Strumenti di produttività minimi e massimi

Se non sei nuovo su blog di produttività, strumenti di produttività web e altre cose che hanno una rotazione produttiva o “GTD” in loro, allora hai sicuramente sentito parlare del concetto di essere “minimalista”. L'idea sta usando la quantità minima di cose per ottenere qualcosa o vivere la vita. Fondamentalmente, tutte le cose extra che tu “non ho bisogno” è solo intasare la tua natura produttiva e deve essere rimosso.

Ma, cosa succede se si desidera che tutte le campane e i fischi degli strumenti di produttività e il modo minimalista si sentano in qualche modo limitati? Questo è dove l'idea di “massimale” arrivano gli strumenti di produttività; strumenti che forniscono all'utente un sacco di funzionalità e impostazioni che consente loro di personalizzare lo strumento nel modo che ritengono più opportuno.

Il caso di strumenti minimalisti

Una delle lamentele più grandi su strumenti di produttività complicati è che tendono a intralciare il tuo modo piuttosto che aiutarti a fare le cose. Questo è sicuramente il caso con alcuni strumenti che gettano in mente ogni caratteristica che viene in mente e non hanno un modo chiaro per farlo “saltare nel” e iniziare a utilizzare lo strumento.

Ad esempio, l'app Web Toodledo è un'applicazione di gestione delle attività estremamente potente (per non parlare di uno dei miei preferiti), ma può essere piuttosto scoraggiante da esaminare e utilizzare all'inizio. Ciò è dovuto alla massa di opzioni, filtri, ricerca, ecc. Di Toodledo. Contrastare questo con a “più semplice” strumento come Remember the Milk. È ovvio come aggiungere attività con RTM e l'interfaccia utente è pulita e semplice per gli occhi. Questo non vuol dire che RTM non sia potente, lo è sicuramente con l'aggiunta di Smart Lists e Locations; sta dicendo che a volte quando si dà un utente pure molte opzioni possono confondersi e distrarre dal utilizzare effettivamente lo strumento per fare le cose. Pubblicità

Gli strumenti di produttività minima sono stati estremamente popolari negli ultimi anni a causa della mancanza di utenti che abbiano qualcosa di semplice da togliersi di mezzo. Alcuni degli strumenti che mi vengono in mente sono Simplenote, Ta-da List, SimpleGTD, penna e carta e Remember the Milk.

Il caso per “massimalista” utensili

Sul lato opposto della moneta, le lamentele più grandi su strumenti di produttività semplici e minimi è che non sono abbastanza personalizzabili e mancano caratteristiche necessarie come tagging, ricerche salvate, stili di elenchi diversi, supporto multipiattaforma, ecc. Alcuni utenti si sentono senza queste funzioni avanzate di set che gli strumenti di produttività non sono abbastanza buoni.

Quando il signor Allen, lo stesso GTD, parla di sistemi e strumenti di produttività, ruba una buona citazione da Albert Einstein:

“Rendi tutto il più semplice possibile, ma non più semplice.”

Questo ovviamente potrebbe supportare l'idea di strumenti minimalisti, ma mi fa pensare che ci vogliono strumenti complicati per lavorare e aiutare a controllare cose complicate come la pianificazione del progetto, la gestione della posta elettronica, ecc. Come menzionato prima, Toodledo è piuttosto la gestione delle attività applicazione e ha un sacco di funzionalità che non si può mai utilizzare. Ma l'idea di fornire all'utente funzionalità extra è allettante in quanto è possibile “diventare” uno strumento.

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I filtri e le viste complicate di Toodledo

Ad esempio, attualmente sto usando OmniFocus (anche se è costoso come l'inferno) e c'è una funzionalità dolce che ti permette di mettere in relazione una posizione con un contesto. Quando sei in giro e controlli il tuo iPhone per le azioni che potresti completare, puoi controllare l'elenco delle posizioni e OmniFocus usa il tuo GPS per darti le azioni che possono essere completate nelle tue vicinanze. All'inizio ho pensato che questa funzione fosse elegante, ma una sorta di esagerazione, cioè fino a quando ho scoperto che viaggio un bel po 'durante un giorno e posso utilizzare la mia posizione per trovare compiti che possono essere completati intorno a me. Prova a farlo con Ta-da List.

Alcuni dei più popolari strumenti di produttività massima includono OmniFocus, Evernote, Toodledo, Outlook e OneNote. Pubblicità

Minimal vs. Maxim: Fight!

L'ultima cosa che voglio fare è prendere una parte o l'altra quando si tratta di strumenti ricchi di funzionalità rispetto a semplici strumenti. Ciò che posso fare, tuttavia, è di dare alcune raccomandazioni a coloro che non sanno esattamente in quale campo sistemarsi: minimo o massimo?

1. Il miglior consiglio che io possa mai dare è amare gli strumenti che usi. Che importa se ci sono un milione di impostazioni o dieci impostazioni se non ti piace lo strumento che stai utilizzando?

2. Nessuno strumento ti renderà più produttivo. Solo perché puoi fare una lista di azioni e metterle in relazione con un progetto e far sì che il sistema ti dica quali sono le tue prossime azioni, non significa che effettivamente le farai. Gli strumenti non ti rendono produttivo; ti rendi produttivi.

3. Non esiste uno strumento perfetto. Fidati di me, sono stato in fondo alla strada ed è lungo e arduo. Non esiste uno strumento GTD perfetto; non lo sarà mai. Quindi smetti di usare Google adesso. Pubblicità

4. Crea un elenco di funzionalità necessarie e un elenco di funzionalità che desideri in uno strumento di produttività. Quindi, quando stai cercando uno strumento nuovo o migliore, confronta l'elenco con il set di funzionalità dello strumento. Se è vicino, allora non lo si può totalmente odiare.

5. Una volta trovato uno strumento che funziona, seguilo. Se i tuoi strumenti stanno colpendo il punto debole e ti aiutano a diventare più produttivo, considera di adottarli per un anno in modo da non cadere nella trappola di cambiare i responsabili delle attività ogni volta che senti parlare di uno nuovo brillante.

Quale lato del campo scegli quando si tratta di strumenti di produttività? Vuoi mantenere le cose semplici o dotarti di un potente set di funzionalità che sono a tua disposizione?