Riunioni, @ & !! $ * @ Riunioni!

Nell'elenco delle attività che perdono tempo e causano inutili frustrazioni sul lavoro, le riunioni si posizionano vicino alla parte superiore, appena sotto le valutazioni delle prestazioni e la preparazione dei budget.

Eccoti lì, bloccato in una riunione a cui non vuoi partecipare, pensando a tutto il lavoro accumulato sulla tua scrivania, mentre a metà ascolta qualcuno che canta all'infinito su un argomento a cui non hai interesse. Quando l'incontro finisce meno della metà del programma è stato completato e tutti escono dai calendari per organizzare un altro momento per incontrarsi. Pubblicità

Peggio ancora, molti incontri sembrano non portare mai a nessuna decisione chiara, lasciandovi la domanda sul perché le persone si sono unite in primo luogo. Alcune persone trascorrono la maggior parte del loro normale giorno lavorativo in riunioni di un tipo o dell'altro. L'unico tempo a disposizione per svolgere il proprio lavoro è la mattina molto presto, prima che sia programmato il primo incontro o in tarda serata, quando dovrebbero rilassarsi a casa.

Perché le organizzazioni consentono uno spreco continuo di tempo ed energia?

La prima ragione, credo, è semplice: diffidenza sfidante. Pubblicità

• Gli alti dirigenti non si fidano dei loro subordinati per essere abbastanza competenti da occuparsi interamente di progetti importanti. Richiedono quindi a loro di coinvolgere gli altri nelle loro decisioni, nella convinzione che ciò proteggerà contro errori costosi.
• I potenti colleghi non si fidano l'un l'altro per non indebolire la loro posizione in qualche modo, quindi insistono per essere “tenuto informato” prima che le decisioni vengano prese, di solito richiedendo una riunione, quindi inviando un subordinato che può interrompere i progressi indesiderati e riferire su attività sospette.
• I dipartimenti si affidano ancora di più ad altri reparti. Stesso risultato, dieci volte.
• La gente in generale non si fida degli altri per non dire qualcosa di negativo su di loro alle loro spalle, quindi vogliono essere lì per difendersi. (È una perdita di tempo. La gente ti farà sempre brutta bocca, se lo vorranno. Semplicemente trovano un'altra occasione quando tu non sono Là.)
• I revisori non si fidano di nessuno (tranne se stessi) con denaro, quindi richiedono decisioni sulle spese da sostenere in commissione, dove gli altri guardano sempre, spesso gelosamente. (Non ha funzionato molto bene nei recenti casi di corruzione societaria di alto profilo, vero? E i revisori non erano coinvolti anche in quegli imbrogli?)
• È sempre stato così. Nessuno vuole correre il rischio di fare le cose in modo diverso, perché sanno che c'è un'area in cui loro può fidati degli altri senza fare domande: ammucchiare tutta la colpa su di loro se qualcosa va storto.

La ragione secondaria è meno negativa: una convinzione che molte teste siano sempre meglio di una.

Questo ha un po 'di verità quando si tratta di generare idee. Se lo scopo è quello di ottenere qualcosa fatto, molte teste quasi sempre rallentano le cose. È incredibile quanto facilmente un gruppo di persone possa trovare ritardi e problemi se mettono le loro menti collettive ad esso. Pubblicità

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Quindi c'è una ricerca per consenso: quel concetto troppo elaborato che sembra produrre decisioni a soddisfazione di tutti; mentre di solito l'unica decisione possibile è quella che offende nessuno, perché è innocuo, convenzionale e difficilmente funzionante comunque. Il consenso è bello da avere, ma raramente è essenziale. Se l'azione proposta è nuova e non familiare, è improbabile che il consenso sia persino possibile in anticipo.

Molte riunioni potrebbero essere inevitabili, ma ecco come evitare di aggiungere alla piaga delle riunioni: pubblicità

• Ce ne sono solo tre genuino ragioni per un incontro:

1. Desideri raccogliere idee e pensieri dai presenti.
2. Le persone hanno dubbi su alcuni argomenti e tu sei pronto a rispondere loro di persona e immediatamente.
3. Un gruppo di persone desidera riunirsi per celebrare un successo o sostenersi l'un l'altro nelle avversità.

Se hai altri motivi per tenere una riunione, scegli un modo più appropriato per comunicare. Ad esempio, il semplice passaggio delle informazioni è generalmente gestito meglio da promemoria, e-mail o altri documenti. Se non puoi o non rispondi subito alle domande, raccogli le domande per colloquio, per iscritto o per telefono, e rispondi solo quando sei pronto.

Se qualcuno di questi è il tuo vero motivo per tenere una riunione, annulla immediatamente:

• Ne hai sempre uno. (Ora è il momento di smettere.)
• Pensi che alle persone piaccia avere incontri. (Mi dispiace, loro no.)
• È un buon modo per stabilire priorità e motivare tutti. (Non lo è.)
• Costruisce lo spirito di squadra. (Non è così).

incontri può essere utile, ma solo se sono tenuti per buone ragioni (vedi sopra), sono ben gestiti e non durano un secondo più del necessario. In qualsiasi altra circostanza, sono più probabilità di essere una piaga per il giorno di tutti. Abbandonali Tutti ti ringrazieranno - eccetto quei pochi che amano interferire nei lavori altrui come scusa per non andare avanti con i loro.

Post scriptum I corpi pubblici e accademici sono anche peggio. Solo un ente pubblico potrebbe inventare il comitato direttivo, per sovrintendere al gruppo di lavoro, che discute le relazioni finali di uno o più gruppi di studio, che per primi ricevono contributi da una serie di sottocomitati, che basano le loro conclusioni sulle relazioni degli esperti quasi nessuna dei membri capiscono pienamente comunque.

Adrian Savage è un inglese e un uomo d'affari in pensione che vive a Tucson, in Arizona. Puoi leggere il suo pensiero serio quasi tutti i giorni a Slow Leadership, il sito per chiunque voglia riportare il gusto, la gioia e la soddisfazione alla leadership; e i suoi più pazzi al The Coyote Within.