che sono un programmatore lento, ho messo da parte le prime tre ore per controllare la posta, controllare i feed, controllare le statistiche del mio sito, fare colazione e vestirmi per la giornata. A 9, inizia la mia giornata lavorativa: il progetto n. 1 è Lifehack, quindi lavorerò ai post, a scambiare idee, a fare la manutenzione del sito ea tutto ciò che devo fare. A 10 anni, passo al mio prossimo progetto, che al momento sta modificando un e-book che pubblicherò quest'estate. Al termine, sostituirò il progetto n. 2 con qualcos'altro. Il progetto n. 3 sta preparando un corso online che sto insegnando questa estate. E così via. Pubblicità

Noterai che intorno a giovedì si rompe; Ho bisogno di due ore per Lifehack Live, quindi prendo quel tempo dal Progetto n. 2; Venerdì ho programmato il tempo di fare il bucato e altri lavori domestici e la mia recensione settimanale. All'inizio della settimana, quindi, ho fatto attenzione ad assegnare slot che non avrebbero avuto 5 ore per i progetti più piccoli.

Notare anche che ho aggiunto tre e-mail al giorno. Lasciatemi i miei dispositivi personali, controllerei costantemente la posta elettronica per tutto il giorno; questo è il mio modo di ricordare a me stesso di attenermi all'operazione e controllare la posta elettronica prima di interrompere il pranzo e alla fine della giornata lavorativa prima di andare a cena.

Il vantaggio di tutto questo è che posso vedere a colpo d'occhio quanto tempo ho messo da parte per ogni progetto nel corso della settimana. Se viene fuori qualcosa di nuovo, posso facilmente sostituire uno slot di progetto (o più, se necessario) con esso e ri-assegnare il tempo necessario. Ho solo 8 progetti lì; gli ultimi due sono per progetti familiari e andrebbero nelle fasce orarie di fine settimana o serale; al momento, non ne ho.

Forse questo funzionerà per te?

Il time striping non sembrerà tanto nuovo per le persone che stanno già praticando il time blocking, l'unica differenza è che cerco di mantenere gli stessi progetti alla stessa ora ogni giorno e la flessibilità di avere slot dedicati a progetti generici anziché particolari quelli. Questo è ciò che funziona per me, e penso che potrebbe funzionare bene per alcuni di voi là fuori che stanno avendo difficoltà a prendere confidenza con il vostro programma.

Fammi sapere se questo è utile, o se hai il tuo modo un po 'off-beat di lavorare attraverso i vari progetti.