Le 3 strategie di risparmio di tempo più cruciali (a proposito, sono facili!)

Non c'è mai abbastanza tempo nel giorno per fare tutto, c'è?

Questo è uno dei maggiori problemi che le persone affrontano quando cercano di essere produttivi ed efficaci. Troppi lavori hanno una capacità infinita di lavoro; potresti fare il tuo lavoro per 60, 80 o anche 100 ore a settimana e trovare ancora cose da fare, giusto?

Credo che non solo la 'settimana lavorativa di quaranta ore' sia un malinteso totale, ma in realtà è una credenza dannosa con cui molti di noi sono stati educati e ora sono intrappolati. Quando siamo a un lavoro che ha un accordo contrattuale di qualche tipo per fare un numero fisso di ore a settimana, riempiremo quelle ore con il lavoro ... indipendentemente dal nostro carico di lavoro effettivo.

E quando ci pensi davvero, quanto è illogico per le aziende basare i contratti del personale in ore piuttosto che in uscita? Non ha senso per i profitti di successo o altri risultati. Pubblicità

Ho avuto la fortuna di aver ricevuto una formazione avanzata da una serie di allenatori e mentori su strategie efficaci per risparmiare tempo. Non solo i manager cercano di capire come ottenere il massimo da me entro 40 ore, ma le persone che hanno capito come essere il 50-100% più efficaci delle loro controparti, in metà il tempo.

Oggi, vorrei condividere con voi i miei tre migliori consigli. L'idea è che mentre una qualsiasi di queste strategie riduce notevolmente lo spreco di tempo (facendo di più in meno tempo e tanto meno sforzo), l'idea è combinarli tutti. Questi suggerimenti stanno solo scalfendo la superficie e consiglio vivamente di approfondire ulteriormente ciascuno di questi principi:

1. La regola 80/20 della natura: il principio di Pareto

La maggior parte degli high-achievers è generalmente brava a dare priorità, ma la maggior parte è terribile nel riuscire a lasciare che i compiti a priorità più bassa non siano completati. Molti di noi completeranno prima le attività ad alta priorità, ma poi trascorreranno molte ore a lottare attraverso tutti gli altri compiti, cercando di raggiungere la mitica "scatola vuota". Se sei in un lavoro che potrebbe fornire abbastanza lavoro per tenerti infinitamente occupato, allora stai inseguendo un arcobaleno. La maggior parte dei lavori può adattarsi a questa descrizione.

Credo che tendiamo a temere di "perdere qualcosa di importante", quindi proviamo a fare tutto. Paradossalmente, nel fare ciò compromettiamo la qualità del nostro lavoro più importante - un rischio molto maggiore per la nostra carriera! Pubblicità

Il principio di Pareto, un termine coniato dal famoso ricercatore di qualità e performance Joseph M. Juran, suggerisce che la maggior parte delle circostanze nella vita seguono questa regola della natura: L'80% dei risultati proviene dal 20% degli input.

Nel contesto, questo significa che la maggior parte dei risultati sono generati da una piccola parte del tempo e degli sforzi. Solo il 20% del lavoro che fai attualmente è davvero importante per i risultati che ti aspetti. Indica anche che l'altro 80% dello sforzo che stai facendo ti porterà solo il 20% dei risultati che desideri.

Raccomando che per il prossimo mese, accantonerai 15-30 minuti alla settimana in cui non verrai interrotto. Durante questo periodo prova questo esercizio:

• Scrivi l'intero elenco dei compiti di tutto ciò che fai per il lavoro (in seguito puoi applicare questo esercizio a tutta la tua vita, quando le cose iniziano davvero a cambiare!) Questo include tutto, dalle principali attività e progetti, fino alle e-mail e ai telefoni.
• Scrivi un riassunto di quali risultati o risultati sono attesi da te, ad es. % delle vendite, cose costruite, contratti scritti ecc., che sono più cruciali per il tuo successo.
• Ora torna all'elenco completo dei compiti e scegli senza compromessi il 20% di quelli (uno su cinque) più direttamente collegati a tali risultati e risultati. Questi sono ora i tuoi compiti con la priorità più alta e il tuo obiettivo dovrebbe essere aumentare lo sforzo che spendi in questi.
• Quindi torna alle attività rimanenti nell'elenco e classificale in termini di importanza dal meno al più (ad esempio da una scala a cinque). Più basso è il numero, più inutile è l'attività: queste sono le tue attività "80%". Per ciascuna delle attività del 20% che aumenti, devi ridurre il numero di stanze o semplicemente non farlo una di queste attività all'80%.

Un altro modo per farlo è chiedertelo, “Se dovessi produrre gli stessi risultati settimanali ma dovessi lavorare un giorno in meno a settimana, cosa avrei bisogno di ridurre o smettere di fare?” Pubblicità

Leggi Successivo

Come fare cambiamenti nella vita per essere la migliore versione di te

Come apportare cambiamenti positivi ora (e iniziare a vivere una vita appagante)

25 migliori libri di auto miglioramento per leggere senza importanza quanti anni hai

Scorri verso il basso per continuare a leggere l'articolo

Nel corso del tempo, con la sperimentazione trial-and-error, diventerai veramente chiaro su ciò che conta e ciò che effettivamente non importa. Devi lasciare andare le cose, e a volte devi permettere che accadano piccole cose negative per far spazio a risultati positivi molto più grandi.

2. La trappola della posta elettronica

Una volta ho fatto un piccolo studio totalmente informale in cui ho scoperto di aver perso circa 4-6 ore alla settimana, semplicemente passando da quello che stavo facendo per controllare le mie e-mail (e viceversa). Questa è un'attività completamente improduttiva. Tutto ciò che fa è:

• Mangia ore in cui non viene prodotto nulla.
• Costringi a cercare di "trovare il tuo posto" di nuovo nel compito incompleto che stai facendo (che è più tempo perso e una completa perdita di quantità di moto).
• Crea ansia per le nuove email che ora vedi come attività in sospeso, che ti distraggono fino a quando non le gestisci.

Da allora ho trovato la soluzione. Al momento ho un fastidioso messaggio di risposta automatica che dice di controllare solo le email alle 11:00 e alle 15:00, incluso il mio numero di cellulare “se è urgente”. Non devi farlo, ma diamo un'occhiata al concetto dietro:

• Controllando solo le e-mail due volte al giorno, costringo le persone a contattarmi urgentemente solo quando i problemi sono davvero urgenti, il che ha ridotto le distrazioni di circa il 60-70% (seriamente!)
• Il 95% delle email non ha bisogno di una risposta urgente e può aspettare un paio d'ore. Trattando le e-mail in blocco, abbattete in modo significativo la distrazione e il tempo di transizione. Insegnare agli altri a non utilizzare l'e-mail come forma di comunicazione urgente.
• Ho solo "toccato" le email una volta ciascuna. Sono stati trasformati in un compito per dopo (quindi posso dimenticarlo per ora), trattati lì e poi (per tutto ciò che mi richiederà meno di un minuto), o sono cancellati / archiviati.

3. Mangiare la grande rana brutta

Il mio allenatore, Phil Drolet, mi ha insegnato questo. È sorprendente quanto sia distratto avere un compito brutto e grosso che incombe nella parte posteriore della tua mente. La tua attenzione interiore continua a guardarlo mentre stai cercando di mettere a fuoco. Questo di solito è un compito che è: pubblicità

• Tempo intensivo, o
• Comporta conflitto, o
• Percepito per essere difficile (ma nella mia esperienza di solito risulta essere OK).

Prova questo per una settimana e guarda come ti senti: fai 'mangiare la grande brutta rana' (cioè facendo il compito più difficile) la prima cosa che fai ogni giorno, anche prima di controllare le e-mail o di rispondere ai messaggi telefonici. Ci sono alcuni ruoli che richiedono che le e-mail vengano controllate per prima cosa al mattino, ma anche in questo caso di solito sono poche quelle che devono essere riviste.

Che ci crediate o no, siete più produttivi all'inizio del vostro turno. Usa questa energia per distruggere quel compito che provoca ansia, per darti la massima tranquillità per il resto della giornata. Quando viene applicato insieme al principio 80/20, fare questo compito è di solito anche la cosa più efficace che si possa fare quel giorno!

Vedo spesso persone che saltano in giro tra due o tre compiti con uguale priorità, invece di farlo solo uno alla volta. Se sei tu, ti garantisco che stai perdendo ore a settimana, senza guadagnarci nulla! Ricerca "tecniche di consapevolezza" e impara a fare una cosa alla volta. Avere un elenco di cose da fare dettagliato che categorizza tutto in termini di importanza / priorità, quindi eseguire ciascuna attività una alla volta. Se applicato correttamente, probabilmente tutto ciò che rimane alla fine della giornata non ha nemmeno bisogno di essere fatto!

In questi giorni, è abbastanza comune per me non avere nulla di importante da fare dopo le 11:30, semplicemente perché seguo queste regole. Porta la libertà nella tua vita, lasciando prima andare il mito della "giornata lavorativa di otto ore", e in secondo luogo disciplinando te stesso per seguire queste regole. Controintuitivamente, c'è libertà nelle seguenti regole. Provalo per qualche settimana e dimmi che mi sbaglio!

Avere una settimana produttiva, efficace, salva-tempo e spensierata!