Fatturazione di stile Web 2.0 Una guida rapida alle opzioni

La fatturazione è una parte della vita di ogni singolo lavoratore autonomo o freelance. Molti di noi usano ancora vecchi modelli di parole e quegli strani oggetti antichi conosciuti come stampanti-ma perché andare a tutte le seccature, quando ci sono così tante applicazioni web che offrono alternative affidabili ed efficienti?

Le fatture digitali eliminano così tanto tempo e problemi che è incredibile. Eliminare la necessità di andare alla casella postale e inviare una fattura ti dà ancora dieci minuti per trascorrere la lettura di Lifehack, o anche dieci minuti per fare qualcosa di produttivo!

PayPal - Per i minimalisti

Ogni account PayPal ha accesso a una funzione chiamata Richiesta di denaro. Ti consente di inserire rapidamente l'indirizzo email del destinatario, la quantità di denaro che ti serve, l'oggetto dell'email e una nota opzionale. Questo è probabilmente il modo più semplice e rapido che conosco per inviare una fattura.

PayPal fornisce una funzione di fatturazione, alla quale si può accedere anche sotto Richiesta di denaro scheda: richiede solo un po 'più tempo per essere compilato in quanto è necessario fornire i dettagli della fattura e specificare tutto. Suggerisco di attenersi allo strumento di fatturazione sullo strumento di richiesta di denaro di PayPal, a meno che tu non abbia familiarità con il destinatario e sappia che stanno bene con la fatturazione in quel modo. Pubblicità

Blinksale

Blinksale è una scelta comune per la fatturazione online ed è ciò che io (e gran parte del team Lifehack) utilizziamo personalmente. Blinksale è una scelta completa che supera di gran lunga il minimalismo semplice di PayPal, a meno che il minimalismo sia ciò che desideri.

Per alcuni, l'attrazione di Blinksale su PayPal è il maggiore controllo sull'aspetto della tua fattura. Puoi utilizzare i fantastici modelli di Blinksale o persino i tuoi codici se hai una buona padronanza con i CSS.

Un altro grande vantaggio di Blinksale è la sua integrazione con altri servizi popolari. Puoi importare i tuoi contatti direttamente da Basecamp, ed è facile ricevere i tuoi pagamenti con PayPal, basta dire a Blinksale il tuo indirizzo PayPal nelle impostazioni del tuo account e si tratta di spuntare una casella su ogni fattura che invii. Blinksale ha ogni strumento organizzativo che ho sempre desiderato per le mie fatture.

Sfortunatamente, Blinksale non è gratis. Esiste una versione gratuita, ma ti limita a 3 fatture al mese, e non esiste alcuna crittografia o opzione sicura per l'invio di fatture come PDF fino a quando non inizi il bombardamento. Tuttavia, i prezzi sono abbastanza ragionevoli per la varietà di funzioni offerte.

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Fattura Zoho

Zoho Invoice è un'altra opzione. Posso davvero suggerire questo solo se usi la suite Zoho di applicazioni online; la versione gratuita ha cinque fatture al mese, ma non offre supporto multivaluta. Dato che sono un australiano che lavora anche in America, questo è stato un istante no per me. Mi rendo conto che è assolutamente ragionevole addebitare una simile prestazione, ma non pagherò mai per un servizio web come questo senza prima dargli una prova. Pubblicità

Se hai avuto una buona esperienza con Zoho Invoice, facci sapere nei commenti: sembra un'opzione promettente, specialmente per gli americani che lavorano solo in dollari americani.

Aggiornare: Siva di Zoho dice che fornisce supporto multivaluta - hanno solo bisogno di aggiornare il loro grafico di confronto degli account. Grazie, Siva!

Freshbooks

FreshBooks sembra essere un'opzione piuttosto popolare, con lo slogan fatturazione indolore. La caratteristica distintiva di questa applicazione è la sua funzionalità di tracciamento temporale, che rende più facile tenere traccia delle ore e trasformarle in un dollaro alla fine del lavoro.

L'opzione gratuita di FreshBooks potrebbe essere più adatta per alcune persone rispetto a quella di Blinksale: puoi inviare fatture illimitate, inviare fatture con il tuo logo, importare ed esportare dati, e viene fornito con la crittografia SSL che manca a Blinksale (oltre a protezione firewall e backup dei dati ). Il lato negativo dell'account gratuito è che è possibile gestire solo tre client e consente solo a un membro del personale di accedervi; se sei un freelance con due o tre clienti regolari, questa potrebbe essere la scelta perfetta per te.

Invotrak

Come PayPal, l'appello di Invotrak è che non costa nulla. Invotrak non ha la gamma completa di opzioni che Blinksale, Freshbooks o Zoho offrono, quindi è utile se vuoi semplicemente un modo semplice e digitale per gestire le fatture. Se sei un americano con clienti all'estero o lavori con clienti d'oltremare in qualsiasi paese, potresti voler saltare Invotrak poiché non offre supporto multivaluta. Pubblicità

Aggiornare: Ryan di Invotrak ci ha riferito di aver recentemente implementato il supporto multivaluta nella versione gratuita. Grazie, Ryan.

Alcune app correlate

L'invio e la ricezione di fatture diventa un'attività piuttosto confusa se si cerca di bilanciare tutto nella propria testa. Questi strumenti web non sono per la fatturazione, ma ti aiuteranno a monitorare e controllare i tuoi soldi.

Wesabe ti consente di tenere traccia di tutte le entrate e le spese (e anche di più) - fatturare i clienti o pagare le fatture diventa molto più semplice se riesci a vedere dove stanno andando e vengono tutti i tuoi soldi.

XE è un ottimo strumento per le conversioni di valuta: calcola in base a tariffe aggiornate al minuto, quindi se sei come me e non hai un singolo cliente nel tuo paese, è uno strumento molto utile.

Alcuni suggerimenti rapidi sulla fatturazione

Senza sapere come gestire fattivamente le fatture, questi strumenti non faranno risparmiare il tempo che potrebbero. Come li rendete davvero efficaci? Ho un paio di suggerimenti brevi e dolci che si sono rivelati utili per me. Pubblicità

Archiviare immediatamente le fatture in entrata

Ogni volta che si riceve una fattura, archiviatela: non lasciare l'email (o la posta ordinaria) che siedono in giro per perdersi; è molto più veloce tracciare le tue spese o fare detrazioni fiscali quando mantieni le fatture meticolosamente organizzate.

Mantieni un calendario di fatture in uscita oppure utilizzare uno degli strumenti sopra riportati per impostare un programma di fatturazione automatica. Nulla è peggio che mancare una fattura e rendersi conto che dovrai andare la settimana senza cibo.

Mantieni un modello se non usi questi strumenti; se crei le fatture da zero ogni volta, hai appena trovato una trentina di minuti in più nella settimana per renderti più produttivo. Anche se utilizzi questi strumenti, tieni un modello aggiornato sul tuo disco fisso, non sai mai quando scenderanno in modo fastidioso per manutenzione o addirittura finiranno.