Il modo giusto di fare una lista delle cose da fare e fare le cose

Uno dei modi più potenti per ridurre lo stress e sopraffare quando ti senti ansioso del tuo lavoro è sederti con una penna e un pezzo di carta e scrivere tutte le cose che devi fare. Quale autore di Finire di fare le cose, David Allen chiama “una spazzata della mente”. Allevia il cervello dal sovraccarico cognitivo e quando riesci a vedere elencati tutte le cose che devi fare ottieni un senso di conforto sapendo che non è così male come il tuo cervello ti stava dicendo.

Tuttavia, solo ottenere tutte quelle cose che devi fare fuori di testa, non ottiene il lavoro svolto. È solo il primo passo.

Per ottenere davvero il vantaggio di creare una lista di cose da fare, ci sono alcune cose che puoi fare che renderanno la tua lista delle cose da fare molto più efficace.

1. Sii chiaro su ciò che devi fare

Spesso vedo fare liste con compiti scritti come “Parla con Tim” o “Preparare la presentazione”. Il problema con la scrittura di compiti come questo è che non sono chiari. Ci sono una serie di domande che rimangono senza risposta. Parlate con Tim di cosa? Quale presentazione? Cosa deve essere preparato?

Quando scrivi un'attività, saprai cosa vuoi fare; ma dopo un weekend o qualche giorno, quello che vuoi realizzare è diventato fangoso e poco chiaro. È molto meglio scrivere “Parla con Tim del viaggio della prossima settimana a Berlino” o “preparare uno schema per la presentazione della prossima settimana al Consiglio di amministrazione”. Certo, potrebbero volerci qualche secondo in più per scrivere le parole in più, ma ti ringrazierai più tardi quando verrai a fare il compito.

Scrivere compiti come questo rende molto chiaro ciò che vuoi fare. E quando ti siedi per iniziare il tuo lavoro, saprai esattamente cosa è coinvolto nel fare quelle attività in modo da poter prendere decisioni migliori su cosa lavorare. Pubblicità

Risparmia anche molto tempo perché la chiarezza significa che sarai in grado di ottenere i file giusti e iniziare subito, invece di dover passare qualche minuto a cercare di ricordare cosa devi fare.

2. Non eseguire attività a caso

È molto allettante aggiungere una data a ogni attività che scrivi - non vuoi dimenticarti di farlo, vero? - Il problema di datare casualmente ogni attività che hai inserito nella tua lista di cose da fare è finire con un travolgente elenco giornaliero di attività che non hanno bisogno di fare il giorno che hai scelto, e potrai riprogrammare le attività o semplicemente le ignorerai.

Invece, diventa più strategico. Inserisci una data su un'attività solo se hai intenzione di farlo in quel giorno. Ho visto ogni giorno fare liste con venti o trenta compiti quando la persona ha una giornata di incontri back to back. In queste circostanze, non c'è modo che i compiti vengano eseguiti.

Va bene mettere un compito di promemoria nella tua lista di cose da fare quotidiana, qualcosa del genere “PROMEMORIA: Review Project X - Qualcosa deve essere fatto?” O creare un elenco di chiamate da effettuare e avere un'attività giornaliera che ti dice di rivedere l'elenco delle chiamate. Basta lavorare per mantenere la tua lista delle cose da fare gestibile e realistica.

Trascorrere un po 'di tempo ogni settimana per pianificare la settimana in base a ciò che è sul calendario ti aiuterà a mantenere più efficace la tua lista di cose da fare. È quindi possibile aggiungere date alle attività. Quando hai una giornata tranquilla in ufficio senza riunioni, disponi di un elenco più lungo di cose da fare. Se sei in viaggio per lavoro, riduci il numero di attività sul tuo elenco.

3. Mantieni la tua lista giornaliera a non più di dieci compiti

Quando suggerisco questo alla gente, spesso ridono di me. Credono di essere molto più occupati di così e devono avere almeno venti compiti nella loro lista. Pubblicità

Il problema qui è con tutte le distrazioni, le emergenze e le interruzioni che otterrete ogni giorno; non hai intenzione di ottenere quei venti compiti. Avrai fine alla giornata frustrato perché stai riprogrammando dal venticinque al cinquanta per cento dei compiti che hai sulla tua lista.

Invece, alla fine della giornata, trascorri dai dieci ai quindici minuti per dare la priorità al giorno successivo. Scegli i dieci compiti più importanti nella tua lista e li evidenzia in qualche modo. Molti list manager hanno un modo per contrassegnare le attività e quindi puoi aggiungere una bandiera alle 10 attività che vuoi svolgere il giorno successivo.

Non solo ti tiene concentrato su ciò che è importante, ma ti costringe anche a scegliere le attività che avranno il maggiore impatto positivo sulla tua giornata.

Quando inizi a dare la priorità alla tua lista di cose da fare in questo modo, diventerai naturalmente più concentrato e trascorrerai più del tuo tempo prezioso in attività che ti portano avanti nei tuoi progetti e nei tuoi obiettivi.

4. Raggruppa compiti simili insieme

Quando guardi la tua lista di cose da fare, noterai che molte attività sono simili per natura.

Chiamando i tuoi clienti, per esempio. Se nella tua lista giornaliera hai due o tre compiti che comportano il richiamo dei tuoi clienti, raggruppali insieme e fallo allo stesso tempo. Pianifica circa trenta minuti per fare le tue chiamate e farle una dopo l'altra. Allo stesso modo, se hai delle attività che coinvolgono la posta elettronica, raggruppa anche quelle. Scoprirai che hai fatto molto di più e la tua mente è molto più concentrata sul lavoro che stai facendo. Pubblicità

Può diventare caotico quando si passa da diversi tipi di lavoro tutto il giorno. È molto meglio per la tua efficacia e produttività svolgere compiti simili insieme. Hai gli strumenti giusti (app, email, ecc.) Aperti e ti farà risparmiare molto tempo.

5. Fai motivare la tua lista delle cose da fare

Quando scrivi compiti come “rispondi all'e-mail” o “fare chiamate di follow-up del cliente,” non c'è vera motivazione in là. Sembra proprio che tu stia attraversando la routine del fare il lavoro. Dove possibile, scrivi attività come “ricevi posta elettronica in arrivo a zero” e “chiama i miei clienti per assicurarti che siano felici”. Questo potrebbe sembrare semplicistico, ma molto spesso una lista di cose da fare non ha alcun valore emotivo. È solo una lista di lavori da fare.

Per contribuire a rendere l'elenco più stimolante, scrivere compiti in modo da evocare una risposta emotiva. Rendere felici i tuoi clienti sarà più stimolante del semplice chiamarli, perché è il tuo lavoro o competere con te stesso per far sì che la tua casella di posta elettronica si azzeri ogni giorno aggiungendo un tocco in più all'attività.

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Un altro modo per rendere più motivante la tua lista delle cose da fare è mantenere l'elenco giornaliero breve. Come ho scritto sopra, quando la tua lista di cose da fare quotidiana non ha più di dieci attività su di essa, si sentirà realizzabile. Se ha tra venti e trenta compiti su di esso, sarà semplicemente travolgente. Molto meglio dare un'occhiata alla tua lista quotidiana e sentirti ispirato piuttosto che guardare la tua lista e sentirti demotivato.

6. Fai una revisione settimanale

Per chi ha letto David Allen's Finire di fare le cose libro, saprai tutto sulla recensione settimanale. Eppure, mi sorprende quante persone saltano a farlo. Se vuoi che la tua lista di cose da fare rimanga efficace e aggiornata, allora una revisione settimanale è di vitale importanza.

Durante la settimana in cui ti stai precipitando e fai cose, ti mancheranno le cose. Siamo esseri umani e ci dimenticheremo di controllare le attività che abbiamo svolto, aggiungeremo attività sensibili al fattore tempo e non aggiungeremo una data e ci dimenticheremo di aggiungere attività. La recensione settimanale è dove ti fermi per un'ora e fai una panoramica generale di ciò che devi fare. Pubblicità

Idealmente, la revisione settimanale dovrebbe essere effettuata in un luogo privo di distrazioni, in modo che tu possa concentrarti solo sul lavoro che devi svolgere e pianificare la settimana successiva. Metti insieme tutti i tuoi compiti - potresti aver scritto compiti su un quaderno e non averli aggiunti alla tua lista di cose da fare - e ripulire le attività che non sono più necessarie o sono state fatte.

Fare una revisione settimanale ti mette nel pieno controllo. Ti consente di rimanere al passo con il tuo lavoro, decidere cosa fare dopo e cosa può essere posticipato in un secondo momento. È il modo migliore che conosca iniziare la settimana con un piano e una direzione ed è un modo per assicurarti di fare le cose giuste e di non lasciarsi coinvolgere in compiti minori che non ti spingono oltre i tuoi progetti o i tuoi obiettivi.

La linea di fondo

Se usato correttamente, una lista di cose da fare può essere la motivazione e il driver che ti spinge a fare il tuo lavoro migliore e ottenere cose incredibili. Ti tiene concentrato sulle cose importanti e ti impedisce di perdere compiti che altrimenti potrebbero andare persi.

Fare elenchi ti aiuta anche a ridurre lo stress e sopraffarti perché invece di cercare di ricordare tutto nella tua testa, hai esternalizzato tutto il lavoro che devi fare liberando spazio nella tua mente per ulteriori sforzi creativi.

Ricapitoliamo i takeaway chiave:

• Scrivi compiti, quindi è molto chiaro cosa devi fare. Se devi chiamare qualcuno, inserisci il loro numero di telefono nell'attività per risparmiare tempo alla ricerca del numero.
• Aggiungi le date che sono significative e non casuali. Quando la tua lista di cose da fare giornaliera ha solo compiti che devono essere svolti quel giorno, sarai molto più concentrato sul lavoro giusto.
• Consenti solo un massimo di dieci a dodici attività segnalate al giorno nella tua lista di cose da fare. Questo non significa che tu faccia solo quei compiti. Se hai tempo ed energia alla fine della giornata, puoi sempre fare di più.
• Raggruppa attività simili in modo da concentrarti sul tipo di lavoro che stai facendo contemporaneamente. Ciò aiuta ad evitare i rischi del multitasking.
• Scrivi i tuoi compiti in modo che siano significativi e motivanti. Vuoi guardare la tua lista ed essere motivato a rimanere bloccato e fare il lavoro.
• Non perdere mai una recensione settimanale completa. Questa è la colla che tiene tutto insieme e pertinente.

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