Incontri per unghie Down Tight

Le riunioni possono avere un sacco di flusso libero per loro. Cominciano un po 'tardi perché le persone si presentano un po' in ritardo. C'è quel punto in cui non vedi Jumpha da un po 'e chiedi dei suoi figli. Passi in rassegna l'ordine del giorno e le persone a faccia in giù mentre lo sfogliano e mescolano carte. Alcune persone stanno leggendo e rispondendo alla posta tramite i loro BlackBerry.

Penso che sia tutta una cagata. Le riunioni sono spesso come visite dentistiche. Dovresti entrare, farti grattare, raccogliere, sciacquare e pulire, tornare a casa con uno spazzolino da denti e un appuntamento per il sesto mese e basta. Pubblicità

Puoi fantasticare tutto quello che vuoi sugli incontri della lavagna con tutte le splendide visualizzazioni e tutto il resto, ma quelle sono davvero le rarità, no? Il mio primo abbonamento alla rivista Fast Company mi ha fatto prendere in giro per un po '. Ho iniziato a credere che le riunioni fossero eventi bellissimi e sensuali, in cui le persone hanno davvero tracciato il futuro dell'azienda. Toro. Pubblicità

Le riunioni sono dove le persone cancellano lo stato, assegnano lavoro e prendono decisioni rapide. Dovrebbero essere trattati in questo modo. E sì, so che il tuo posto è culturalmente diverso. So che sei solo una donna. So che non sei il capo. Ecco alcuni suggerimenti per quando sarai in testa alla riunione. Pubblicità

• Pubblica l'agenda il prima possibile. In alto, indica: “Questo è l'ordine del giorno per questo incontro. Esamineremo SOLO articoli in questa lista. Se si desidera proporre un punto all'ordine del giorno non ancora coperto, si prega di farlo nella risposta. Sarà inviato un ordine del giorno corretto. “
• In fondo all'agenda, impostare le regole dell'incontro: “Il tuo tempo è importante Apprezzo il tuo tempo e rispetto la tua partecipazione. Si prega di spegnere tutti i dispositivi mobili per tutta la durata della riunione. Si prega di accettare di attenersi all'ordine del giorno. Si prega di astenersi dalle conversazioni nella sidebar.”
• All'inizio della riunione, inizia indipendentemente dal fatto che tutte le persone di cui hai bisogno siano lì. Mancano solo pochi inizi, soprattutto se ti rifiuti di tornare indietro, di far arrivare le persone prontamente. Una volta che avranno compreso la natura delle tue riunioni, avranno l'indizio.
• Inizia ogni incontro con il più breve di “regole di casa” conversazioni: “Ci incontreremo rapidamente su questo specifico programma. Parlerò e confermerai le informazioni che abbiamo qui. C'è una domanda sui prossimi passi che resteremo aperti alla discussione. Per favore, niente telefoni cellulari - disattivali - e nessuna conversazione nella barra laterale. Un oratore per volta. Grazie. Cominciamo.”
• Sii gentile, ma sii l'autorità. Ricordare gentilmente alla gente che l'ordine del giorno è lì, che l'incontro è quello che è. Non dovrebbe esserci scoperta a questo sapore di incontro.
• Non andare mai oltre. Se hai ancora un ordine del giorno ma non hai tempo, ferma la conversazione. Grazie a tutti per il loro tempo. Alzarsi. Possono restare, ma dovresti uscire. Non piegarti a questo. Stai rendendo le persone in ritardo per il prossimo incontro.
• Se puoi, finisci presto.
• Dare alle persone tutte le possibilità tra gli incontri per essere ascoltati. Quelli che blaterano di più alle riunioni hanno solo paura di non capire il loro punto. Vai da loro personalmente, uno a uno, e ascoltali finché puoi. Rifletti le loro parole. Mostra loro di sapere cosa stanno dicendo.
• Pubblica subito le note della riunione. Dovrebbero essere molto poco più che l'agenda con “confermato” accanto a ogni punto e / o forse un piccolo blocco di note in basso. Se siete tutti nello stesso edificio, considerate semplicemente di fotocopiare la vostra versione delle note e consegnarla a tutti. Se è necessaria una copia elettronica, sii breve. Non pubblicare volumi di informazioni. Gli ordini del giorno delle riunioni sono code di stato, non i registri per la riunione. (Uno dei miei con la maggior parte dei project manager, formale o informale, è che scrivono mini romanzi quando uno stato è tutto ciò che è necessario).

SEI l'autorità delle riunioni che chiami. Puoi portare questa cultura alla tua azienda abbastanza rapidamente, perché mostra rispetto per il tempo delle persone, la volontà di chiamare l'incontro e disperdersi rapidamente, e un forte senso di sapere quello che sai. Incontri in cui ti sembra preparato e agisci in quanto l'autorità è sempre più piacevole per tutti i soggetti coinvolti. Vi esorto vivamente a dare a questi suggerimenti una prova e a scrivere di nuovo.

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-Chris Brogan scrive di auto-miglioramento e produttività su [chrisbrogan.com]. Scrive di nuovi media e contenuti in Grasshopper Factory. Incontra Chris Brogan al PodCamp di Boston o alla fiera Podcast e Portable Media Expo in California.

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