Quanto meglio lavori, tanto più facile ti ritrovi in ​​questa trappola della produttività

Più a lungo va avanti la tua carriera lavorativa, di solito più responsabilità guadagni. Potrebbero essere promozioni, gestione di team o assumere più progetti e attività. Sono cambiamenti positivi, poiché è positivo crescere e incontrare ulteriori opportunità.

Tuttavia, col tempo, potresti arrivare a capire che c'è un limite alla quantità di responsabilità che puoi gestire. Sei diventato più occupato e più impegnato, ma hai smesso di realizzare grandi cose. Potresti impostare obiettivi giornalieri, settimanali e mensili, ma quando guardi alla fine di ogni mese sui tuoi compiti e obiettivi, vedi che i progressi sono stati mediocri o addirittura inesistenti.

La trappola della produttività

Nella maggior parte dei casi, man mano che la tua carriera progredisce e ottieni maggiori responsabilità, ci sono più cose che ostacolano la tua capacità di lavorare in modo efficiente. Qui ci sono solo alcuni:

• Più persone vogliono contattarti per il tuo buon lavoro, conoscenza e competenza.
• Riceverai tonnellate di email, inviti per incontrare e connessioni su LinkedIn.
• Gestisci un team con membri che chiedono costantemente il tuo aiuto o feedback.

A meno che tu non sia sovrumano, scoprirai che i tuoi compiti sono sommersi da quanto sopra. E anche se è giusto dire che le attività di cui sopra sono preziose, non sono le più significative o produttive per te o la tua carriera.

In altre parole, sei caduto in una trappola della produttività. Questa trappola è chiamata lavoro superficiale. Pubblicità

Occupandosi costantemente di aiutare gli altri e di gestire comunicazioni poco importanti, si perde tempo ed energie per concentrarsi sulle cose vitali. Potresti contribuire a far sì che la tua squadra o reparto funzioni senza problemi, ma non stai davvero muovendo l'ago a tuo favore. Ad esempio, non hai tempo per cercare miglioramenti continui e nessuna ispirazione è rimasta per il pensiero innovativo e il raggiungimento di obiettivi importanti.

Potrebbe aiutarti a pensarlo in questo modo: l'80% del tuo lavoro viene probabilmente speso per compiti di basso valore, mentre solo il 20% viene speso per attività di alto valore. Ti siedi nelle riunioni mezza giornata e trascorri la maggior parte del tempo rimanente nell'elaborazione delle spese, rispondendo alle e-mail, aiutando i colleghi, ecc.

Se vuoi riprendere la tua carriera e iniziare di nuovo a fare grandi cose, dovrai gestire il tuo lavoro nel tempo. Vediamo come è fatto.

Come trascorrere il tuo tempo di lavoro con saggezza

Il principio di Pareto è un buon modo per iniziare. Si riferisce all'osservazione che spesso il 20% di ciò che facciamo produce l'80% dei nostri risultati. Al contrario, l'80% di ciò che produciamo produce solo il 20% dei nostri risultati.^[1]

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In termini di lavoro personale, è probabile che l'80% dei tuoi sforzi si concentri sul lavoro superficiale, il che ti dà solo risultati minimi. Tuttavia, il restante 20% dei tuoi sforzi (che tu metti in un lavoro non superficiale), è la parte che produce i risultati che contano davvero.

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Quali passi dovresti prendere per invertire questo? Ci sono due cose che puoi iniziare a fare adesso.

1. Ridurre al minimo le attività lavorative non essenziali

Quando dico minimizzare, non intendo tagliare. La maggior parte delle attività ha un valore, ma è necessario assicurarsi di concentrarsi sui compiti di alto valore come priorità.

Per raggiungere questo obiettivo, potresti prendere in considerazione il "blocco temporale". Qui è dove si pianifica il tempo per svolgere i propri compiti importanti senza essere interrotti. Immagina di dire alla tua squadra: “Vado a lavorare in un ufficio privato per le prossime due ore, quindi compio un lavoro urgente.” Detto questo, hai definito i limiti e dato anche a te stesso il tempo di dedicarti a qualsiasi attività o progetto importante presenti nel tuo elenco.^[2]

Un altro suggerimento per te è di fissare un limite massimo settimanale (e persino al giorno) per rispondere alle richieste o agli annunci delle persone. Questo può impedire agli altri di raggiungerti troppo facilmente. Ad esempio, se i colleghi normalmente si aspettano risposte immediate da te quando ti inviano un'email, inizia a ridurre i tempi di risposta. In questo modo, dimostrerai che sei davvero occupato e che i tuoi colleghi potrebbero iniziare a cercare altrove le risposte o persino a trovare le loro risposte. Pubblicità

2. Delega compiti e responsabilità

Stai facendo un lavoro che le persone che ti riferiscono potrebbero fare? È un problema comune a molti manager (specialmente nuovi). Tuttavia, se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi, devi imparare a delegare alcune delle tue attività ai membri del tuo team.

Per fare ciò, prima decidi cosa puoi delegare. Se non è qualcosa che solo tu puoi fare, considera la possibilità di delegarlo ad altri. Dovresti essere colui che si prende cura del quadro generale, ma non è perso nei dettagli.

Come meglio delegare? La cosa più importante è definire chiare linee guida per le persone. Non permettere alcuna ambiguità nelle tue istruzioni, e non dare per scontato che gli altri capiranno tutto ciò che chiedi loro di fare.

Spesso, ha senso delegare responsabilità, piuttosto che compiti unici. Ad esempio, invece di chiedere a uno dei tuoi team di preparare le statistiche di questo mese per una presentazione, rendili responsabili di tutte le statistiche di cui il tuo team ha bisogno. In questo modo, è probabile che diventino esperti nell'acquisizione e nella raccolta di statistiche e godranno della responsabilità aggiuntiva che è stata data loro.

Certo, ci saranno momenti in cui le persone non soddisfano le tue aspettative. Questo potrebbe lasciarti pensare: “Perché non possono fare quello che ho chiesto?” o “Perché non riesco a far capire poi quello che voglio?” Fai attenzione, come quando inizi a chiedere questo tipo di domande, i tuoi livelli di stress aumentano e inizierai a pensare di riprendere alcuni dei compiti che speravi di delegare. Pubblicità

La risposta al dilemma di cui sopra, è quello di rivedere regolarmente le prestazioni delle persone a cui hai delegato compiti o responsabilità. Ciò ti consentirà di assicurarti che capiscano cosa è loro richiesto e, se necessario, sarai in grado di fornire una guida aggiuntiva se necessario.

Sarà anche utile per entrambe le parti, se ci si concentra maggiormente sulle competenze complessive necessarie per completare le attività, piuttosto che andare oltre ogni singolo passo necessario per terminare attività specifiche. In altre parole, impara a lasciare andare.^[3] Ad esempio, invece di passare parola per parola a come scrivere un'e-mail di vendita, concentrati semplicemente sugli elementi chiave, come titoli incisivi, frasi concise e forti inviti all'azione.

Raccogli premi potenti rendendo il tuo amico il tempo

Se la tua carriera è finita nei binari, dovrai dedicare del tempo a rivalutare le tue priorità e come gestisci il tuo carico di lavoro.

Assicurati che le attività importanti siano prioritarie e che occupino circa l'80% del tuo tempo di lavoro. Usa il restante 20% del tuo tempo per lavorare su attività non essenziali. Se ciò comporta un tempo insufficiente per completare le attività non essenziali, allora è qui che entra in gioco la delega.

Prepara i membri competenti della tua squadra ad assumerti compiti e responsabilità per cui non hai più tempo. Trarranno beneficio dall'apprendimento di nuove cose e trarrai vantaggio dal tempo di concentrarti su cose importanti.

C'è solo così tanto tempo in un giorno, quindi assicurati di usarlo con saggezza. Fallo e inizierai a ottenere più di quanto avresti mai pensato possibile.

Credito fotografico in primo piano: Pixabay tramite pixabay.com

Riferimento

[1]	^	L'equilibrio: comprensione del principio di Pareto - La regola 80-20
[2]	^	Imprenditore: Time Blocking: uno strumento di produttività
[3]	^	Inc: 7 strategie per delegare meglio e fare di più