Produttività resa semplice I 7 elementi principali di GTD

Proprio come i cinque elementi (Fuoco, Terra, Metallo, Acqua e Legno), GTD ha i suoi elementi. Solo che ce ne sono sette anziché cinque ... e non altrettanto epici.

Nelle parti precedenti di questa serie stavamo parlando di cose come come selezionare cosa fare dopo, e come compilare la lista dei progetti (e la prossima lista di attività). Oggi è il momento di approfondire questo argomento e spiegare un po 'più in dettaglio gli elementi principali.

Per non farti appendere più a lungo ... lascia che ti dica quali sono i sette elementi principali di GTD:

• Elenco dei progetti
• Elenco delle attività successive
• Futuro / forse elenco
• Calendario
• “Aspettando” Elenco
• File di risorse
• L'intangibile (aspettalo ...)

Avere familiarità con questi elementi, sapere come usarli e capire il loro scopo è la chiave per implementare con successo la GTD.

So che sembra molto lavoro, e che alcuni elementi non sono chiari a questo punto, ma ti assicuro che è molto più facile di quanto sembri.

Prendiamolo dall'alto e parla del primo elemento della lista:

Elenco dei progetti

Abbiamo parlato brevemente di questo nel post precedente: selezionare Cosa fare dopo con GTD. Sentiti libero di verificarlo se non l'hai già fatto. Il post spiega anche il significato dei progetti come definito in GTD.

In sostanza, la tua lista dei progetti è dove sono elencati tutti i tuoi progetti attuali. Pubblicità

Ogni progetto ha una sua sezione nella Lista dei progetti. Ogni sezione è una raccolta un po 'completa di varie cose riguardanti un progetto.

Tale sezione del progetto di solito contiene cose come:

• Una breve descrizione del progetto. Questo è utile quando vuoi tornare a un determinato progetto dopo un po 'di inattività e non riesci a ricordare quale fosse esattamente il progetto.
• Un elenco di attività che è necessario eseguire per completare il progetto.
• Riferimenti ad altri materiali che potrebbero tornare utili quando si lavora al progetto.

Il primo elemento è abbastanza auto esplicativo. Il secondo è stato spiegato nel post precedente. Quindi rimaniamo con l'ultimo - riferimenti ad altri materiali. La verità è che ogni volta che stai lavorando su qualcosa, hai bisogno di una serie di cose diverse per riferimento (o altre informazioni che ti aiuteranno a portare a termine il progetto).

Usiamo il più semplice degli esempi solo per spiegarlo brevemente - il nostro esempio di fissaggio per auto. Alcuni riferimenti ad altri materiali potrebbero includere: elenco di tutti i garage professionali nella tua zona, numeri di telefono, documenti importanti per l'auto.

Ovviamente, ogni progetto ha caratteristiche diverse, quindi non esiste un modello universale per quei riferimenti, ma sono sicuro che tu abbia avuto l'idea.

Elenco delle attività successive

Come stavo dicendo nel post precedente, è qui che passi la maggior parte del tuo tempo quando si lavora con GTD.

In sostanza, l'elenco Attività successive contiene solo un'attività da ciascuno dei tuoi progetti. Non di più, solo una singola attività.

Anche in questo caso, il post precedente (selezionando Cosa fare dopo con GTD) spiega in dettaglio lo scopo e la costruzione dell'elenco delle attività successive.

Future / Maybe List

Questo è un nuovo elemento. Non ne abbiamo ancora parlato. Pubblicità

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Lo scopo di questa lista è di natura molto semplice. Contiene tutto ciò che sai che non sarai in grado di agire in questo momento (Futuro), o cose che non sei ancora sicuro se hai intenzione di agire su di loro mai (Forse).

Lo scopo di questa lista è di darti un posto dove memorizzare tutte le tue idee, i possibili progetti, le cose che sembrano semplicemente interessanti, le cose che non vuoi dimenticare, ecc..

La costruzione della lista non è definita esattamente, quindi tutto ciò che vuoi può trovare il suo posto lì. In particolare, cose come:

• Brevi descrizioni di nuovi progetti.
• Singole attività che stai pensando di fare.
• Pensieri casuali, ma fattibili su qualsiasi cosa.
• Le cose (richieste, progetti, attività) che altre persone ti hanno inviato.
• Sintesi di articoli / post interessanti su cui potresti voler agire in futuro.

Praticamente, tutto ciò che è degno di tenere per possibili azioni future trova il suo posto nella Lista Future / Maybe. Non ci sono altre regole più importanti di questa.

Calendario

Un calendario sembra una cosa abbastanza ovvia. Ma non lo è. Molte persone cadono nella trappola di mettere tutto in un calendario. È un'abitudine Ed è una brutta.

Il problema più grande con un calendario è che spesso lo utilizziamo per elencare alcune cose che pensiamo che saremo in grado di fare in un dato giorno. Quindi finiamo con decine di compiti, uno sopra l'altro, ciascuno non fatto nel giorno desiderato. Questo rende anche molto facile trascurare alcune attività che devono assolutamente essere fatte in un dato giorno.

Il tuo calendario è sacro. Il vero scopo di un calendario GTD è farti sapere che se ci metti qualcosa, significa che questa cosa specifica può essere fatta solo nella data esatta che hai scelto ... o MAI.

Sono serio. È davvero la tua unica possibilità di fare la cosa. Dopo averlo perso, è perso per l'eternità.

Qual è lo scopo di tutto questo? È semplice. È per questo che tutte le attività veramente sensibili al fattore tempo non vengono trascurate. Pubblicità

Diciamo che hai un appuntamento dal dottore. Tali appuntamenti sono sempre impostati su una data e un'ora specifiche. Se ti manca, beh, ti sei perso e devi fare un altro appuntamento. Non puoi semplicemente presentarti il ​​giorno dopo e dire “Scusa sono in ritardo.” Questo non funzionerà.

L'esempio del medico è in realtà perfetto per spiegare lo scopo di un calendario GTD. È davvero un luogo sacro. Se qualcosa viene inserito nel calendario non è possibile riprogrammarlo o posticiparlo. È come se fosse stato scritto nella pietra.

Qual è il vantaggio principale? Sarai stupito di quante piccole cose avrai nel tuo calendario una volta implementato questo.

“Aspettando” Elenco

Anche questo è un nuovo elemento. Molto semplicemente, questa lista contiene tutte le cose che stai aspettando.

“Cose che stai aspettando” è una spiegazione vaga quindi lasciatemi fare alcuni esempi:

• Email che stai aspettando che altre persone ti mandino.
• Una chiamata che il tuo agente immobiliare avrebbe dovuto farti.
• Il prezzo del Peso messicano diminuirà in modo da poter acquistare valuta per la tua vacanza.
• La tua auto deve essere riparata in modo da poterla raccogliere.
• Il tuo post sarà pubblicato su Lifehack.org.

Questa lista è un posto per tutte le cose che sono alquanto indipendenti dalle tue azioni, eppure stai ancora aspettando che accadano.

Qual è lo scopo? Semplicemente non dimenticare che qualcuno avrebbe dovuto fare qualcosa per te, e sono in ritardo. È così che non ti svegli un giorno e dici, “Aspetta un minuto, il mio articolo doveva essere pubblicato come 2 mesi fa!”

File di risorse

I file di risorse contengono ogni informazione necessaria per andare avanti con i progetti, il lavoro e ... essenzialmente ... la vita. ”File di risorse” non è il miglior nome al mondo, quindi mostriamo alcuni esempi:

• Articoli che potrebbero tornare utili.
• Post del blog che hai letto (o scritto).
• Il tuo elenco di schede e note (se sei un chitarrista, ad esempio).
• Il tuo taccuino di contatti.
• La tua lista dei migliori ristoranti della città.
• Alcuni libri che vuoi recensire.
• Ogni pezzo di informazioni importanti che è memorizzato sul disco rigido del tuo computer.
• Immagini della tua ultima vacanza.
• e così via…

Immagino che l'unica regola sia quella di archiviare tutto ciò che non è perseguibile in alcun modo, ma tu vuoi mantenerlo comunque. Pubblicità

Come puoi immaginare, questo è probabilmente il più grande elemento in volume di tutti. Nient'altro arriva nemmeno vicino al tuo File di risorse. Per fortuna, in questi giorni stiamo facendo la maggior parte delle nostre cose su un computer, quindi non dobbiamo giocare con tonnellate di carta.

L'elemento intangibile

Questo è l'ultimo e più importante elemento di tutti. È l'intangibile: fiducia.

Se non hai fiducia per GTD, nient'altro può far funzionare il sistema per te. Se vuoi che GTD ti aiuti a rendere la tua vita e il tuo lavoro più organizzato, devi aver fiducia che GTD può davvero farlo per te.

La fiducia non è così importante per altre metodologie più semplici. Ma GTD è diverso. È piuttosto complesso. Non è stato inventato durante la notte. È il risultato di anni di lavoro e di esperienza del suo autore - David Allen. Non è casuale. Ed è per questo che funziona.

Ma per farlo funzionare devi fidarti di esso, o - come qualcuno piace chiamarlo - sospendere l'incredulità mentre impari GTD. Pagherà presto.

Ci sono già state tre parti della serie Productivity Made Simple. A questo punto, ti fidi che può cambiare il tuo modo di lavorare? Condividi i tuoi pensieri nei commenti.

(Credito fotografico: Tutorial o Advice Concept tramite Shutterstock)